こんにちは、ユーザベースの酒居です。

最近「記事読みましたよー」とお声掛けしていただくことが、ちょこちょこ出てきまして、純粋に嬉しいです。note素敵だ。

というわけで、今回もセミナー運営ネタを書きたいと思います。

ぼくたちは「いかにセミナー参加者の熱量を高めるか」をひたすらに考え続けているんですけど、その熱量を一気に高める方法について、今回はご紹介したいと思います。

セミナーの熱量を高めるには、最初の雰囲気づくりが重要

前回の記事では、セミナーの熱量を高めるために、最後の「Q&A」セッションを活用することをご紹介しました。もちろん、Q&Aは本当に重要で、我々も現在進行形で改善を進めています。

しかし、セミナーの最後まで熱量を高める仕組みがつくれないかというと、そういうわけではありません。むしろ、セミナー全体の満足度を高めていくためには、セミナーの最後だけでなく、「最初」の良い雰囲気づくりがとても効果的です。

なぜなら、セミナーのオープニングから会場全体に良い雰囲気をつくることができれば、セミナーのメインコンテンツ（講演セッション）の理解促進や、セミナー中に登壇者と参加者との間にインタラクティブ（双方向）な会話を醸成することができます。そうすれば、結果的にはセミナー自体の熱量を高めていくことにつながげることができます。

その試行錯誤の中で生まれたのが、「自己紹介タイム」です。

自己紹介タイムの3つの効果

「自己紹介タイム」とは、ぼくたちが勝手によんでる自己紹介し合う時間のことですが、これは登壇者の自己紹介ではなく、セミナー参加者同士の自己紹介です。

やり方はシンプルで、司会が、オープニングの挨拶と自分の自己紹介をした後に、「このセミナーでは、私たちから一方的にお話させていただくのではなく、みなさんとインタラクティブに会話させていただきながら進めていければと思っています。そこで、今から2,3分お時間をとりますので、まずは同じテーブルの方同士で簡単に自己紹介をお願いします。ご自身のお仕事のことであったり、今回参加された理由などざっくばらんにお話しください」と伝え、自己紹介タイムをスタートします。これだけであとは参加者の方同士が話し始めてくださいます。

時間としては最初に5分ほどとるだけ。しかし、その時間が全体の雰囲気に与える効果はとても大きいと感じています。

自己紹介タイムを導入することで、下記のような効果があると考えています。

① 後のQ&Aセッションで質問が出やすい雰囲気をつくれる

② セミナー講演中もアットホームな雰囲気をつくれる

③ 参加者同士の会話が生まれ、セミナー後の会場残留率が高まる

セミナーのプログラムに、少し手間を加えるだけで良い雰囲気づくりができるので、最近では自社セミナーだけでなく、合同イベントやミートアップなどでも活用しています。

自己紹介タイムを効果的に行うための6つポイント

自己紹介タイムをやるにあたって、ルールなどは特にありませんが、ぼくたちがやっていく中で、やってみてよかった点やおすすめのポイントをご紹介したいと思います。

① 最初の司会の振り方が大切

自己紹介タイム自体をスムーズに進め、盛り上げるには、司会の振り方が重要になります。ポイントとしては、「話す理由をつくる」ということ。
単に「まずお互いで話し合ってください」と伝えるだけだと、ぎこちない感じで話し合いが始まってしまいます。なので、「インタラクティブな場にしたいから、お互いにまずは自己紹介してほしい」というように、参加者の方がお互いに話しかける理由をこちらから提供した方が、話しやすくなります。

② 照明を明るくして、BGMを流す

自己紹介タイム中に、運営サイドが特にすることはありませんが、「話しやすい雰囲気づくり」に努めることは大切です。
ぼくたちの場合は、講演セッションで部屋を暗くしてたとしても、自己紹介タイム中はいったん照明をつけて部屋を明るくして、BGMを軽く流して話しやすい環境をつくるようにしています。特に音響は盛り上げるにはとても効果的です。

③ テーブル形式がベター

セミナーの形式にもよりますが、参加者の方同士が、より密に会話をできるように、ぼくたちのセミナーではなるべテーブルを使うようにしています。
ぼくたちのオフィスにあるイベントスペース(NewsPicks Roppongi)には、かわいい丸テーブルがあるので、それを設置して、グループ形式で座席を設置することが多いです。

④ 2〜3分と伝えながらも、5分までは延長する

気軽に会話をスタートできるように、司会からは「2,3分お時間とりますので」と伝えるようにしていますが、実際自己紹介タイムが始まると、予想以上に毎回盛り上がります(笑) 
なので、3分で区切らずに、5分くらいまでは伸ばすようにして、参加者の方がお話いただく機会をなるべく時間をとるようにしています。

⑤ 自己紹介タイム用のスライドを掲載しておく

司会が「自己紹介よろしくお願いします」というだけではなく、「今から自己紹介する時間なんだ」ということが視覚的にも伝わった方が、話しやすい環境をつくれますので、ちょっとひと手間加えてスライドを用意するのもオススメです。

⑥司会の最後の締め方もポイント

ここもちょっとした言葉の言い回しだけの違いなのですが、「盛り上がっていただいてるところ、すみませんが...笑」という伝え方で、やわらかく締めることがやってて一番良い雰囲気で締められます。
そして、最後に「最後に懇親会も用意してますので、ぜひそこで改めてお話しいただいたり、お名刺交換などしていただければと思います」とお伝えすれば、その後の懇親会にもつなげることができます。

以上、6つのポイントをご紹介しました。これが絶対に良いというわけではありませんが、良い雰囲気で自己紹介タイムを参加者の方々に過ごしていただく環境づくりとしては、運営サイドとして、できることはいろいろあると思います。

プラスαで、Q&Aの前に「シェアタイム」を入れる

さらに熱量を高める方法として、自己紹介タイムに話し合った人たちで、セミナー講義の最後に気づきを共有し合っていただく「シェアタイム」を設けるのも効果的です。

最初に自己紹介をやって良い雰囲気を形成し、最後にその雰囲気をひと押ししてQ&Aにつなげるサンドイッチ戦法。その後の懇親会の残留率も格段に上がりますので、時間がとれればぜひ試してみていただければと思います。

また、可能であれば各グループに自社の社員も入って一緒に話し合ったり、フォローすることもオススメです。そうすれば、自然とその後の名刺交換にもつながります。

おわりに

今回はセミナー最初に行う「自己紹介タイム」、そしてセミナー講義後に行う「シェアタイム」についてご紹介しました。

すでに実践されている企業もいらっしゃるかと思いますが、数分の時間を割くだけで、セミナーの熱量は格段に高まります。
ぜひ試してみていただければ光栄です。

では、今回はこの辺で。今回も読んでくださってありがとうございました。ではっ！