設立20周年記念イベント開催決定

私たちは災害医療支援を行うNPOです。このたび設立20周年を記念してイベントを開催することになりました。

このイベント、我らがNPO会員の医療従事者たちが運営スタッフとなり、企画から運営までを担当してくれます。私を含む事務局メンバーは事務関係のお手伝いをする感じ。イベントは医療系のスタンプラリーとNPOの歴史に関する講演の二部構成でした。企画がすごいな、さすが先生達、と思っていたら…

スタッフとして参加することに

と、ある日連絡が入りました。

こんな感嘆符だらけの熱いメッセージを受けたら、引き受けない訳にはいきません。それに、会員の方々がこんな風にkintoneのことを思ってくれてたなんて…感激です。

さて、各ブースは、1回につき最大5人の参加者を10分で回す必要があるそうです。kintoneは初めてという参加者と既存のkintoneユーザーの両方に対して、kintoneの特徴や実際の活用例を短い時間で魅力的に伝えることが必要となります。

最初の企画会議では、他のブースとの調和を図るために出来るだけ多くのkintoneアプリをざっと体験するという案を出しました。が、「お手軽だけど、あまり印象に残らないような気がする」という意見があり、差別化と目的・魅力の強調が求められました。

kintoneは災害支援において重要な役割を果たしている。
もっと自信を持って発信していくよう先生方から背中を押されました。

企画の再検討

弊会のkintoneは基本機能のみです。通常、会員同士の募集にはkintoneの応募アプリを使用していますが、今回のイベントは会員と非会員の両方を対象にするために、Googleフォームで参加の募集を行いました。

ある日、会員の方と話していて「やはりkintoneは便利」との言葉を頂きました。今回のGoogleフォームはたった10数項目で、そのうち半分はラジオボタンで回答可能だったのですが、それでも手入力が面倒に感じたそうです。

私たちの会員名簿アプリと応募アプリは、レコードのアクセス権を利用して、自分の情報をマスタの会員名簿アプリから応募アプリに簡単にコピー出来ます。

但し、応募アプリでの情報の最新性を確保するためには、平時から自分の名簿情報を最新に保持する必要があります。災害支援では平時の準備が重要視されており、kintoneがその手助けになっています。そして、このようにルックアップで応募に慣れている会員にとっては、今回のイベント応募フォームの手入力は手間に感じたようです。

この会員との会話から、ブースのアイデアが決まりました。

イベント当日

第一部では、必要であれば演出も可となったので、自宅からkintoneグッズや資料を運び入れました。

基本機能のみでkintoneをやっている私たちは、連携ツールも使っていないので、非会員の方々にkintoneの体験をしてもらうには、デモアカウントが必要です。そこは チーム応援ライセンス の900ユーザーまでOK！の制限に助けられ、デモ用の5つのアカウントを作っておきました。PCとiPad計5台を用意、参加者はこれらのデモ用端末を利用してkintoneの体験を行います。

kintoneはログイン済みにしておき、紹介するアプリとして、「会員名簿アプリ」、「応募アプリ」、「健康チェックアプリ」の3つをあらかじめ開いておきます。

まずは「なぜkintoneなのか?」の説明から。バラバラのツールを使っていたkintone導入前の状況（Before kintone＝B.k）と 導入後の状況（After kintone=A.k ）を比較し、ツールの嵐やコピペの手間から解放された経験を紹介しました。「B.k.」の部分では、多くの参加者が頷くなど共感を示していました。

本日は、この中で「応募フォーム＝災害派遣にkintoneで応募する」を体験してもらいます。その前に、まずは今年2023年2月のトルコ地震発生時に実際使った、派遣応募アプリを印刷したものを参加者に渡しました。この時の入力必須項目は64個（災害の種類や派遣国によって応募フォームの内容は変わります)。

次に、1分の間にその64項目の中で「すぐに用意が『出来そうにない』もの」に〇をつけてもらいます。英文医療免許や英文卒業証明書など、取り寄せるのに時間がかかるものもあり、殆どの方が〇だらけ。もしくは項目が多すぎて、1分では最後までリストを読みきれなかった人も多くいました。これにより、平時の準備の重要性を実感してもらいました。

そして、「会員名簿アプリ」を見てもらいます。すでにこのデモ会員名簿には、64項目が入力済で準備が整っていることを示しました。

これだけでも、「出来る時に準備を進められるし、何が未入力かも一目で分かる」という好意的な反応が得られました。

そして、「これだけちゃんと事前準備が出来ていても、Googleフォームだとまた一つ一つ手入力ですね…」と、私が次に言おうとしてたことを指摘してくれた参加者も。

そこで「応募アプリ」の登場です。参加者にルックアップの「取得」キーをクリックしてもらいます。
これにより、先述の通り、3クリックで応募完了！

非会員の方々の反応が好評で、kintoneの利便性や良さを実感してもらえたことが嬉しかったです。会員の方々も、特に今回Googleフォームを使った応募に対して手間を感じてもらったことで、kintoneの利点を再認識してくれたようです。

また、「健康チェックアプリ」の入力体験も行いました。「健康チェックアプリ」はアクセス権をかけずにチーム全員で情報を共有できるようにしています。その結果、今度は5人全員の入力情報が一覧画面に現れることになり、再び「おお」の声が。kintoneのシンプルな操作性と、プログラミングなしで自由自在に自分たちにフィットするものを作れることが参加者の興味をひいたようです。

ブースを担当してみて

災害医療ラリーは二時間の間、休む暇がないほど賑わい、スタッフ不足のために一人でブースを運営する時間もありました。しかし、管理者アカウントでのレコード一括削除機能を活用することで、参加者が入力した情報を迅速に削除でき、次のグループへの対応をスムーズに行うことができました。一人でも効率的な運営が可能でした。

ですが、10分という時間は短く、他にも体験して欲しいアプリがありました。また様々な企業やユーザーの素晴らしい活用事例も紹介し、kintoneの多様性や可能性を参加者にもっと感じてもらいたかったです。

それでも参加者からの質問をきっかけに、大好きなアクセス権機能やサイボウズ社の素晴らしい社会貢献であるチーム応援ライセンスについて、より詳しく説明することが出来たりしました。

ブース運営に関わることが出来て本当に良かったです。今後も、災害医療業界においてkintoneの魅力を積極的に発信し、より効果的な活動を推進していきたいと思いました。