【#パネルディスカッション編】Holmes User Meetup!

こんにちは!Holmesの広報・楢崎(ならさき)です。
先日公開したイベントレポート「【初開催】Holmes User Meetup!を開催しました!」はご覧いただけましたでしょうか?

本日は、その当日のメインプログラムである「パネルディスカッション」の模様にクローズアップして、Holmesのユーザー企業様の声をお届けしたいと思います。

■登壇者として3名のユーザー企業のご担当者が登場
まずは、弊社のCOO 弁護士 吉田の進行のもと、弊社の導入事例にも掲載いただいているユーザー企業3社の簡単なご紹介をさせていただきました。

(左)株式会社ベアハグ 上野山様
(中)株式会社セクションエイト 河村様
(右)株式会社オルカ 高橋様           

早速、登壇者の皆様とのパネルディスカッションが、スタートです!

「質問1:Holmesと出会う前、契約業務にどのような課題があったのでしょうか?」

河村様:私は、セクションエイトという「相席屋」を運営している会社の、総務・法務周りを統括しております。本日は宜しくお願いいたします。

昨年、弊社は設立からちょうど10周年だったんですね。その盛り上がりもあって、事業はどんどん展開していき、契約書の締結数は増えるばかりでした。そんなある時、「契約書を整理してほしい」という命を受けたんですね。というのも、「契約書を締結するのはいいけど、その後はどうするのか?」ここについては誰も手をつけていなかったんですね。ですので、「契約書のメンテナンス」、ここが最初の大きな課題でしたね。

そんな折、FacebookでたまたまHolmesを知ったんです。元弁護士が契約書の自動化サービスを提供している、ということで興味が湧き。「ちょっと話聞いてみたいな…!」と思ったのが始まりでしたね。

上野山様:弊社は1997年に赤坂で設立したリラクゼーションサロン「ベアハグ」を運営している会社です。私は人事業務を中心に担当しています。

弊社の場合は、Holmesさんに先に声をかけていただき、そこから改めて契約の課題を認識したというパターンでしたね。

そもそも弊社、「対会社」という契約がほぼないんですね。もちろん、テナントとしての賃貸借契約などはあったのですが、それも基本的には、先方のビル会社が送ってくる契約書にサインをするだけでしたので。それもあって最初に吉田さんに声をかけていただいた時に「すみません、うち、契約書ほとんどないんです...」という話をしていました。

ですが、考えてみると「業務委託契約」は結構あるなということに気づいたんですね。特に事業の特色上、セラピストさんとの契約が非常に多くございまして。地方でお住まいのセラピストさんと雇用契約を結ぶ時って、本部に保管しなければいけないので、都度、紙の契約書で郵送するしか方法がなかったんですね。更には、たまに「〜さんが送ったというけど届いてない...」などの契約書が所在不明になるトラブルが多くなっていたんですね。

で、「あ!だったら管理部分を整える意味でHolmesさん使うのが最適かも」となり、吉田さんに改めてこちらから導入検討をしたいとお答えしました。

高橋様:弊社はゲーム開発をしている会社でして、今や社員が50名規模なのですが、数年前はもっと少なかったんですね。当時、管理部門は私含め2人のみで回していたので、契約周りは私が一人で窓口を勤め、定型フォーマットの作成などを担当していました。

弊社、非常に多くの業務委託の方と雇用契約する必要がありまして。当時、エクセルで全ての更新期限を管理してまして。時に、お恥ずかしながら「僕の契約、来週までなんですけど...」みたいな声を聞いてハッとすることなどもありまして。慌てて契約を更新し直すなんていう、更新期限管理のリスクが高かったですね。

もちろん、こういった部分は信頼関係で成り立つ取引なので柔軟にご対応いただいたんですけれども、我々からしたら管理部の落ち度だなあと非常に申し訳なく感じることがありまして。じゃあ「期限」というものを、自動で知らせてくれる仕組みがあればそういったリスクはだいぶ少なくなるんじゃないか?と。そう前々から感じていました。

もう1つは、紙の契約書の不便さですね。例えば、3ヶ月単位の契約などが重なると、大変な書類の数になるんです。保管するのも、各社に郵送するのも、全て手間がかかるんです。

で、セクションエイトさんと一緒なんですけれども、弊社もFacebook広告で発見したのが最初のHolmesさんとの出会いでしたね。実は数社で比較検討していたのですが、弊社の課題を解決してくれるのはHolmesさんだなということで導入を決めました。

「質問2:どう社内にHolmesを浸透させましたか?」
(…とここで、司会の吉田から、とある参加者へ急遽、登壇オファーが…!)

Jリーグ様:株式会社Jリーグホールディングス法務担当の助川(すけがわ)と申します。最初に少し前置きすると、弊社は今月から実は導入したばかりなんですね。ですので、正直まだ使いこなしきれてはおらず、完璧に回答できるかはわからないのですが、自己紹介含めてお話させていただきます。

弊社は持株会社として3つの子会社を抱えているほか、Jリーグを主催する公益社団法人日本プロサッカーリーグの法務案件も取り扱っており、今その5社が一斉に使い出してる...という状況なんですね。ですので、既に120人以上の従業員がユーザー登録をしていて、本日のHolmesのアクティビティ通知の件数も、80件越えという状況です..!

現場ではとにかく使って慣れようということで、契約書をどんどん作成してもらって、レビューを法務に通す時に「タスク機能」を立ててもらって、私が確認して…みたいに、実際の契約フローに沿った使い方を実践的におこなっています。Holmesさんからは「全ての機能を使っているのは御社だけです」と言われました(笑)

吉田:そうなんですよね。Jリーグ様は、Holmesのありとあらゆる機能をフル活用してくださっているということで、現場での浸透状況をお聞きしたくお声がけしました〜!ありがとうございます!


「質問3
:請求書にも使えますか?」(会場からの質問)

吉田:はい、できます!請求書をテンプレートとして作ることもできますし、PDFファイルをそのままアップロードして保管していただくこともできます。それと、請求書を受け取る時って「こちら側だけ押印」する場合がほとんどだと思うのですが、その様な片方の会社だけ押印できる機能も実装されているのでまさに請求書にも適しています。ぜひ、ご活用くださ〜い!


「質問4:Holmesのイイトコロって何ですか?」

河村様:一番は、導入当初から変わらない、対応に関するフットワークの軽さですね。エンジニアさんも含めて、社員の皆さんが細やかに対応してくださるのが本当にありがたいです。もちろん、契約書の部分でもお世話になっているんです、我々は一番にHolmesさんへの「信頼」でお付き合いしてるというのがあります!

当初はPDFの取り込み作業が非常に多かったのですが、これを1個1個やるだけで15分取られるのって正直つらいんですね..。で、「なんとか早くならないですかね〜」と聞いたら、その翌週に「爆速アップロード」(※後述)という機能が出ました!と。ものすごく良いPCを手に入れた時の感動を味わいましたね。

高橋様:何より、レスポンスの速さですね。我々、それこそHolmesさんが創業期の頃に導入したのですが、当時から「何でもおっしゃってください」と開発には言っていただいていて。

我々はゲーム会社ということもあり、UI/UX周りにはかなり力を入れているので、この辺りの改善は直接オファーを出させていただいたりもよくするのですが、大体1週間以内で「改善しました」というレスが返ってきていつもびっくりしています(笑)

吉田:今お話にあがった「爆速アップロード」という機能についてですが、これは今の機能でいう「締結済アップロード」を指しています。いわゆる、ドラッグ&ドロップでPDFファイルをまとめてアップロード・保管できる機能ですね。今では弊社の基本機能になっていますが、このオファーで改善に動けたのも、河村様のご提案がきっかけなんです!

上野山様:なにより、いつもこまめにご対応いただいて本当に助かっています。機能に関する質問も、いつでもチャットを通して送れますし、レスポンスも早くいただいているので本当に便利です!もはや、「ホームズの改善にどうついていくか」が逆に課題ですね(笑)

「質問5:”管理・保管面”ではどのように活用されていますか?」(会場からの質問)

高橋様:弊社は、「フォルダ管理機能」をかなり活用していますね。各契約書案件名を親フォルダにして、子フォルダに「締結済」や「解約」など、ステータスで分けて管理しています。あとは、「タグ機能」ですね。全国展開している会社なので、「東名阪」でタグを分けて、地域ごとにしっかり分けて管理できるようにしています。

このタグやフォルダ管理機能でしっかりルール化していると、あとで慌てて情報を探さなければいけない時に、いつでも簡単に遡れて楽ですね。1つの契約書に対して3つも4つもタグをつけられる点も融通が効くので便利です。

吉田:そうなんです、「タグづけ」もできるんです。あとは「カスタム検索項目機能」という、任意で検索項目にヒットさせる項目を指定することもできるので、「何日から何日までの契約を探す」というシーンでも過去の契約書を簡単に探すことができます!


「質問6:次に期待するHolmesの新機能リクエストとは?」(会場からの質問)

西地様:こんにちは!横から失礼いたします。三菱地所の西地です。
ご存知の通り、弊社はビル事業を行なっていますので、当然ながら「賃貸借契約」が倒れるくらい多いんですね。具体的には、月単位でも100契約はあるんです。こちらを自社の経理が全て処理するのってとんでもなく大変なんです。

そこでご提案なんですが、契約締結時に「契約金額」を自動で読み取り、かつ、請求入金も代行してくれたり、あとは”保証”や”督促”も代わりにやっていただける機能などあれば非常に最強です!世界観広がります!

吉田:なるほど!確かに「経理」の方ってもちろん契約書見ると思うんですけど、その後の請求管理の部分も確かに連携できると使いやすくなりますよね!高橋様はいかがですか?

高橋様:そうですね、弊社もリクエストというよりご提案になってしまうんですが、「UI・UX」の部分で少し..!弊社、使用してるモニターのサイズもあると思うのですが、「契約書名」が途切れてしまって読みづらい時がたまにあるんですね。なので、一画面の中にもう少し多くの情報が入るように表示領域を広げていただけると、小さなモニターでも視認性が上がって、よりありがたいです。

(「ちょうど今日、改善できました〜!」という弊社CS・畠中の声)

早速ですか...!ありがとうございます!


■パネルディスカッションを踏まえて

弊社にとって、今回のパネルディスカッションは、複数のユーザー企業様から生の声をお聴きできる大きな学びとなりました!ご登壇企業の皆様、本当にありがとうございます!

これからもHolmesはこの様な皆様の喜びの声や期待の声を原動力にして、日々さらなる改善へと進化し続けて参りますので、ユーザー企業様も、これから使ってみたいという企業様も、どうか今後ともHolmesのアップデートを楽しみにしていただければと思います。

引き続きこの様な形でユーザー会を開催してまいりますので、ユーザー企業様同士の交流の機会も深めていただければ嬉しい限りです!

また、新たにFacebookグループ「Holmes User Group」を開設しました!今後、「Holmes User Group」をユーザさま同士、ならびにユーザさまとHolmesメンバーとのオンライン上でのコミュニケーションの「場」にできればと思いますので、Facebookを利用されている方は是非ご参加くださいませ。

Holmes User Group
https://www.facebook.com/groups/813283409024752/


【ご参考・各社導入事例のご紹介】
・株式会社ベアハグ様
https://www.holmescloud.com/usecase_5.html

・株式会社セクションエイト様
https://www.holmescloud.com/usecase_3.html

・株式会社オルカ様
https://www.holmescloud.com/usecase_2.html


【Holmesに関するご質問はこちら】
随時お待ちしております..!
https://www.holmescloud.com/inquiry.html


この記事が気に入ったら、サポートをしてみませんか?気軽にクリエイターを支援できます。

4

セミナー・イベント情報

株式会社Holmesのセミナー・イベント情報をまとめています。
コメントを投稿するには、 ログイン または 会員登録 をする必要があります。