RoomClipでは社内のドキュメント共有ツールとして、esaというマークダウン式のサービスを使っています。

そういったドキュメントをどう書くべきは諸説あるかと思いますが、まず最初に結論（=What）を書いて、そのあとでいくつか理由（=Why）を書く。そのあと、必要に応じて具体的にどうするか（=How）を書くのが、最近はよさそうに思っています。

なぜか？（=Why）

理由は3つあります。

1. 結論から書いた方が読んでもらいやすい

まず一つ目として、最初に結論が出てきた方が、単純に読んでもらいやすいというのはあると思っています。

経緯の話が最初に来て、しかもそれが長いと、「で、結局どういうこと？」ってなって読むのが辛くなったり、結論に至る頃には読む気力が薄れているなんてことがあったり。

2. 伝えるべき内容が明確になる

結論と理由を述べることを意識しないがために、伝える側も内容が明確でない状態で話をしてしまっていたなんてこともよくありました。

特に理由については、伝える自分自身も「なんでそれをやりたいんだっけ？」というのが実は言語化できていないことも多かったりしたので、そこを都度意識することで多少改善はしたかと思います。

3. 理由の共有によりコミュニケーションが円滑になる

理由の共有がないゆえに、受け手の人の理解度や納得感が上がらず、最初の意図とズレたものができてしまったり、議論が延々と続いてしまったりなんてことも。

RoomClipでは、最初エンジニアのメンバーを中心にesaを使っていたのですが、あるタイミングでセールスなどのほかのチームにもesaを使ってもらうようにしました。各々がやろうとしていることについて、なぜそうするのかがesa上でチームをまたいで共有されることで、相互の理解と円滑化が進んだという側面はあったかと思います。

どのようにやっているか（=How）

では実際そのあたりをどう行っているのかについて、いくつか書いてみます（※社内全体ではなく、自分個人のものも含まるのでご了承ください）

1. とにかくWhat→Why→Howの順番で書いてみる

可能な限り、What→Why→Howの順番になる形でアウトラインを組み立てた上で、それぞれの内容を書いていこうと最近はしています。

・例えば、次やろうとしている施策の提案のときは、下記の順で大見出しを作っています。

# 何をやるか（=What）
# なぜやるのか（=Why）
# どうやるのか（=How）

・何かの調査のレポートのときは下記のような形です。

# サマリー（=What）
# 結果の詳細説明（=Why）
# 調査プロセス（=How）

2. 結論は1文か2文で端的に言えるものにする

結論なのにあまり長たらしくなってしまうと、「で、結局なに？」ってなってしまうので、できるだけ端的な表現になるようにしています。

文章より画像の方がすっと入ってくる場合は多いので、その内容を端的に表す画像が一緒に添えられてたりすると、受け取った人の理解は進みやすいかも（例えばこういう形でやっています ↓）

3. 理由の言語化と落とし込みを徹底する

理由をいくつか挙げて、それぞれについて、それ以上「なぜ？」って突っ込む余地がないものにするくらいにできればと思っています（できてない場合もありますが、、）

出した理由に対して、「そもそもそれがなぜその結論につながってるんだっけ？」のようにいわゆる「なぜなぜ」が発生する場合は、理由が適切に落とし込めていない場合が多かったりするので。

まとめ

以上のように、最初に結論（=What）を書いて、そのあとでいくつか理由（=Why）、そのあと必要に応じて具体的にどうするか（=How）を書くことが、今のところよさそうに思っています。

こういった方法論をブラッシュアップして、社内の情報伝達をさらにいい形にしていきたいところです。

※ トップの画像は御徒町のコーヒースタンドSHI-TEN coffeeさんにて