はじめてのイベントの作り方(第4回 ターゲットと定員を決める)

かなり長くなってきました。イベント開催講座。
まだしばらくお付き合いください。

■イベントを始めるまでのステップ(ここまで)
1.まずは個人の思いから始める
2.人をおさえる
3.企画の楽しい!をあつめる
4.日付を決める
5.場所を決める
6.反応を確認する(テストマーケティング)


7.ターゲットと募集人数を決める

さてテストマーケティングをした結果あなたはイベントに自信を持つことができました。

反応の結果を受けて、あなたのターゲットとする人たちは何人ぐらいくるかを予想しましょう。
すでに、場所を決めていますが、そこで足りていますか?もっと大きい場所にしますか?もっと小さい場所にしますか?

何度も言いますが会場は固定費になります。できるだけ適切なサイズにすることが金銭的には安心を生みます。
あなたが自社やどこかの会議室を無料で使えるならいいですが、通常はお金がかかります。しかも、はじめて貸し会議室を借りようとする人はその値段の高さにびっくりすることでしょう。

参加する人数をもとに会議室費をもう一度見直してください。その結果、参加費がおおよそきまってくるとおもいます。

さて、期待する人数に対して定員をどのようにセットすればよいでしょうか?
逆に、定員に対してどのようなサイズの会議室を選べばいいかをご説明します。

 定員ってなんでしょうか?

 ・会場の最大人数 
 貸し会議室などは定員が決まっています。それ以上は消防法などの兼ね合いで絶対ダメと厳しく言われるところがあります。これが最大数です。

 ・参加者が入れる最大人数
 気をつけなければいけないのは、会場の最大人数には運営の人数も含まれます
 あと、受付用の机をつくったり、場所によってはプロジェクターを置く机を確保しなければいけません。その場合にはその分だけ参加者が座る席が減ります。貸し会議室の中には、会議室の前方に参加者と対面する形で机と椅子がおいてあり、そこも含めて最大人数として提示しているところもあります
 かならずレイアウト図を見て、受付用の机、登壇者の控える机などを確認して、参加者が入れる最大人数を決めてください。

 ・提示する定員
 このあたりからは方針にもよるのですが、定員としての提示をどれくらいにするかです。
 ゆとりを持った席数を定員として提示してもいいとおもいます。例えば、3列席であれば間を空けて2人座れるようにするなどです。
 まずは余裕を持って定員を提示しつつ、参加者が殺到したら参加者が入れる最大人数をみながら定員を増やしたりします。
 僕が用意するときは告知しない予備の席も用意します。主催者の友人とか、関係者用に少し残しておくと、余裕ができます。

・目標人数

そして、公開する必要はありませんが集客目標人数はきちんと考えておきましょう。何人参加していただければ採算があうかです。

ここで、僕が考えている楽しくイベントを開催する秘訣を教えます。

僕はいつも集客目標人数は少なめに設定します。

なんとなく、テストマーケティングで20人ぐらいくるなと思ったら集客目標人数は20人に設定します。そうしておきながら、会場はゆったりと40人ぐらいで探して定員をセットします。

その上で、20人くれば採算が合うように会費を決定します。

何故かと言うと無理な集客はつらいからです。


ぜんぜん興味がない人にたいして、会場費を賄うために無理やりお願いするようにして来てもらうというのは本当に寂しくなります。
自分にはお金が入ってこないので、会場を儲けさせるために働いているんではないかという気持ちになることさえあります。

だからぼくは個人でイベントをするときには、固い集客目標人数にします。そうするとどうなるかというと、固いから集客目標人数は容易に達成します。

結果として、その後の集客が心が軽く楽しくできます。

「ぜひ楽しいからきてね!」と心の底からいうことができます。結果的にそのほうが人が集まることが多いと思っています。


主催者が楽しそうですから。

目標を低めの固めに設定することで、大成功が約束されるのです。

個人企画のイベントで必達目標を高くしてはいけません。
あなたは楽しくすごしたいからこのイベントを企画したはずです。
それを忘れないためには必達目標は低くセットして、楽しく集客しましょう。


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kajimura

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