私がやった社内の断捨離　＃3

現金精算の廃止

交通費、出張精算などは現金で精算を行なっていました。
社員は都度、領収書をかき集め、精算書を記載して、提出の必要がありました。
会社側も常に手元に現金を用意しておく必要がありました。
支出のたびに残金があっているかの確認が必要ですし、手元に現金がなくなれば銀行に行き、少しまとまったお金を引き出してくる必要もありました。
そのほか不正な請求の確認などさまざまな作業も必要になります。

そこで精算用のクレジットカードを各社員に配布しました。クレジットカードには年会費が無料というものもたくさんあります。

社員は出張時にカードを使用してもらいます。後日領収書やレシートだけ提出してもらうようにしました。社員からも立替の必要がなくて済むなど概ね好評でした。

現金管理の手間が省けただけでもかなりの省力化でした。
使用用途の確認の必要はありますが、ルールを守れない社員からはカードを取り上げれば良いだけです。

またカードの使用データは引き落とし時に、銀行口座データ経由で会計システムに自動で取り込みされます。会計システムへの入力の手間も不要になりました。

出張精算に伴う現金精算の手間や、手元現金を用意する必要がなくなりました。