「工場経理の仕事は段取り９割できまってくる」

　こう経理部門の内部（特に先輩）から言われることがあります。他方で外部の部門から、経理部門向けにこう言われることもあります。

「マルチタスクの仕事が多くて大変ですよね」

　これは工場経理に限らず、あらゆる職種に共通するところも多いと思いますが、いわゆる「仕事の段取り術」について、とりとめのない雑感を記事にしました。仕事術なんて人それぞれなので、これだ！と中々言えません。
　でも冒頭にもある「工場経理のリアル」を感じたい方は少しでも参考になるかもしれませんので、ぜひ最後までご参照ください。

１．そもそもマルチタスクってできるの？

　私は苦手です･･･というより出来ないと考えています。昔、ある先輩から聞いた言葉をきっかけに、マルチタスクのスキルの無さを嘆くのではなく、スケジュール管理のノウハウのブラッシュアップ向上に目を向けるようにしています。先輩から聞いた言葉は次の通りです。

「普通の人はマルチタスクをやっているように見えて、実はシングルタスクをこまめに切り替え、複数の作業をこなしているのでは。･･･だからキチンと計画を立てて作業を細分化したうえで進めるのが重要だよ。」

　この時なるほど！と思い、改めてスケジュール管理の重要性を再認識。今の私のやっている方法ですが（決してベストの方法ではなく、検討の余地はたくさん残っていますが）、次の3点をポイントと考えています。

・リアルタイムの共有（Webアプリ）　：メンバーと共有する内容はスケジュールアプリ（Web）を用いて、時と場合により「詳しい場合」「粗い場合」と記入を使い分ける。
・ノウハウの引き継ぎ（Excel）　：引き継ぎを考えている場合や新しいノウハウを可視化したいときはExcel管理する。
・作戦タイムの30分（A3紙用紙）　：A3用紙を眺めメモしながら、これからの段取りを考える。

　ところで今は11月。来年のスケジュール帳が書店に並ぶ時期ですよね。書店に行くのが楽しみです。

２．工場経理で「段取り9割」が理想の仕事は

　さすがに全ての工場経理業務に「段取り9割」を求めるのは現実的ではありません。仕事とは、人によって「アウトプットか異なる仕事」と「アウトプットが同じ仕事」の2種類に分けるとすると、後者の「アウトプットが同じ仕事」は特に「段取り9割」が求められる度合いは高いと思います。
　そして工場経理の場合の「段取り9割」が求められる主な仕事は次の３つではないでしょうか。

　・月次・年次作業
　・たな卸作業
　・組織変更対応

　そして段取り9割が求められる仕事こそ、上図①のスケジュール管理も重要になってきたりします。特に挙げました3つの仕事「年次決算」「たな卸作業」「組織変更対応」は、年に何回も発生するイベントではないので、きちんと後任者に引き継げる準備が必要になります。組織力向上のためにも、せっかくあなたの担当業務のノウハウを残すようにしましょう。

３．忙しくてもコミュニケーション忘れずに！

　以上、複数のタスクを、有効にスケジュール管理する点述べてきましたが、やはり仕事で重要なのは他とのコミュニケーション。特に決算の繁忙期など上司と部下。と中々話す時間もとれそうにもない･･･。そこで、マネージャーとチームメンバーに場合分けして説明します。

3-1.チームマネジメントする立場だったら･･･

　もし仮に、皆さんがチームマネジメントする立場だったとしましょう。人は当然、対人関係で「合う人」「合わない人」は出てきます。仕事で極力、「合う・合わない」を顔に出さないようにしても、合わない新人には塩対応(Salt)なってしまう場合も少なからず、あるかもしれません。
　他方でチーム内の仕事の納期もある。保身のため正論を貫こうとします。下図③の通り、「合わない新人」がチームメンバーにいると正論で返します。そして上職（例えば本部長）にも正論で報告します。表向きの正論が罷り通り、「ムラ社会」は自分にとって良いように機能します。

　･･･でも仕事の側面を見ますと「業務を遂行する側面」の他に「人を育てる側面」もありますので、このムラ社会では後者の「人を育てる側面」を放棄したマネージャーのレッテルが貼られることになります。

3-2.もしチームメンバーの立場だったら･･･

　逆に、もしチームメンバーの立場だったらどうでしょうか？いくら就職活動や転職活動で頑張って、ホワイト企業に入社しても、ブラックな職場に身を置く危険も当然あります。このための仕事術（コミュニケーション術）として「上手にSOSを発信できるスキル」をおススメします。題して「SOS－OKコミュニケーション術」と名付けました。
　サラリーマンとして働く上で、いろんな人が上司になります。下図④では女性上司を想定してみました。もし困りごとが発生した場合、ただSOSを発信しても上司は困るだけ。通常、困りごとに対する課題も整理してお話しないと上司と部下との信頼関係は築けません。出来れば、対応案まで整理して報告し、上司にアドバイスを求めるのが理想的ですよね。

　しかしSOSを発信するシーンは、課題や対応案まで整理する余裕がないのが現実ではないでしょうか？そこでSOSの内容を、SOS→課題→対応の3つに分解し、1回目のコミュニケーションで「ちょっと良いですか？」の声かけと同時にSOSを発信、後の課題と対応について、お時間を頂く旨をお伝えし納期をコミット。2回目のコミュニケーションで、自分なりに整理した課題と対応を報告のうえ、アドバイスを伺うのが現実的ではないでしょうか。
　重要なのは、上司からOKを取り付けること。問題が複雑になればなるほど、課題や対応案の整理も大変になります。そこでSOSの内容を分解して上司からOKを取り付けることが、上司とのコミュニケーションのハードルを下げる一つの手段として紹介させて頂きました。

　以上、工場経理のリアルというより、工場経理に限らず忙しい仕事場での「段取り術」と「コミュニケーション術」について雑感を書かせていただきました。もし「工場経理のリアル」にもご関心のある方は、よろしければ以下のnote記事をご参照願います。

＜以上となります。最後まで読んで頂き、ありがとうございました。＞