はじめてのイベントの作り方(第11回 モノ・グッズを手配しよう)

今回はイベントの準備の中で必要なモノ・グッズの準備についてご説明します。

イベント当日に必要なものはどんな物があるでしょうか?

まずは受付関係です。

・受付名簿 

紙で受付する場合には印刷して持参する必要があります。名前、よみがな、集金金額、チェックボックス、備考欄などを用意します。
注意点:
 ・ チェックしやすいように文字を大きく印刷する
 ・ よみがな順で並び替える
 ・ 備考欄を用意して要望についてメモできるようにする


・名札

 ワークショップや懇親会があるようなイベントの場合には交流を促進するために名札を用意します。
 名札は、首からぶら下げるタイプとピンやクリップで止めるタイプがありますが洋服に傷つけないということで首からぶら下げるタイプが個人的には好きです。
いつもこれを使っています。多色展開しているので、スタッフと参加者で色分けしたり、参加者の属性によって色分けしたりいろいろ使っています。

地味すぎるグッズでAmazonで検索しても毎回探すのが大変で見つけにくいですが、ほんとおすすめです。
入れるカードは名刺を使ってもいいのですが個人的に名刺は文字が小さく対面したときに見えないので手書きで書いてもらうのが好きです。
この名札ケースの場合にはA4を8枚に分割した大きさの紙を受付時に渡して、名前やニックネームを書いてもらって差し込みます。その紙にロゴを印刷したりしてすこし特別感を出したりもします。

・水性ペン

名札に名前を書いてもらったり、イベント会場で案内用の紙が急に必要になることがあります。そんなときに太いペンがあると便利が良いです。
「受付」とか「スタッフ席」とか急に作りたいときに、こういったペンがあるだけで目立つ形で急に案内を作ることができます。
通常、こういったペンは油性ペンをお持ちになっていることが多いと思いますが、油性ペンは裏写りするので水性ペンを一式用意することをおすすめします。

・封筒

 集金したお金を集める、領収書をまとめるなど封筒はかならず必要になりますので、準備しておきます。

・養生テープ、マスキングテープ

 案内用紙を貼る、受付という紙を貼るなど意外に貼る場面があります。セロハンテープよりも養生テープ、マスキングテープなどの方が、はがしやすいためおすすめです。

・お釣り用のお金

 現金で当日集金する場合にはお釣りが必要です。
 集金金額によりますが、だいたい2万円分ぐらい用意しておきます。

5000円札 3枚
1000円札 3枚
500円玉  4枚

会費が3500円設定だった場合にはこれぐらい用意します。
あとは、スタッフの人達に千円札や小銭を持ってきてもらうようにお願いして不足した場合には両替してもらう保険をかけておきます。

・その他

 ハサミ
 カッターナイフ
 のり
 ホッチキス
 A4用紙 
 
など普通にどこでもありそうですが、ないと困るものを入れて持参しています。使わずに終わることも多いですが念の為つねに持ち込んでいます。

次に投影関係です。

・プロジェクター
・スクリーン

このあたりは会場でレンタルすることが多いです。その際にかならずHDMIかD-Subかコネクタ形状を確認しておきましょう。
少し前まではD-Subが主流で、HDMIがオプションでしたが最近はHDMIしかない会場も出てきています。イベントを何回も経験していると複数の変換コネクターを持ち歩いたりしています。

・ノートパソコン

ノートパソコンはゲストが持ち込むのか、主催者側で用意するのかはきちんと確認しましょう。プロジェクターとの接続ができない場合がありますので念の為複数台のパソコンを持ち込むことが望ましいです。

・電源延長ケーブル

えっ、そんなものまで準備するの?ということを思うかもしれませんが、結構な頻度でちょうどいい場所に電源がないです。
貸し会議室であれば、プロジェクターと発表台のところにはありますが微妙に希望な場所にに届かないことがあります。
1本持っていくことで安心できます。
普通に家にある2mぐらいでもよいですが、僕はこの5mのをイベント用に持ち込んでいます。
先日もスピーカーの位置を変えたくてこの延長コードを使いました。


その他運営に必要なグッズたちです

・スタッフ用当日ガイド

 スタッフ用の資料を作成して配布します。以下のような項目を記載します。持ちはこびしやすいようにA4一枚両面に印刷してスタッフに配布します。
もちろんオンラインで情報共有をしていますが当日の時間がない状態ではスピードとしては紙がやっぱり早いです。

 ■ 役割分担
 ■ スケジュール
 ■ 会場レイアウト
 ■ 受付方法
 ■ 備品、持ち込みグッズ一覧

この当日ガイドを持ち歩くのにこのトラベルホルダーを愛用しています。
A4サイズの紙が両面見える形でホールドできるにもかかわらず、ジャケットのうちポケットにぎりぎり入るサイズで愛用しています。
他のイベントを主催している人もつかっていると言っていました。隠れ必須アイテムです。

・イベントタイトルを印刷した紙


 イベントタイトルとロゴや写真などを印刷したA4用紙を用意しておきます。貸し会議室の入り口に掲示できる場所があったり、雑居ビルの1階に「会場4階!」など貼りたくなることがあります。
 タイトルやロゴだけを印刷して余白を用意した紙を何枚か持参することで水性ペンを使って必要な案内を作成することができます。

・ゲスト用飲み物

ゲスト用の飲み物も用意しましょう。
ペットボトルで飲み物が便利です。。ゲストによって好みがありますので聞いておいても良いですが、無難なのは水です。
みんなにみられている壇上でペットボトルから直接のみはあまり好ましくないので、ストローもしくはコップを用意します。
僕はコンビニで200mlの水にストローをつけてもらいます。

今回は、イベント運営に関わるグッズの中で、忘れやすい準備品をご紹介させていただきました。


次回は準備編の最後、スケジュール表の作り方をご説明します。


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kajimura

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