インゲージでは、メールやSNSの送受信を一元管理できるコミュニーケーションクラウド『Re:lation』を開発・提供しています。

「メール」というコミュニケーションは比較的新しいものである一方、すでに古臭いと感じる人もいるかもしれません。
しかし、下記のビジネスメール実態調査を見ると、いまだにメールが多くの企業で使われていることが明らかになっています。

ビジネスメール実態調査では、

・文章が簡潔で分かりやすい
・文章に好感が持てる
・レイアウトが読みやすい
・件名が分かりやすい
・文章が論理的
・無駄な情報がない
・返信が早い
・時間をかけずに読める
・質問が具体的で答えやすい
・結論が先に書かれている

これらの条件がそろっていると「上手いメール」と感じるという結果が出ています。逆に言えば、それ以外のメールは互いに「疲労感」を与える、何度も往復が必要で面倒なメールとなってしまいます。

一般にメールソフトは無料で使えるものです。
そのため、メールはどんな業種・どんな職種でも利用される一般的なコミュニケーションの手段として択ばれていますが、その整理・管理・ライティング等の技術や工夫は個々人に委ねられています。感じる疲労感も人によってバラツキが生じます。

「疲労感」を与えないメールの技術、もっと社内で共有できないでしょうか？

「疲労感」は相手に対するものだけではありません。

LINEやTwitter、そしてチャット。新しいサービスが増えるにつれてその管理はどんどん複雑化しています。
これらのツールは、本来連絡手段が増え、いろんな方法で他人とつながることができ、便利になるはずのものです。

一方で、LINEでもメールでも同じ内容を2度送らなければならない、返事がないのでチャットでせっつく。そんなふうに、かえって手間が起きる場面もあります。

新しいサービスが生まれても、コミュニケーションへの「疲労感」は無くなりません。

むしろ2度手間の「面倒」が加わり、疲労感が増すケースもあります。
実生活でも、学校からの連絡はなぜ紙なの？とかPTAのLINEグループで、LINEやってない人への連絡が面倒、など身近なところでも感じることは多いと思います。

仕事においても、全社レベルで効率化・品質向上するには、メールの内容だけでなく、技術やノウハウを共有できるツールが不可欠です。

「メール共有」は単にメールの内容を共有して、互いの業務を見える化するだけが目的ではありません。

チームの一人が設定した効率化がすべての人に反映される。「うまい」と思わせる素晴らしい文面を一人が作成し、共有のテンプレにする。
働き方改革・業務効率化が叫ばれる時代、そんな「時短技術の共有」をすることが求められています。そうした社内の共有知は大切な資産です。

以前、下記の記事が話題になりました。

たしかにGmailでも個人レベルでは100倍便利に使えますが、チーム全体にこの技術を浸透させるには相当の労力とコストがかかります。

手前味噌な話にはなりますが、私たちのサービスRe:lationではこうした作業も含めすべてチームで行うことができます。
上司が朝メールを開くと、すでに部下が仕分け整理した状態のメールボックスが待っています。部下が不安に感じるメールを、CCに入れなくても上司に確認してもらうことができます。
メールにまつわるムダ・ムリ・ムラが無くなり、メールに感じる「疲労感」は無くなります。

メールはともすると、チャットへの代替や、機械的な自動返信・自動送信にばかり目が行きがちですが、そもそものメールにまつわる「疲労感」を無くす、という点では、改善できることがたくさんあります。

私たちも、メールのシステムを開発し提供する側ですが、まだまだできることはたくさんありますし、改善点もたくさんあると思っています。
気持ちよくメールを使ってもらうために、1人ひとりに向き合ったメールが届くように、これからもサービスの改善を続け、ユーザーの皆様が「もっとメールを好きになる」ことを目指します。

Re:lation

文責：オオタユウキ