こんにちは。株式会社iCARE（アイケア）の経営企画部経理のかとう（いこぴ）です。iCAREは「働くひとの健康を世界中に創る」というパーパスを掲げ、健康管理システム「Carely（ケアリィ）」や産業医/産業保健看護職等の専門家サービス提供等を行う会社です。

経理コミュニティ「UP!経理」の12/18のアドベントカレンダーを担当いたします。

内部統制うまくいってるー！とは決して言えない・・
まだまだ絶賛改善中ですが、
経理としてかるーい感じで振り返ります！

内部統制整備

内部統制とは、簡単に言えば不正やミスを予防するルールや仕組みのこと。
上場を視野に入れる企業は、
企業の運営が規律正しく財務情報が信頼できることを示す手段として内部統制整備が必要に。

約3年前iCAREに入社したときは
規程などのルールや、システム上の承認や確認履歴を残す仕組みは全くなく1on1の中で口頭承認もらいました！の状況でした。
iCAREも上場を目指す会社。
購買/支払申請、反社チェック、与信、工数/原価計算　など
各部署と経理チームも中心となって
承認履歴や確認履歴をシステム上などで確認可能な内部統制の整備をすすめてきました。

社内からの苦言

もともと承認や確認の履歴をとる業務フローを採用していない風土の会社で内部統制を整備するとどうなるのか・・・

なんでやるのかの目的や理由。
IPO準備で必要だからを使わず、
ミスが減り責任も明確になったり
各部署へもメリットがあることを丁寧に説明をしていても、

・会社独自のカルチャーが失われつつある原因
・KPI目標未達の原因　など

会社としてよろしくない結果になった原因の1つとして、
内部統制へのフィードバックが含まれることもあります。

どう向き合っているか

当然フィードバックを放置することはありません。
さらに内部統制の運用状況評価もわかりやすい結果に。
（サンプルのうち◯件は承認や確認がない・・！？）
すでに改善できていることも多いですが、
まだ一部業務では改善中なこともあり
->原因ヒアリング（監査法人と協議）
->業務フローのアップデート
->啓蒙活動
を繰り返し行っています。

特に原因ヒアリングの部分では、
各部署から運用開始当初は認識できていなかった業務詳細が判明したり、より良い仕組みのアイデアが生まれるきっかけになっています。
大きな修正が発生する場合は運用開始後に手戻りが発生しないように監査法人と協議しながらすすめることも。

内部監査を今年から兼務したことで
・全社的な改善点の察知や各部署からの率直なフィードバックをいただく機会
・関係部署と、より効率を意識したルールや仕組みを検討し改善できる機会　など
向き合う機会が増えることは大変ありがたいと感じています。

もっと良い方法はないか

内部統制上の要点を満たせていれば、
アイデアや工夫次第で別の仕組みを採用して改善できる余地もある。
また、アイデアは社内だけではなく外部の複数視点や意見を取り入れることでより豊かなアイデアが生まれる可能性もあります。

不足・過剰になっていないか・・
自動化/統合/廃止できないか・・
システム統制より便利な方法ないか・・
他社ではどのような仕組みになっているのか・・
時代遅れじゃないか・・　

何がよりよい答えかを入社以来ずっとずっと探し続けています。
特にスピードを意識しないといけないスタートアップ。
スタートアップのバックオフィスだからこそ
社内の仕組みで余計な遅れをとってはいけない。
他社事例を勉強して、自社に活用できそうな良いところをどんどん吸収して効率を上げたい。
と常に気にかけることに。

より良い方法を探すため

他社事例勉強①経理関連コミュニティ

経理は決算情報等外部への情報漏洩を懸念する立場。
情報開示自体に抵抗が大きくなってしまう。
自社以外の経理業務情報に触れる機会が少ないため他社事例を勉強する機会として、色々な経理関連のコミュニティに参加させていただきました。

以前から参加していた
freeeユーザーコミュニティのつばめの巣や
2023年は弊社経理のまきぱんさんの紹介で
UP!経理コミュニティのMeetupに何度か参加しました。

インボイス制度、電帳法どうやってる？の業務相談や
バクラクで稟議どうやってる？など具体的な仕組みに対しても毎回優しい方たちばかりで多様な視点が得られました。
slackの質問/回答や情報共有の回数も多く
社内の仕組みを再検討するきっかけもいただくことができ大変感謝しています！

他社事例勉強②kintone

経理関連コミュニティには大変お世話になっているのですが、
課題に感じている販売業務周りは職種上か他社事例を学べる機会は少ない状態でした。
そのあたりは主に事業部で利用がすすんでいるkintone関連のイベントに参加した結果、
より広範囲の業務改善や他社事例を知るきっかけになりました。
今までのkintoneの利用方法が嘘みたい・・と思えるほどの驚きが。

kintoneは事業部の販売業務で利用されているため、
経理でもkintoneアプリの販売情報を活用すべく、kintoneアプリからfreeeへ取引登録や＋更新仕訳の連携中です。

kintoneでできるけど、
・kintoneでしたほうがよいこと
・kintone以外でやったほうが効率が良いこと
の線引き含めまだ学んでいる最中です。

他社の取り組みでは「紙からの脱却」が多かったのですが、
iCAREでは個人的に「スプレッドシート管理からの脱却」を掲げ取り組み中。

そしてとても幸運なことに
業務改善のためkintone活用に燃える
kintoneの運用メンバーが社内に複数名🔥🔥🔥🔥
kintoneをより活用するためのslackチャンネルを作成し、
関連イベント含む情報共有も今年から推進しています。
埋もれていたkintone関連のメールをslackへ転送設定したり・・
その効果かはわかりませんが、
運用メンバー全員が2023年のkintone関連イベントに最低1回は参加し他社事例に触れる機会を持てました。

業務改善や生産性向上の結果、
特に販売方面は事業成長に貢献できる可能性を感じるため、
解決策選択肢の一つとしてkintoneをよりレベルアップ。
引き続き運用メンバーとともに推進していきたいです。

社内交流を増やす

2023年はやっとコロナが落ち着いたこともあり、
週末の部活動などにも参加して社内交流を増やしました。
異なるバックグラウンドや視点を持つ各部署の参加者から
いつも最新の事業部側の情報共有や業務改善アイデアが飛び交うことも。

「働くひとの健康を世界中に創る」
「健康」キーワードの会社っぽく平日の社内トレーニングにも参加。
（まきぱんさん大活躍！）

たった10分でフィジカル+メンタルも強くなる？！
たった10分なのにトレーニング後3日くらい筋肉痛になりましたが、
このHIITトレーニングをきっかけとしてよりよい方法はまだ見つかってないです・・。

失敗と向き合うためにも、まずは色々参加してみる勇気が大事！

おわりに

社内管理体制の基盤となる内部統制。
効率性向上やリスク軽減など事業にポジティブな影響を生み出せるよう、
引き続き事業成長にあわせて健全な基盤を築きたい。
失敗を活かすポジティブ精神と勇気！今後も忘れずに頑張ります💪

なぜ働くひとは健康を損ねる？
働くひとの健康づくりにテクノロジー✕専門性
カンパニーケアの常識を変える！プロフェッショナル募集中