紙とか冊子だと、検索のやり方が限られてきます。

本を例にとると、「あれ、ｘｘｘはどこに書いてあったかな？」と思った時にどう探すでしょうか。

①前からしらみつぶしに探す
②目次でそれらしいところを特定して、近辺を探す
③索引があれば、索引から「ｘｘｘ」を探す

それ以外はなかなかなさそうです。

データベース化した場合、項目を作って、該当するデータを入れておけば、作った項目での検索が可能となります。