最初はライトに、そして徐々に仕組み化していく。

最初の頃はExcelでもよい

私のチームではあることを社内の部署やチーム向けに支援をしていますが、その内容や状況（継続しているか中止しているかなど）を顧客管理のように整理しています。これは実績がチームの成果になるためまとめているのですが、最初の頃は件数も少なく、Excelでとりあえずまとめておく感じでした。

数も少なくアクセス頻度も少ないものをデータベース化したり、情報を可視化するためにダッシュボードにしたりするのは逆にコストが高いです。なので、Excelでも全然回りましたし、すぐできてほぼコストがかからない方法でした。

数も増えて見るべきデータも複雑化

正直そこまでの件数にならないと思っていたのでずっとExcelでも良いかなと思っていましたが、半年すると数十件以上になり、しかも色んな要素でマネジメントをしないといけなくなりました。また、自分たちだけが見ていたものだったのですが、最近は上位職が自分たちにも見えるようにしてほしいという要望が出てきました。（隠したいわけではないし透明性はアジャイルに必要なのでむしろ良い傾向）

これをデータベース化してデータ分析や利活用しようとするとやはりなかなか腰が重かったりします。普段でさえ支援業務が忙しいわけで、そもそもどういうデータ構成にしてどう見せるかという仕様を検討するという時間があまりありません。

しかしいよいよ手動で頑張ってExcelで管理するのには限界を感じ始めました。
時間もかかるし人手なのでミスもありえます。やはりこういうことはツールに頼るのが一番です。

データとツールでカイゼンに踏み出す

そこでチームのメンバーが奮起してくれてまずはSharePointのリストにしてくれました。もうそれだけで見やすくなるし、社内の支援業務なので社内の社員データも引っ張ってこれるので間違いがありません。

これは感動しました。見え方が変わるだけ、データが手入力や自分でマスタデータを作るわけではなく会社のものが使えるというのは正確性も含め運用がカイゼンされます。

また別のメンバーが私のチームの支援業務に関するアンケートデータを別のツールで解析することも始めてくれました。こちらも集計したデータが見やすく可視化されるし、自由記載のフィードバック内容をテキスト分析もできるのでカイゼン点などをテキストデータから引き出すことができそうです。

これらが最近の1〜2週間でサクサクと行われたのです。世の中にはすぐに使いこなせる良いツールがあり、加えてデータの整理と分析の威力を感じました。
これから色んなことをやりたいなあとワクワクしています！