個人事業主として活動を始めて事務作業をすると、まず帳簿の整理で「レシートや領収書の処理が面倒！」ということに気づくのではないでしょうか。

でも、諦めないでくださいね。

法律で領収書関係は7年保存と決められていますし、レシートは「使った経費の証明」を証明するとても大切な書類です。面倒でも、しっかりと管理する義務があります。今回は、レシートや領収書を受け取り、帳簿に記帳する前までの作業をおさらいしてみましょう。

レシートや領収書を受け取ったら

まず、レシートや領収書を受け取ったら下記の内容を確認をしてみましょう。

①名前に間違いがないか（レシートの時は不要）
②金額に間違いがないか（訂正されていないか）
③但し書きに詳細が書かれているか
④5万円以上の場合、収入印紙が貼られているか
⑤その収入印紙に押印がなされているか
⑥手書きの場合、発行者の押印がなされているか（電子タイプは不要のところが増えてきている）

手書きの領収書の際は、特に注意して確認を行ってください。間違ったまま保管をしておくと、経費と見なされない場合もあるかも知れませんよ。

また、次の2つも注意しましょう。

・但し書きの「品代として」はＮＧ
　詳細をしっかりと書いて貰いましょう。　経費として何を購入したのか判別がつきません。
・宛名や但し書きを空欄で受け取り、自分で記入
　領収書のすべての項目は、発行者が記入するものです。私文書偽造にもなりかねませんし、領収書の不正使用を疑われる要因になりますので空欄のままで受け取り自分で記入することはやめましょう。
　

正しい領収書を貰う習慣を身につけてくださいね。

レシートの裏に理由書きを

受け取ったレシートや領収書の裏面もしくは余白部分に、何のためにこの経費を使ったのか理由書きをします。

例）
○○さんと××に関する打ち合わせのための飲食代
○○セミナー参加費
参考資料購入
事務用品購入

最近ではめっきり減りましたが、オシャレなカフェやホテルラウンジでセミナーを行う方もいらっしゃいましたね。この場合、プライベートとの区別がつかないこともあります。必ず理由を書いて、その支出が仕事であることを証明しましょう。

領収書はどのように管理・保管をすればいい

レシートや領収書の管理方法で私がオススメしている方法はこちらです。

【Ａ４用紙に　重ならない様に　日付順に　貼り付ける】

私の場合、現金利用分とクレジットカード利用分を分けてＡ４のコピー用紙に貼付け、月ごとに仕切りをつけて１つのファイル（薄い紙ファイル）に１年分を管理しています。
貼り付けるものはノートでもＯＫですが、貼り付けていくとだんだんと膨らんでしまい、管理するスペースを取ってしまうので個人的にはあまりオススメをしていません。

レシートを紙に貼る作業は苦手！領収書の枚数が少ない！という方には、下記の様な管理方法をオススメします。

①月ごとに封筒に入れておく
②月ごと・勘定科目別に封筒に入れる
③ホチキスで止めて箱に入れて管理

レシート作業がうんと楽にはなりますが、デメリットとしてレシートや領収書が抜け落ちたことに気づけないことです。

セミナーを受けて下さった方へは「自分の生活・性格に合わせた管理方法を取ってください」とお願いをしています。

独身と家族持ち、賃貸と一軒家、自宅サロンと事務所持ち、事務歴長いと事務歴ゼロでは、管理できるスペースも事務処理にかけられる時間も変わってきますからね。

７年保存をすることを念頭に、自分のやりやすい・管理しやすい方法で行うことが事務を100倍楽しくなる方法だと思っています。

ただし、ずさんな管理だけは絶対に行わない様にだけ注意しましょう。

まとめ

ここまでの作業を行ってやっと帳簿の入力ができる訳ですが、帳簿に記帳する上で一番大切な作業と言っても過言ではありません。

・正しいレシートや領収書を受け取ること

・レシートや領収書の裏面若しくは余白部分に理由を書くこと

・日付順に用紙に貼り付け、ファイルに閉じること

とても大切な作業です。最低でも月に1～2回、出来れば週１回は帳簿タイムを作って作業することをオススメします。

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