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締め切りを守るためにToDoアプリを2つ使っています

フリーランスのライターとして、原稿の締め切りは絶対守るようにしています。

元SEなので「納期」「デッドライン」にはめちゃくちゃ敏感なんですよね。PMとしてプロジェクトを回してたときは、ガントチャートとにらめっこしながら毎日ため息をついていました(あまり思い出したくないのでこの話はここでおしまいです。。)

ライターになってから、締め切りを守るためにタスク管理やスケジュール管理をいろいろ試行錯誤してきて、今のところ落ち着いているのが「ToDoアプリを2つ使う」やり方。日々のタスクを「Todoist」で、締切を「Google ToDo」で管理しています。

「タスク」と「予定」と「締切」は全部違う。

最初はTodoistでタスクと締切を一緒に管理しようとしてたり、Googleカレンダーで予定と締切を一緒に管理しようとしたんです。でも、「タスク」と「予定」と「締め切り」は、全部性質が異なるものなんですよね。

・タスク……自分一人で消化するもの
・予定……自分と他者で調整して消化するもの
・締め切り……特定の日時に設けた期限

タスクは一人で走るもの、予定は他者(取引先や取材先)と走るもの、締め切りは走った先にあるゴール。タスクや予定はアクションを伴うもので、締切は立てられた旗。一緒に扱うものじゃない。

タスクと締め切りが一覧で並んでいると、パッと見たときに「これは消化するもの」「これは期限」と頭の中で振り分けないといけない。一覧にするなら同じ性質のものを揃えるべきで、振り分けにオーバーヘッドがかかるのはもったいない。

「締め切り」だけを管理したい

そんじゃぁタスクはTodoist、予定はGoogleカレンダーに任せて、締め切りだけ独立して管理しよう、と思うんだけど、これが悩ましい。望ましいのはこんな姿。

・複数ある仕事の締め切りを一覧にして、見通しをよくしたい。
・PCからもスマホからも締め切り一覧を更新&確認できるようにしたい。
・できるだけシンプルに管理したい。

TrelloとかAsanaとかのカンバン方式でもいいかもだけど、そこまでリッチじゃなくていい(全てをTrelloに統合すればいいのかな……とも思いつつ手を出せていない)。

Excelやスプレッドシートを開くのも面倒だ。とはいえ「締め切り管理アプリ」なんてのはない。

でもタスク管理アプリは山ほどあるので、「シンプルなタスク管理アプリを締切用に使おう」と決めた。いろいろ試した結果「Google ToDo」に落ち着いたのだった。

Google ToDoを締め切り管理に使う

正直言うと、Google ToDoはハードなタスク管理には向いてない。インボックスもカテゴリもタグもない。できることはシンプルで、ひとつのタスクに紐付けられるのは名前と期限とメモだけ。でも今回はそれでいい。

Google ToDoは複数のタスクをリストにまとめられるので、「締め切り」というリストを作った。

締め切りが決まるたび、そこにタスクとして締め切りの情報を流し込めば、「締め切り一覧」が完成する。入稿したら完了にチェックを入れて、締め切り一覧から消せばいい。

※上記の締め切りはあくまで仮です。。

Google ToDoにする利点はもうひとつあって、「GmailやGoogleカレンダーにも表示できる」のがいい。

画面右端のアドオンからGoogle ToDoを開けば、メールを書きながら締め切りがすぐ確認できる。PCでもスマホでも操作したい、という要求も満たせる。

タスク&スケジュール管理からさらに「締め切り管理」の手間が増えるのは確か。でも「ここを見れば締め切りが一覧になっている」という場所を作れば、締め切りを知りたいときにすぐアクセスできる。こっちの利点がやっぱり大きい。入稿と共にチェックを入れて消せるのも気持ちいい。

あとはTodoistでタスクを「取材」「構成」「執筆」「推敲」を取引先や案件ごとにブレイクダウンして……と、こっちはこっちでいろいろあるのだけど、ひとまず今日はここまで。ご参考までに。


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井上マサキ

フリーランスのライター/テレビっ子/路線図マニア/共著「たのしい路線図」/「時空の歪み」「インディーズ路線図」を提唱/『99人の壁』「路線図」でグランドスラム達成/『着信御礼!ケータイ大喜利』でレジェンド初段(INO)でした/MENSA会員/宮城県出身

ライティングメモ

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コメント2件

とても参考になりました!早速利用し始め、既存のアプリよりも感触が良くハマりそうです!良質な情報提供どうもありがとうございます!
なによりです!
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