みなさんこんにちは。
ひねくれ者のミニマリストです。

今日は情報共有についてお話ししたいと思います。

あなたの職場では情報共有がされていますか？

きちんと情報共有されていないと「その人しか仕事ができない」という、人に依存する組織になってしまいます。

もちろん、最終的に仕事をこなすのは人間だと思っているので、勘違いしないでくださいね。

例えばですが、情報共有しないとどうなるでしょうか。

Aさんが担当している仕事があったとして、Aさんが出張や休みの日はどうなるでしょう。Aさんしか仕事ができないので、他のBさんやCさんは何もできません。

お客さんから問い合わせを受けても「分かりません」としか言えないのです。

私が経験したことですが、特に新規の仕事を請け負うような際に、こんな感じで「分かりません」というと、その時点で仕事が来なくなります。あらゆることを即答できないといけないのです。

ですが、残念ながら大企業の場合は情報共有ができていないことがほとんどです。

第一に、そもそも人数が多いという点があります。１０人に情報共有するのと１０００人に情報共有するのと、どちらが全員がより状況を把握できるか、分かりますよね？

次に、大企業の場合はブランド力があるので、情報共有ができていなくても何となかなってしまうのです。

先の例で言えば、AさんがいなくてBさんCさんで対応できなかったとしても、それが原因で仕事がなくなると行ったことが起こりにくいのです。ブランド力があるので。

また、もしそれで仕事が無くなったとしても、何とかなってしまうのです。なぜか？ブランド力があるので。

情報共有することで自分が楽になる

私はつい先日出張に行っていました。
出張から帰ってきてまずやることは、出張報告書を作ることです。

なぜ出張に行ったのか、何をしたのか、その仕事はどんな内容なのか、などを簡単にまとめて必ず報告しています。

普通の企業なら、出張の後は出張報告書を作るというのが常識だと思うのですが、なぜかうちの職場ではその文化がありません。これもおかしな話ですよね。笑

そんな中でも、私は必ず出張報告をします。
なぜか？それは情報を共有するためです。

報告をしなければ「こいつ何しに行ったんだ？」「なんのために行ったんだ？」と思われる、ということもありますし、そもそもその人がどんな仕事をしているのか？ということすらわからない状況になります。

逆に、出張報告をして情報共有することで、周囲の誰かが自分の仕事のことを多少は理解してくれます。

もし仮に自分がいない時でも、多少の内容を分かっている人がいれば自分が楽になります。

報告自体は面倒ですが、分かりやすい報告書を作る、つまり情報を共有することで、あとあと自分が助けられることになるのです。

うちの職場に出張ばかり行く人がいますが、報告書なんて一切見たことがありません。その人が何をしているのか、なんとなくの内容はわかりますが、なぜ出張に行ったのか？を誰一人わかっていません。上長ですら…

情報共有は超大事

当たり前のことかもしれませんが、なかなか情報共有ができていないのが現実だと思います。

周囲の人間が全員アンテナを張っている人間だったらいいのですが、残念ながらそんないい環境であることは稀です。

自分がやっていること、やったことなど、少しのことでもだれかに共有しましょう。そうすることで自分が楽になりますから。