はじめてのイベントの作り方(第12回 当日スケジュールを決めよう)


当日に向けての詳細スケジュールの準備をしていきます。

イベントの告知は住んでいるので、外部向けのスケジュールは作成できていますよね。
そのスケジュールにスタッフ用の細かい時間を追記していきます。

項目としては以下のようなを入れます。

時間  項目              担当   備考
14:00 スタッフ会場入り・設営準備開始
14:30 ゲストを迎えに行く 
15:00  ゲスト到着、到着次第打ち合わせ
15:00  開場・受付開始
15:25  諸連絡アナウンス
15:30  開演
15:30  開催の挨拶、ゲストの紹介
15:35  トークショー
16:00  ワークショップ
16:30  質疑応答
16:45  終了
17:00  会場完全撤収

どこまで細かく設定するかはイベントの内容によって変わります。

重要なポイントとしては、スタッフの会場入り時間です。

レンタル会議室を使う場合には、施設によって利用開始できる時間が異なっています。

パターン1 ■契約上の会場の利用時間 = 利用時間
 13時から17時で借りている場合、会場に入れるのが13時からというパターンです。この場合は13時からしか準備開始できませんので、受付開始時間は13時30分などに設定する必要があります。
 会場によっては、それ以前に入場を監視カメラなどで確認して、追加料金を請求してくる場合があります。

パターン2 ■契約上の会場の利用時間 = 実利用開始時間 
 13時から借りている場合、準備時間で12時30分ぐらいから入場可能な場合があります。終了も30分ぐらい余裕がある場合があります。
その場合には、せっかくなので12時30分に入場して準備時間に使わせてもらいましょう。

パターン3 あんまりこだわらない
 レンタル会議室をコワーキングスペースなどであまり厳密に運用していないところもあります。

どのパターンかは思い込みをせずにきちんと確認しましょう!!
貸し会議室が時間単位での契約であれば1時間の違いで支払い金額が結構違ってきます。きちんと確認することで無駄にお金を払わなくてすみます。
逆に意図しない追加料金を払わないようにできます。
無人の貸し会議室などでは開始、終了の連絡を電話を入れる必要があるところもありますのでご注意ください。

次に、ゲストの振る舞いを中心に確認しましょう。

・ゲスト用の控室をどこにするか?
 ゲストと参加者がイベント開始前に交流するかどうかで変わります。
 ゲストによっては開始までには顔を合わせないようにしたいという方もいらっしゃいますが、設備の状況では難しいこともあります。このあたりはゲストとしっかり話しあってください。
 ゲストが会場の様子を確認したりパソコンの接続確認をしたい場合には、開場前にゲストに会場入りしてもらうように時間設定が必要です。

・ゲストの入場をどうするか?
 
ゲストがどういうタイミングで入場するかは意外に難しいです。
 最初から前にいるのか、司会が紹介するタイミングでは会場におらず紹介してから入場するのか、こっそり会場の後ろでスタンバイして前に出るのか、予め最前列で着席していて紹介して登壇するのか。
 結構パターンがあるので細かいですが事前に確認しておくとお互いに安心です。

・ゲストの退場をどうするか
 ゲストの退場も入場と同様に事前に打ち合わせをしておきます。
 司会が最後にありがとうございました。と紹介したあとでそのままその場に残って、個別の質問などを受けるのか、退場して会場を去るのか。 
 こちらも細かいですが事前に確認しておくと良いです。

・ゲストの帰宅エスコートをどうするか?
 
ゲストをお見送りする場合もどのようにするかを決めておきます。
 タクシーに乗っていただくのか、駅までお送りするのか、誰がお送りするのかを決めておきます。
 ゲストがコアファンがいるような方の場合には、駅やタクシーなどまではお送りしたほうが良いかと思います。

こういった内容を検討しながらスケジュールを決定していきます。

これで準備は終わりです。
次回は直前の注意事項をご説明します。




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kajimura

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