管理部門における生産性の評価って?

管理部門に所属している身として常に課題に思っているのは、使っているコストに対して、適切な成果が出せているのかを評価しにくいことです。

生産性———マッキンゼーが組織と人材に求め続けるもの

を参考に考えてみました。

ちなみにこの本を全部読んだのですが、「それ自体が生産性低いよね」って後で気づきました。笑


▼管理部門の生産性の評価は昨年比較か、他社比較が行いやすい

あくまで評価を前提とした時には、昨年比較か、他社比較がよさそうです。

1)昨年からの生産性の成長率を見る

例)成長率 = { 今年の成果 / 今年かけた費用(人件費、システム費、研修費など) } / { 昨年の成果 / 昨年かけた費用(人件費、システム費、研修費など) }

2)他社との生産性を比較する

例)成果 / 管理部門の職員数

▼成果の測り方は課題に残るが…

ここで一番問題になるのは成果をどう計るかということになります。
例えば、職員数なのか、財務規模なのか、最小単位のタスク数なのか…
人事部門なら職員数、経理部門なら財務規模、総務部門ならタスク数かもしれません。これらを同一の評価軸で見ていく必要はあるため、成果の指標がばらける場合は成長率で見ていくのがいいと思いました。

もちろん成果を同一単位(例えば金額など)で可視化できるならそれに越したことはないです。
例)同様の仕事をアウトソースした費用はどの程度かかるのか
例)現場責任者は自分たちでやらない代わりに、いくらなら管理部門に仕事を任せたいのかをアンケートとってみる

▼成長できる管理部門に

さて、評価をいったん成長率においた場合に、どうやって成長していくかという話になりますが、生産性をあげるためには2 x 2 計4通りの方法があります。

例えば、経理であれば、
・Excelマクロ(改善)を使って、財務報告資料作成の作業効率化(投入資源の削減)
・セミナーを受けて(改善)、経営者に対して投資判断ができる情報を出せるようにする(付加価値の向上)
・仕訳の科目を自動で判別するシステムを導入すること(革新)で、会計仕訳をするスタッフの数を削減(投入資源の削減)
・経理関係の質問回答に対してBotを使い(革新)、24H365D必要な情報が得られるようにユーザビリティを向上する(付加価値の向上)
などが考えれれます。
※書籍の中では革新は新技術、発想の転換、ビジネスプロセスの再構築が、
改善は無駄の排除、効率化、スキルアップが含まれるとしています。

▼その他書籍の中で気づいたこと(備忘録)

・イノベーションと生産性は両立する
・量だけではなく、質の評価も行うこと
・徹夜して作った資料はどんなに出来が良くても、ほめ方には注意すること
・トップパフォーマーが現れたら特有の対応を行うこと
・価値を判断するのは顧客(管理部門であれば経営層や、現場責任者)
・提案資料作成のポイントはブランク資料を作成し、事前に目的が達せられる資料であるか確認すること
・会議の生産性向上の方法は時間を削減するのではなく、目的と、その手段を明確にすること


以上になりますが、最後に決意表明…
書籍の中には「管理職の使命とは、チームの生産性をあげるためのリーダーシップを発揮すること」とありました。
これからは管理部門の生産性向上に向けて自分で仕事をするのではなく、生産性向上のための施策を検討しながら、チームメンバーを育成していくことをより意識したいと思います。生産性あげるぞー

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