はじめてのイベントの作り方(第10回 役割分担を決めよう)


さて、告知を続けながらイベント当日の準備を進めていきます。

当日に向けて準備することがたくさんあります。
何回かに分けて準備する必要があるものを紹介します。

今回は、まずイベント当日の人の体制を準備について説明します。
イベント当日に必要な様々な役割があります。それぞれ誰がやるかをお願いしていきましょう。

僕はイベントを準備するときには以下のような担当を決めます。

統括: 

イベント当日の運営のリーダーです。当日の流れや他の人達の動きを理解し、当日になにか予定外のことが起きた場合に、情報を集め決断をする役割です。
イベント当日はいろいろなことが起きるのでできるだけ、個別の役割は持たないようにすることが望ましいです。

受付・名簿:

受付係です。予約システムで受付する場合と名簿として印刷して受付する場合があります。

必ず複数人で実施します。

事前入金のシステムを使っている場合には受付の確認ぐらいですが、当日現金で集金をする場合にはお金を管理するのが誰かをはっきりさせる必要があります。参加したイベントで受付に現金が置きっぱなしになっているのをみたことがあります。気をつけましょう。

ゲストエスコート:

イベントで講師やゲストをお招きする場合には、エスコート役を決めておきます。地方イベントの場合にはゲストが土地勘がない場合があるので現地集合ではなく、新幹線駅などのわかりやすい待ち合わせ場所をセットします。
ゲストと顔見知りであることが望ましいですが、そうでない場合には顔写真や緊急連絡できる電話番号などを事前に案内するほうが安心です。

また、イベント会場についた以降もゲストが不安にならないように細かく気配りをします。

ゲストによっては一人にしてほしいという方もいらっしゃるかもしれませんが、登壇タイミングなどありますのでできるだけ近くにいることがよいでしょう。

司会:

イベント司会者です。イベントの内容によって、最初の会場案内と、ゲスト紹介だけをする場合と、モデレーターとして壇上にずっといてゲストと対話をし続ける場合があります。

司会台本は簡単でよいので作ったほうが良いです。特に、会場案内とかスケジュールとかは、台本の形で準備しておかないと当日戸惑います。

司会も、大規模なイベントの場合にはいわゆる硬めのアナウンサートークのほうが好ましいですが、小規模の場合には参加者が顔見知りの人が軽い感じですすめるのも良いです。

撮影:

カメラ担当です。最近はイベントの動画収録やリアルタイム配信をすることも増えてきています。
みんなスマホを持っている時代なので写真枚数は多く集まるのですが、きちんと意識して取る人がいないと意外に肝心な写真がないことが発生します。

余談ですが、写真撮影でスタッフ集合写真はイベント開始前にすることをおすすめします。イベント終了時にやるつもりにしていると、片付けやゲストの見送り、会場費の支払いなど誰かしら不在になりやすいのでまず、準備終了受付前の時間に一枚撮っておきましょう。

会場・音響:

会場・音響担当です。ホテルの宴会場などの設備が整ったところでは専用のスタッフがついてくれることもありますが、基本的にはマイクとスピーカーがおいてあるだけなので、音量の調整やハウリングしないかなどを気を配る人が必要です。
また、温度調節もイベント最中では重要な役割なので、エアコンの位置などは確認しておきましょう。

ゲストがパソコンをプロジェクターに接続するのに手間取ることもよくありますので、プロジェクターを会場のレンタル品を使う場合には必ず開始前に本番で使うパソコンで事前接続確認をしておきましょう。

誘導係:

会場の入り口がわかりにくい場合には誘導係を設定することもあります。A4やA3に印刷したイベント情報を手持ちしてビルの入口などに立ちます。
ただし、会場となるビルや駅でこういった活動を禁止している場合もあります。
僕が経験した例ではA4サイズまでOKなどルールが定められていたこともあります。

もちろんすべてが別の人である必要はないので、兼務することもよくありますが、担当としてはこういった役割を決めておいたほうがスムーズに行きます。

次は、必要なグッズについてご紹介します。


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kajimura

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