2018年10月から2019年3月まで、株式会社ワークライフバランスの小室さんが書籍等でよく薦めている「カエル会議」というものに実際取り組みました。
その取り組みを通して感じた、カエル会議のうまくいくポイントを記載します。

「書籍に書いてあったから取り組んでみたけど、やり方がわからない…」
「うまく会議が進んでいかない…」
「全然みんな意見出してくれないんだけど…」

といった、
やろうとしてるけど、やり方がわからない方や、
やってみたけどなんだかうまくいっていない方にとって、
参考になればと思います。

そもそもカエル会議というのは、

チームで目指す目標を設定し、その目標を達成するにあたっての課題抽出、改善案の策定をする会議
働き方を「変える」早く「帰る」、人生を「変える」という３つの意味がこめられている

というものです。
働き方改革を行う上で、まず自分事としてとらえるために、「自分たちで」目標を決め、それに向かって「自分たちで」考え、意見を出し、目指す目標に向かってチャレンジするための会議です。

ということで、上手くいくポイント３つを上げていきます。

①「安全・安心・ポジティブな場」の形成

これめっっっっっちゃ重要です。

安全・安心・ポジティブな場というのは、

どんな発言をしても、バカにされず、受け入れてもらえるといった安心感。前向きで活気に満ちていて、常に、自由な発言が出来るような場

のことを言います。
あのGoogleが、生産性向上を目指し分析した結果、「心理的安全性」が高いチームが、生産性の高いチームであることがわかっています。
↓参考記事

この安全・安心・ポジティブな場を形成するところが、カエル会議を始める上でまず一番最初にやることです。
この場を形成できることで、上司も新入社員も分け隔てなく、どんどん意見が言えるようになります。

働き方改革は、個々人が思ったことを全部叶えられるような目標を決め、そこに向かって取り組むこと、個々人が普段思っている改善案等を集めて取り組むことが大切なので、その「個々人が思っていること」をしっかりと聞き出すためにも、誰しもが意見を言える場にすることが非常に大切です。


「いや、それってどうすんの？どうやって作るの？」というところですが、簡単です。

「この会議中、絶対に人を否定してはいけない」

というルールを作ります。
人が言った意見を絶対に否定しないでください。
意見を言ったときに、「それは違う」「いや、何を言ってんの」等、
否定されたり、バカにされたりすると、
萎縮してしまい、その後その人は意見を言えなくなってしまいます。
また、それを見た周りの人も何も言えなくなっていきます。
これは「危険・不安・ネガティブな場」となり、意見が全然でてこなくなります。

本当はこれにプラスして「全員必ず笑顔でいること」ができると、より安全・安心・ポジティブな場を形成することができますが、とりあえず人を否定しないところだけでも取り組んでもらえればと思います。

②必ず全員で話し合い、目標を決める

初回のカエル会議の際に、チームで目指していく目標を決めます。
この目標は必ずチーム全員で話し合いを行い、決めてください。
最初に決めた目標が、チーム全員の希望にそぐわないものの場合、「面白くない」と思う一部のメンバーによって、上手くいかなくなることがあります。

私の経験ですが、
初回のカエル会議の日に半数程度しか集まらないチームがありました。
そのチームは、半数で決めた目標に向かって取り組んでいたのですが、
その時にいなかった人たちが、その後もあまりカエル会議に参加せず、来ても反対意見のようなことを多く言い、まともにカエル会議が進んでいきませんでした。
次第に最初に目標を考えたメンバーにも不満がたまり、より良くするはずのカエル会議が、逆にチームの雰囲気を悪くするものと化していました。

このままではまずいと思ったリーダーは、再度全員が集まった時に目標を一から話し合うことにし、その話し合いの結果、目標を大幅に変えました。
その後、今まで消極的だった人たちも、積極的に意見を言うようになり、様々な取り組みが実施されていきました。

（そのあたりのことが書かれている記事↓）

繰り返しになりますが、働き方改革は、
個々人が思ったことを全部叶えられるような目標を決め、そこに向かって取り組むこと、個々人が普段思っている改善案等を集めて取り組むこと
が大切です。
そのために、必ず全員で目標を決めましょう。

③意見を集めるときは付箋に書いてもらう

3つ目のポイントですが、「意見を集めるときは、付箋に書いてもらう」です。
これは１つ目のポイントに近いのですが、意見を出しやすくするための取り組みです。

とにもかくにも、働き方改革は、
・みんなの意見を聞き取り、目標を決める
・みんなの思っている改善案等を聞き、取り組む
ことが大切です。
ただ、すぐにどんどん意見が言える人だらけであればよいのですが、考えがまとまらなかったり、思いつかなかったりする人も多いです。
そんな時は付箋に思ったことを書いていくようにするとよいです。

例えば、目標を決める質問で、
「自分が仕事で大切にしていることは何ですか？」
ということに対して、まず10分間考える時間を作り、１つの付箋に１つの意見を書いてもらいます。するとそこには、「やりがい」「プライベートの充実」「給料」等が書かれていきます。
10分経ったら、一人ずつ書いたものを読み上げ、書いた理由を話しながらボードに貼っていきます。

時間を与えて付箋に書くことで、要点がまとまった状態で各人が発言するようになりますし、考える時間があることで１つや２つは必ず意見が出てきます。
この方法により、上の人から新入社員まで、みんなから意見を聞き取ることが可能です。


以上、「カエル会議がうまくいくポイント３つ」でした。

書きながら「ファシリテーションの仕方」とか「会議の担当分け」とかも重要だなぁと思い始めたのですが、これらはまた別の機会に記事にしたいと思います。
次回は、散々大切と繰り返している「目標設定」に関して、「目標設定をするときにみんなが考えやすくなる質問」について書こうと思います。

おわり