はじめてのイベントの作り方(第6回 企画内容をつめる)


第6回まで来ましたこの企画。ちょうど今イベントを新しく立ち上げているのでその流れを見ながら過去の投稿も微修正しています。

第5回はこちら

9.企画の内容を決める

さて、実はここまで企画の内容の決め方については、きちんと語ってきませんでした。
今までいろいろ決めていく中で並行して企画について検討してきていますので振り返りながら企画の概要を決めていくことについて説明をします。

 1.まずは個人の思いから始める

  このフェーズではまずやりたいと思った人の個人的な欲求から始まります。

  「XXさんを名古屋のみんなに知ってもらいたい」

 これぐらいのレベルでまず始まります。
 これが、重要です。このイベントがどんどん関与する人が増えていくのは最初の言い出した人の思いに賛同するから人が集まり、イベントが具体化していくのです。
 運営の準備をする上で意見が割れたときも言い出した人が判断が拠り所になります。

 2.人をおさえる

 このフェーズでだれに話をしてもらうのかが具体的に決まります。
 コアチームとして、言い出した人の思いを共有するオンライン、オフラインの場を作ります。

 内容はアイデアが少し出るぐらいでまだぜんぜん未定です。

 3.企画の楽しい!をあつめる

 ここで一度企画の内容を広げます。
 どんなことをしたいか、どんなことをしてもらいたいかを、3人のコアチームで語り合います。
 現実的なことは次のフェーズから出てきますので一度楽しい話に身をまかせてみましょう。
  
 ただし、注意点があります。

あまり具体的な検討をしないことです。

 ここで例えば「ホテルの宴会場を貸し切ってやるとめちゃくちゃ楽しいよね」ということを出すことはいいのです。でもそれぐらいの表現で止めておいてください。ホテルの宴会場でやる良さを具体的に語りはじめてその内容について妄想が広がりすぎると、このあとで現実の壁に阻まれます。

とはいえ、逆に現実の壁を見すぎてアイデアをあまり小さくしないで下さい。まずはきちんとアイデアを広げて楽しいを集めてください。

ここできちんと楽しいやりたいことを広げておかないと、これからどんどん畳んでいく中でつまらなくなってしまいます。

このあたりのさじ加減が難しいですがぜひ頑張ってください。

4.日付を決める

さて、広げておいてなんですがここから畳んでいくフェーズになります。
日程は大きな制約条件になりますので、ここで企画内容を具体的にしていきます。平日夜と休日とでは設定できる時間の長さが変わるので内容も変わってきます。また準備期間によっても企画できることが変わってきます。

最初アイデアを聞いたときに直感的に無理だなーとおもったことはここで議論をしましょう。「開催までの2ヶ月で準備できる?」「2時間ではさすがにそこまでは難しくない?」「泊まりにするとスケジュールあうの半年後まで無いね」
時間的な制約は、アイデアを選別したり具体化する理由になります。
どんどんアイデアを畳んでいきましょう。(第2回より引用)

5.場所を決める

企画を考える上でここは一つの山場になります。

企画の内容と場所や設備は密接に関係します。
通常の貸し会議室のセミナー形式で良いのか。ワークショップをするために模造紙が貼れるようなホワイトボードがたくさん必要なのか。

もしくは、キッチンが必要。移動時間を考えると立地も重要。
懇親会をするならその場所が近くにあるか。など。
場所を検討するのに合わせて企画内容が変わっていきます。

場所は何度も言っていますが費用のかなりの部分を占める上に、イベントの雰囲気も決めます。とても重要ですのでしっかりと企画の検討をしながら場所を選んでください。

これで、企画の概要は決まりました。

次回はお金の話をしたいと思います。




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kajimura

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