こんにちは！インクワイアの岡本です。

「執筆や編集時間の正確な見積もりができない」
「複数の原稿の優先順位がつけられない」
「他の業務が忙しく、なかなか執筆に取りかかれない」

ライターや編集者をしていると必ずといってもいいほど悩む「タスクマネジメント」「タイムマネジメント」の課題。

1つの記事が完成するまでには、アポ取りから質問項目の作成、構成、執筆、修正など様々なタスクがあります。

締切やステータスの異なる複数の原稿を抱えることも多いライターや編集者は同時並行でこれらのタスクを進めねばならないため、適切なセルフマネジメントスキルが求められます。

そこで、今月のミートアップではライター・編集者のための「タイムマネジメント勉強会」を開催。生産性をあげ、効率的にタスクを進める方法を学びあいました。

当日は課題を解決する様々なコツが共有され、参加者からも「明日から実践できそう」との声があがる充実した時間となりました。

※編集者・ライターが集まり、お互いの悩みを相談しあうミートアップの詳細については、こちらの記事をご覧ください。

「タイムマネジメント」と一口に言っても何に課題を感じているかは人それぞれ。まずは、タイムマネジメントに対して抱いている悩みをそれぞれが付箋に書き出しました。

その後、多数決により「便利なタイムマネジメントツール」と「しっかり『休む』ためのタイムマネジメント」の2つを話し合うテーマとして決定。参加者各々が興味のあるテーマに分かれ、グループにわかれて話し合いました。

togglとGoogleカレンダーを使って、タイムマネジメントを仕組化するには

タイムマネジメントツールについて話し合うグループで最初にあがった悩みは「正確な工数の見積もりができない」こと。

すると、ある参加者の方からタスクに要した時間を測るツール「toggl」が紹介されました。

togglで時間を測り、データを溜めていくことで徐々に正確な工数の見積もりができるようになりました。togglとGoogleカレンダーを連携させると、かかった時間をカレンダーに反映させることもできます。計画と実績の差異を見える化することができ、便利ですよ。

その他にも、参加者の方からGoogleカレンダーを使ったタイムマネジメント方法が共有されました。

仕事を引き受けたらその時点で、かかる工数の見込みをGoogleカレンダーに入力するようにしています。「文字起こし」「構成作成」「執筆」「校正」「修正」などタスクを分類してそれぞれに見込みを立てると、実績との差が出づらくなります。タスクオーバーを防ぐためにもおすすめです。

タスクを登録する際は同一種類のタスクが続くと集中力が切れやすくなるので、午前中に執筆をしたら、午後は取材を入れるなど異なる種類のタスクを組み合わせるとよいかもしれません。

togglとGoogleカレンダーを連携して予定と実績の差を管理する、細かくタスクを分解してGoogleカレンダーに登録するなど、ミートアップの次の日からすぐに実践できる学びを受け、その場でtogglをダウンロードする方もいらっしゃいました。

しっかり「休む」ためのタイムマネジメント術

もうひとつのグループで話し合われたのは「しっかり『休む』ためのタイムマネジメント」です。

ライターや編集者は執筆や編集以外の手を動かしていない時間も、記事の構成を考えたり、新しい情報をインプットしたりと、仕事と休む時間が明確に分けづらい職種。そのため、常に仕事に追われている感覚に陥ってしまうことも少なくありません。しっかりと休む時間を取るためにはどうしたらよいのでしょうか。

解決策の1つとしてあがったのは「強制的に仕事をしない時間をつくること」こと。

疲れたときは、大好きな演劇を見にいくようにしています。上映中は携帯も見れないし、誰とも話せない。演劇だけに熱中できるのでリフレッシュになります。

僕は、柔道の練習ですかね。相手と組んでいるときは動きに集中せざるを得ないので、自然と仕事のことを忘れています。

また、休みの日にだらだらと仕事をしてしまうのを防ぐために、平日に「仕事集中タイム」をつくっている方も。

会社の仲間と一緒に1時間を測って、一気に仕事を終わらせる時間をつくっています。みんなでやると不思議と集中できるんですよね。仕事を休日に持ち越すことが減りました。

タスクだけでなく、適切に休みをとることも、大切なタイムマネジメントスキルのひとつ。上記の以外にも「slackの通知を切る」「休暇中は連絡が来ないように、各種連絡ツールのアイコンを『休暇中』という文字画像に変える」など参加者の方が実践している様々な方法が共有されました。

タイムマネジメントの「知識」を業界で共有し、ライター・編集者の働きやすさを作る

私もミートアップ後から実際にtogglとGoogleカレンダーを連携させて、時間管理を開始。すると、作業にかかる時間が予測しやすくなり、自分のキャパシティ以上に仕事を受けてしまうことが少なくなりました。

多くの編集者やライターが悩むタイムマネジメント。悩む人が多いからこそ、それだけ様々な人が試行錯誤し、経験が蓄積されてきているはず。その経験に基づいた知識をみんなで共有することで、業界全体の仕事のしやすさにつながっていくのかもしれません。

引き続き、インクワイアでは編集者やライターの方が気軽に相談できる場をつくっていきたいと思っています。

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