先日、別の拠点にいる仲間と電話をしました。

内容は、”マニュアル作成のおける、パターン化や共通項を見つけるのって最大公約数？最小公倍数？どちらでしょう”という内容です。

結論からいうと、”最大公約数と最小公倍数両方用いるのが正解”ということになりました。

どういうことかを説明しましょう。

先日、ブログでもお話をしましたが、マニュアルとチェックリストの定義付けをするならば、
マニュアル：最低品質までもっていく為に活用する道具
チェックリスト：致命的なミスを防ぐ為のリスト

というイメージです。

そこで、最近浮かんだイメージが”仕組み作りって最大公約数(最小公倍数？)なのではないか？”ということ。

何故私はこんなイメージが浮かんだのか分かりませんでした。
そこで、昨晩同僚の人に質問をしたのでした。

話しながら導き出された結論は、
①A,B,Cというものがあるとしたら、それらの共通項があるのなら最大の公約数にして形にする
②もしA,B,Cの共通項が見つからなかったら、今度はA,B,Cをそれぞれ掛け算(自乗ずつ)してあげて、最小の共通項として見つかった最小公倍数を形にする

つまり①であればそのパターンは1つで収まり、もし②であれば2つ以上としてパターン化される。②のパターン化を最小限にするには最小公倍数を探してあげる必要がある、というイメージでしょうか。

これでは全然意味が分かりませんよね。笑

もし、これをマニュアル作成に当てはめるならチェックイン時の車でいらしたお客様がいるとします。
そこで以下のシチュエーションがあったとしましょう。

①ホテルの目の前の駐車場に停めても良い
②ホテルの目の前の駐車場に停められないので、少し離れた駐車場に停めてもらう
③ホテルの目の前の駐車場にと少し離れた駐車場にも停められないので、更に離れた駐車場に停めてもらう

上記の3パターンによって、従業員の対応が異なる訳です。
①であれば、そのままフロントまで来てもらいチェックインを開始する
②であれば、少し離れた駐車場までホテルの車でお客様の車を先導し、駐車場に停めてもらったらホテルの車でホテルまで送り、フロントまで来てもらいチェックインを開始する
③であれば、更に離れた駐車場までホテルの車でお客様の車を先導し、駐車場に停めてもらったらホテルの車でホテルまで送り、フロントまで来てもらいチェックインを開始する

②と③は距離は違えど、対応自体はほぼ同じであることが分かります。
しかし、①に於いては②③の様に”駐車場からホテルへの送迎”は発生しません。
つまり”駐車場からホテル間の送迎”は3パターンの共通項にはならないのです。

では、上記の3パターンにおける共通項はなんでしょうか。
それは”チェックインをする”という行動です。

つまりマニュアルを作成する際は、３パターンあれど”チェックインをする”という項目はまとめて記入することが出来ます。これは3つの公約数になるので、最大公約数となります。

そして、②③の”駐車場からホテル間の送迎”は②③の共通項となるので、それもまとめて書くことが出来ます。
これは②③の最大公約数ですね。

といった具合に、マニュアル作成の際は常にそれぞれの項目の共通項を探し出し、もし見つからなければパターンを増やして記入をしていくが最小公倍数を見つけ出して常に文字を最小にする努力をする。

そんなイメージです。

今回のブログは意味を理解するのに読み込まないといけない内容になりましたね。笑

果たして最大公約数と最小公倍数という表現が正しいのかは分かりませんが、このイメージで私はマニュアルを作成していきたいと思います。

数学者の方とお話をしてみたくなりました。

それでは。

2018/07/28 第446回
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【二十四節気：大暑(たいしょ)：7/23〜8/6頃】
大暑とは、暑さが最も厳しくなるという意味です。厳しい暑さにより、夏の到来を強く感じます。農家にとっては田の草取り、害虫駆除など暑い中での農作業が辛い節目の日です。またこの時期は、蒸し暑さに襲われることで体力の消耗が激しくなるため、夏バテ防止のために精力のつく鰻を食べる「土用の丑」や、各地でのお祭り、花火大会もこの期間にたくさん行われ、夏の風物詩が目白押しの時期です。

【七十二候：土潤溽暑(つちうるおうてむしあつし)：7/27~8/1頃】
熱気がまとわりつく蒸し暑い頃。蒸し暑いことを「溽暑（じょくしょ）」と言います。人はこの暑さを打ち水などでしのぐことしかできませんが、木や草花は緑をますます濃くして夏を歓楽しているようです。

※土用とは
立春、立夏、立秋、立冬前の18日間（または19日間）を土用という。
中国の陰陽五行説に由来し、万物の根源とされる「木火土金水」を四季にあてはめると、
春＝木、夏＝火、秋＝金、冬＝水になり、あまった「土」を立春・立夏・立秋・立冬前の約18日間にあてはめたものが土用。

昔から日にちには十二支が割り当てられており、土用の約18日間にめぐってくる丑の日を「土用の丑の日」といいます。季節ごとに「土用の丑の日」があるものの、現在では夏の土用をさすようになった。
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