はじめてのイベントの作り方(第3回 場所をきめて、反応を確認する)

さて第3回です。
前回はこちら。


■イベントを始めるまでのステップ(ここまで)
1.まずは個人の思いから始める
2.人をおさえる
3.企画の楽しい!をあつめる
4.日付を決める

5.場所を決める

人が決まって、日時が決まったら、場所を決めていきます。

やりたいイベントの内容によって場所はいろいろなパターンがあると思います。

セミナーなどのイベントで必要となるお金のうちほとんどが場所代です。
第2回でも少し書きましたが、場所は固定費になります。固定費が大きくなるとその分だけかならず集客をしないと赤字になります。
後半で書きますが集客が本当に辛くなる瞬間があるのですが、それはこの場所代が大きな影響を与えます。

場所を決めるには以下のような点を考えます。

・予想する人数が収容できること
・利用する設備があること、もしくは持ち込めること
・イベントの雰囲気にあっていること
・立地条件が参加者にとってよいこと
・安いこと

日時を決めるときにも、日時を理由に企画を具体化していきましたがここでも具体化を進めることになります。
例えば、パンを作る体験イベントをするならかならずキッチンが必要になります。
お酒を飲みながらイベントを聞けるようにするなら、貸し会議室ではなく、ホテルの宴会場やパーティスペースを探すことになります。

場所はイベントにとって大きな要素になりますので、このあたりで企画内容をだんだん具体的にします。
「〜をしたいなら、場所はここになるけど、でも立地が悪い。」とか「値段を考えるとここが一番いいんだけどそうすると大きな音が出せない。」とか、制約条件をきっかけにして話を具体的にしていきます。

その中で、当初の企画のアイデアのなかでどの内容を大事にして実現するかを決めていくことになります。

場所を選ぶということは、全部一長一短があります。
期待することが全部実現できて、なおかつ安いという場所はないとおもってください。

ここで、何が重要化を選ぶためにも、これまでの準備の中で最初に言い出した人の思いや、最初の3人で価値観を共有しておくとことが大事です。

場所選びをするときの候補は、イベントで登壇する人に聞くのも早いです。同じようなことをいろいろやっていると思いますので、過去実施した場所はとても参考になります。

これで、日時と場所をきめることでおおよそやる内容も決まってきたと思います。

6.反応を確認する(テストマーケティング)


さて、日時も場所も登壇する人も決まりました。
企画も制約条件を踏まえておおよその内容が決まってきたかと思います。
参加費も場所代をベースにおおよそ見えてきたかと思います。

本来はもうそろそろ第一弾の告知できる状態ですが、そのまえに一つやっておいてほしいことがあります。

それは、参加者の反応を確認することです。

具体的にはここまでに決まっている以下のような項目を準備して、今回のイベントのターゲットとなる人に問いかけます。
ターゲットとなる人に個人的にアプローチできる自分のFacebookやLINEグループやリアルな会議などで、この内容で参加してくれるかどうか投げかけてみてください。この時点では、まだ確定ではなく大きな方針転換をする可能性もあるのでTwitterのような不特定多数では確認しないほうがいいです。

・タイトル(仮)
・日時
・場所
・登壇者
・費用(予定)
・イベント概要(数行でOK)

「まだ、企画中で開催するとは決まったわけじゃないんだけどこんなことをやろうとしているんだけどどうかな?」と来てくれそうな人に聞きましょう。

ぜひ来てほしいような人であれば直接メッセージを送って聞いてみるのもいいでしょう。

その時の反応をよく見てください。

すごい!おもしろそう!絶対行きます!
とか
その日は別のイベントが有って行けないです。
とかいろいろな反応があるかと思います。

自分が企画しているイベントが、来て欲しい人の期待にあっているか、日程が他のイベントと重なっていないかを確認しましょう。
実は、この行為そのものが告知になります。このタイミングで参加します!と言っていくれる人がいることはとても励みになります。また、お手伝いしますと言ってくれるひとも出てくるかもしれません。

もし、友達の反応が悪かったら。。。。

信頼できる友達になにがいけないのかを素直に聞いてみてください。まだ、何も始まっていないので修正可能です。

ものすごく反応がよかったら、もうあとは成功を信じてどんどん具体化していきましょう。




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kajimura

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