はじめてのイベントの作り方(第14回 いよいよ当日)

いよいよ、運命の当日になりした。
準備は万全でしょうか。

遅刻しないように会場に向かいましょう。

その間も他のスタッフからメッセージが飛んでくる可能性があるので、情報交換用のLINEやメッセンジャーグループの通知には常に気を配りましょう。

会場についたら、約束通りの設備が揃っているかを確認しましょう。
ひとつひとつチェックしていきましょう。

スタッフが揃ったところで、最終確認の簡単な打ち合わせをしましょう。
当日急に来れなくなったスタッフや、当日初めて自分がやることを理解して質問をしてくるスタッフに対して対応していきましょう。

以前も記載しましたがこのタイミングで集合写真をとっておくとちょっとテンションが上ります。

ちょっとした会場設営のテクニックですが、参加者を促すために椅子を前の方から開放していくことがあります。
配布資料があるなら前の方から1/3ぐらいまでだけに資料を置いて、資料のある席にご着席するように促します。
その後、参加者が増えるに従って追加で資料を置いていくことで、前のほうがスカスカにならないですみます。

ここまでしっかり準備してきていますので、当日は予定していたとおりに進めていくだけです。

予定通りであれば、あまりやることはありません。あなたが統括担当なのであればできるだけ決まった作業はせずに常に会場の参加者やゲストに気を配ってください。
進行がわかりにくそうならホワイトボードや紙に段取りを書いて見えるところに掲示しましょう。
トイレがわかりにくそうなら司会に説明をしてもらうようにしましょう。
暑かったり寒かったりしていたら細かく温度調整をしましょう。
空調は人によって感覚が違いますので参加者の様子をみたり直接聞きましょう。
参加者が不安や不快に思うことがないか違和感を発見するのが統括の役割です。

そして、大事なことですがあなた自身がイベントを十分に楽しみましょう。
ゲストが話す内容もそうですし、参加者が真剣にもしくは楽しそうに過ごしていることをみましょう。

それがイベント企画者にとっての一番の報酬です。

イベントが終わったらゲストやスタッフとの打ち上げを企画しておきましょう。イベントを実行した仲間はとても絆が強くなります。

以上で個人でイベントを企画する方法の連載は終了です。

この連載を書き始めてからもたくさんのイベントを企画し、実施し、そのたびごとにこの連載を確認しながら進めてきました。
色んなパターンでのイベントで使ってきたので、この手法は初めてイベントをやりたいという皆様にとってかならず役に立つと思います。

疑問点、不明点など有りましたらコメントやTwitterで質問いただければ回答しますので是非お待ちしています。

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kajimura

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