皆様こんにちは。
小売業のシステム部門で仕事をしている正則です。

小さいころからパソコンが好きで、小学生の頃にBASICを覚え、その後アセンブラやC言語などを使うようになり気づけば就職先でCOBOLを使ったシステム開発を担当するようになっていました。

そして現在。
汎用機で行っていた処理はパソコンサーバに移り、それらも多くはクラウド上に構築されています。外部ベンダのサービスを利用する範囲が増えて、自分でコーディングすることも無くなりました。

その結果、システム開発・導入のスピードも、当時とは比べ物にならないほど早くなり、提供される機能・サービスもどんどん増えています。人がしていた一部の作業は機械が取って代わり、コミュニケーションツールもデジタル化し、ペーパーレスが進んでいます。

そして、ただでさえ早くなった変化のスピードが、新型コロナウィルスの登場でさらに加速しています。日々の業務で特に感じるのは、これまで対面で行われていた会議や教育がビデオ会議の形式に移行し、物理的な移動が要らなくなったことでスケジュール調整が容易になり、低コストで気軽に出来るようになったことです。

ここまでを読むと良いことずくめのようですが、課題もあります。
そんなことを考えていた矢先、プロトアウトスタジオのセミナーに参加することになりました。

初回のセミナーでは、LINEbotとNode-REDの活用例を学びました。今後、更に学ぶ中で、技術的な選択肢が広がり、解決の可能性は広がっていくと思います。

まずは、今の関心事を5つ挙げてみます。まだ、実現できるかわかりませんが、学んだことを活かして解決できないか考えてみたいと思います。

アイデア１：コミュニケーションツールの新着確認を、もっと簡単かつタイムリーにできないか？

現在、私を含めた本部スタッフは、多くのツールを使ってコミュニケーションを取っています。
　　・メール（社外の方とのやり取り、及び社内における進展連絡）
　　・指示通達（期限内に報告が必要な案件を本部から店舗に向けて
　　　発信する指示ツール）
　　・相談連絡（店舗からスタッフ組織に対して行う問い合わせツール。
　　　スタッフは毎日チェックする義務がある。）
　　・掲示板（1日1回見るべき、緊急性のない社内通達）
　　・Teams（業務案件ごとに作成されたチーム内のコミュニケーション）

主役である店舗の視点でシンプルな運用にするため、本部スタッフが利用するツールは多いです。自分の課題に意識が集中するあまり、相談連絡と掲示板を見落としがちな傾向にあります。両方とも、WEBアプリなので、前回の状態と変わってるかチェックして、変わっていたらLINEbotで通知されるように出来そうに思えます。これで出来れば、起動頻度の設定次第でタイムリーな店舗サポートに繋がります。

アイデア２：録画したビデオ会議から、文字起こししたファイルを自動保存できないか？

新型コロナウィルスの登場で、ビデオ会議の頻度が劇的に増えました。会議をしている時間そのものが増えて、見やすい議事録を纏めるのが大変になっています。要約し過ぎて、決定に至った背景を確認するために、過去の録画された会議を幾つも見直すこともあります。
最近、文字起こしの機能がだいぶ良くなっていると聞いたため、テキストで検索して簡単に確認できるように出来ないか、試してみたいと思います。
それと、数か月前にTeamsの会議は、会議の場所により自身のアカウントの記憶域を消費するようになったので、文字起こししたデータで記録するようにすれば記憶域の節約にもなり一石二鳥です。

アイデア３：TeamsのExcel共同編集で更新されたらタイムリーにLINE通知できないか？

私の部署では、勤務計画をTeamsで共有されたExcelファイルで管理しています。各従業員がここに入力した内容を、管理職が勤怠管理システムに反映させるのですが、どうしても当初計画を緊急で修正するケースが発生します。労務管理上、前日までに修正する必要があるのですが、管理職が休みの日に更新すると登録漏れの発生に繋がります。これを避けるために、電話で連絡しているのですが、まさにその瞬間の相手の時間を奪ってしまいます。もし、LINEで通知されれば、管理職の方の都合が良いときに確認出来、変更完了をショートメールなどで完了連絡することも出来るようになり、便利になります。

アイデア４：セキュリティ事案の新着情報をメールで自動受信出来ないか？

最近ではWindowsやLinuxなどOSだけでなく、セキュリティ機器のファームウェアなどでも脆弱性に関する情報公開が高頻度で行われています。社内においても、数多くのパソコン・サーバ・通信機器を有しており、それらの脆弱性対応は重要な業務の一つになっています。そういった情報は、いち早く収集・対処すべきですが、日々の業務に取り組む中でどうしても後回しになってしまい、数日から数週間遅れて知るのが現状です。もし、JPCERTのサイトに更新が見つかったときに、メールで自動的に通知されるようになれば、リマインダーとして活用でき、情報セキュリティ面の事故を未然に防ぐ助けになります。

アイデア５：なりすましメールを受信者のパソコンで自動的に摘発、警告出来ないか？

本部スタッフに、実在する同僚やお取引先様の名を騙る「なりすましメール」が届く事案が後を絶ちません。そういったメールについてきたリンクをクリックすると、ウィルスに感染して情報漏洩などの被害に繋がるため、会社経営上の重大なリスクと言えます。
実際に受信された「なりすましメール」を見ると、差出人のメールアドレスの前に文字列として「実在する個人のメールアドレス」が表示されているものばかりです。ならば、その特徴を利用してメールのプレビュー画面を開いたときに自動判別する仕掛けをして利用者に警告することが出来れば、対策として使えそうです。

現時点では、「何とかなるのではないか？」といった見方をしています。
これから更に知識を吸収して、実現に向けて取り組んでいきたいと思います。進展があれば、また投稿しますね。