ある日突然、会社のWEB担当者が辞めてしまった！そんなピンチを乗り越えるために、事前にしっかり準備しておくといい項目を書いておきます。

今回は、社内WEB担当者が辞める前に聞いておくべきポイントを5つご紹介します。

1. 各種アカウントのIDとパスワード

ポイント

• すべてのアカウントを把握しておく

• 共通パスワードは使わない

• 定期的にパスワードを変更する

具体的なやり方

• エクセルやスプレッドシートでアカウントリストを作成し、ID、パスワード、担当者をまとめる

• パスワード管理ツールを使って、アカウントごとに異なるパスワードを設定する

• 定期的にパスワードを変更し、変更履歴を記録する

事例

• 元WEB担当者に、すべてのアカウントリストをエクセルで作成してもらう

• パスワード管理ツールを導入し、全社員に利用を義務付ける

• 定期的にパスワード変更を促す社内メールを配信する

2. 外注先との関係

ポイント

• 契約内容を文書で確認する

• 担当者情報と連絡先を把握しておく

• 作業マニュアルや過去のやり取りを共有する

具体的なやり方

• 契約書や発注書を確認し、契約内容を文書でまとめる

• 外注先担当者の名前、メールアドレス、電話番号を記録する

• 作業マニュアルや過去のやり取りを共有フォルダに保存する

事例

• 元WEB担当者に、契約書や発注書のコピーをもらう

• 外注先担当者と名刺交換し、連絡先を記録する

• 作業マニュアルや過去のやり取りを、共有フォルダにアップロードする

3. 制作データの保存場所

ポイント

• データを整理して保存する

• バックアップを取る

• 保存場所を共有する

具体的なやり方

• テキストデータ、画像データ、動画データ、デザインデータ、プログラムデータなどをフォルダ分けして保存する

• 定期的にデータをバックアップし、別の場所に保存する

• 保存場所のURLやアクセス方法を共有する

事例

• 元WEB担当者に、データの整理方法を教わる

• クラウドストレージサービスを使って、データを保存・共有する

• 社内共有ドライブに、データ保存用のフォルダを作成する

4. 代わりとなる人材

ポイント

• 社内でWEBの知識やスキルを持っている人を把握する

• 外注できる業者をリストアップする

• フリーランスのWEB担当者を探す

具体的なやり方

• 社内報やアンケートなどで、WEBの知識やスキルを持っている人を募集する

• WEB制作会社や広告代理店などのホームページを調べ、外注できる業者をリストアップする

• クラウドソーシングサービスを使って、フリーランスのWEB担当者を探す

事例

• 社内研修で、WEBに関する講座を開催する

• 懇親会などで、社員同士の交流を深め、WEBの知識やスキルを持っている人を発掘する

• 複数の外注先から見積もりを取り、比較検討する

5. 困ったときの連絡先

ポイント

• 可能であれば元WEB担当者に連絡先を聞いておく

• 外注先や専門業者の連絡先を把握しておく

• 社内にWEBに関する相談窓口を設置する

具体的なやり方

• 元WEB担当者に、退職後も連絡を取っても良いか確認し、連絡先を聞いておく

• 外注先や専門業者のパンフレットや名刺に記載されている連絡先を記録する

• 社内イントラネットに、WEBに関する相談窓口を設置する

事例

• 可能であれば元WEB担当者と連絡を取り合う

• 外注先や専門業者との定期的なミーティングを設け、進捗状況を確認する

• 社内研修で、WEBに関するトラブルシューティング方法を教える

まとめ

社内WEB担当者が辞めることは、大きな痛手となります。しかし、今回ご紹介したポイントを参考に、事前にしっかりと準備しておくことで、スムーズな引き継ぎが可能になります。

コミュニケーションを大切にしながら、計画的に準備を進めてみてはどうでしょうか？