本来の形であれば、起案→議論（会議）→承認→決裁→執行　というフローになる。
が、実際は、「起案」の前に、根回しとすり合わせ、もっと言えば、ロビー活動として、関係者内での雑談をしておいて、コンセンサスが得られそうか、空気を読んでおく必要がある。
会議は、議論の場、というよりは、起案前の根回しやすり合わせ事項の確認の場という意味合いとなっていて、場合によっては、事前すり合わせ事項の報告、ということになることが多い。

ということを理解したうえで、ネゴシエーション作業が必要だ、ということは、現時点での認識としておきたい。
良くも悪くも日本的、昭和・平成的な物事の進め方だが、現状、現実として、その手順を踏まないと話が動いていかない。
なので、起案前のロビー活動とも言える根回し、すり合わせについても、述べておきたい。

ロビー活動段階では、提案したい事項の関係者と、個人レベルでの雑談をしておくところが一つのポイントになる。雑談程度に、「これってどんな感じ？」ということを聞き、相手の反応で感触を確認しておく。
好意的、同意してくれそうなのか、否定的、反対されそうなのか、条件付きになりそうなのか、雰囲気をつかんでおく。
また、こちらの意図を伝え、それに関して調整できそうなのか、考え方を変えた方がいいのかも、腹を探る。この段階であれば、多少愚痴なり、笑い話くらいで共感的に話ができることが多い。
それを踏まえて、一応、管理職への事前的な相談という形で、口頭レベルで話をしておく。この段階で、管理職の考えが出てくることがあるので、これを踏まえて、これこれこういう提案にしたい、という落としどころをつけた話にしておく。

ここまでやって、ようやく、起案の文書が作成できる。
ロビー活動での感触を言語化する、ということだ。
なので、この段階までで、本当にやりたかったことの3割以上をレベルダウンした形になることは致し方なし、と思ったほうがいい。下手するともともと考えていたことの5割くらいになると思っていてもいいくらいだ。
そう考えると、ロビー活動段階では、だいぶ盛った話をしておいてもいいのかもしれない。

さて、ロビー活動段階のネゴシエーションをしなかった場合は、話が面倒になることが多い。
「そんな話は聞いていない」「そう考えていなかった」というのを、後から言われて、差戻になるケースが出てくる。
本来であれば、ロビー活動などする必要はなく、無駄な労力ではあるが、そのようなヒデゥンシステムになっているため、ここが努力のしどころと言える。