書籍：「会議の教科書」

前提：なぜ書籍の紹介をするのか？

お世辞にも賢いとは言えない私。数多くの失敗を繰り返し、成功の秘訣を求めてビジネス書を年間２００冊以上の書籍を読み、実践しては挫折するそんなことを繰り返していました。
それでも数々の失敗の果てに二十代で年収は２０００万円を超えていた。そんな私が「もっと早くこの本を読んで実践していたら、あんなに苦労しなかったのに！！！」っと感じた書籍を紹介していきます。
しかし一つだけ約束して欲しいことがあります。

本を紹介されて実際に読む人は、１０００人中２００人
本を読んで実際に一回でも実践するのは２００人中４０人
本に書かれている事を継続して実践している人は４０名中１人程度です。

どんなに素晴らしい本でも「継続して実践」しないと意味がないのです。
書籍を読んだなら是非毎日１分でも良いので「継続して実践」を心がけてください。

この本を読むべき人

• 無駄な時間が嫌いな人

• 会議で何も決まらないことにイライラしている人

• 会議で決まったことが何も進まないと嘆いている人

この本で得られること

1. 会議を開いた目標が達成されるようになる

2. 会議の参加回数と時間が大幅に削減される

3. 課題がどんどんクリアしていく

この書籍を実践するためのコツ

今まで紹介してきた本の中では一番即効性があり、効果が見えやすいテクニカルスキルに分類されるこの書籍ですが、書籍の主人公のように中々声を上げづらいという問題に直面します。
また書くファシリテーションと発言を一人で行うには全く不向きです。
そこで書籍にあるとおり、会議のゴール設定を定性的・定量的に計測可能な状態で定義する事、会議の途中で一度何が決まって、何が決まっていないか確認すること。（誰がいつまでに何を）をしてから、最後の確認をしてください。弊社でも最初最後に行っていましたが、そこで認識のズレでもめる事が往々に発生したので、一度半分時間が経過したところで中締めするとズレが修正しやすくなります。

つぎにこの本を最初読んで”一人で行ったことで失敗しました”。この本は一人ではやっては行けません。書籍にあるような協力的な人たちばかりではないです。せめて二人で行ってください。
一人は書くスクライブに集中すること、もう一人は確認役（ゴール、中締め、最後）として適宜ゴールに有効じゃない議論のときに議論は今か別時か問いかけを行います。
そしてPREPは最初は自分たちの会議じゃないときは諦めましょう。

弱点：この本ではカバー出来ない事

この本は実践的ではありますが、万能ではないです。
特に課題が不明確な状態を明確にする会議やアイデア出しではこの本では正直全く役に立ちません。それは続編の実践編などになります。
そのために会議の質はこの本ではカバー出来ないと考えてください。

この本の効果

とある現場では、1ヶ月の保守サービスの報告書の作成に1週間、報告会では全員が集まり、報告の読み上げで2時間、そして議事録作成でまた1週間かかっている状況でした。つまり実質半月は報告に時間が取られていたというアホみたいな状況でした。

まずテコ入れをしたのは、書籍にあるとおり読み上げを廃止し特に重要な点のみをピックアップして報告することと、顧客が気になった点のみの質問を受け付ける事で2時間の会議は1時間。参加人数5名だったので5時間のコストダウンになりました。
次に会議で書くスクライブを導入し、スクリーンには議事録をリアルタイム表示、各自の端末に資料を表示する事で適宜、何が決まって、誰がいつまでに何を行うのかを明確化し会議終了後にすぐに議事録として共有することで1週間の議事録作業40時間分をカット出来ました。
報告書の作成方法もフォーマットをEXCELからワード形式に変換しているという無駄な手間があったため、毎日の記録をシステムに入力し、月末にエクセルで出力したものをそのまま使うことにしたため報告書の修正がほぼ自動化出来ました。この空いた時間を使って、サービス向上や、研修の時間に充てることで、このチームの評価はうなぎ登りに上がり、1年間で4．5倍の受注を勝ち取る事が出来ました。会議のやり方をちょっと変えただけでバタフライエフェクトのようにどんどんよい方向に変わっていった例になります。