なぜ勤怠管理システムが必要？

従来、勤務時間を集計するために、ICカード、指紋などによる打刻機を利用し、出勤簿に反映された打刻データから手動計算します。しかし、時間と空間が分離できかねます。例えば出張や、外回りに行った従業員にとって、固定された機械に打刻するのが非常に不便です。また、新型コロナウイルスの影響でテレワークが一般化され、労働時間も場所も自由化にしつつ、これからの働き方改革の加速も予測できます。

そういった状況に直面する今、豊富な機能を提供する勤怠管理システムの出番と言えます。携帯あれば打刻できますし、また、GPSによって外出中の従業員の状況も随時把握可能です。

すでにFineReportを導入した会社なら（例えばうちの会社）、わざわざ市販の勤怠管理システムを買う必要はなく、簡単な操作で勤怠管理システムを作れます。

ここは、自作の勤怠管理システムをどのように活用するかを紹介します。

自作の勤怠管理システムができること

勤務日時の一括設定
人事部は、勤怠管理システムで従業員の勤務時間と場所を事前にカスタマイズできます。
まず、カレンダーから勤務日を確認します。

勤務日と休日を設定したら、以下のテーブルで出勤時間を設定できます。この２つのテーブルが勤務日と休日の出勤時間を自動的にマッチングするので、効率が大幅に向上します。

勤怠システムは、打刻機や携帯電話などの末端と連携しているため、システムが設定した出勤時間によって、従業員は定時に出勤、退勤したかどうかを表示します。

勤怠管理システムを導入しない場合、従業員の休日と勤務時間の手動統計を余儀なくされています。それが、多くの時間と手間を費やすことは言うまでもなく、計算が間違ってしまう可能性があります。それらの仕事はこの自作の勤怠管理システムに任せて、得たデータに基づいて自動的に計算できます。

それにもしも、出勤に異常データが現れた場合に、従業員はシステムを通して報告できます。人事部門はシステムで報告に対応し、とても便利です。

出勤レポート作成・給料計算の自動化

打刻機や携帯に蓄積された打刻データを取得すると同時に、出勤レポートは自動的に作成するので、毎月のデータの収集や集計がいらなくて、人事担当の手間を大幅に削減します。
また、月給は算出した労働時間と日数に基づいて自動で計算され、ミスがほとんどありません。

出勤状況の随時把握
普通のタイムレコーダーでは、記録されたデータを月単位で処理することに対し、自作の勤怠管理システムに記録されたデータはいつでも数秒だけで出力でき、出勤状況を毎日知ることができます。それによって、従業員の出勤意識が高められ、出勤管理が効率的に行えます。

従業員の出勤状況を分析するために、FineReportで可視化ダッシュボードを作りました。肝心な指標は一目瞭然になり、膨大なレポートから重要な情報を探す必要も無くなります。

また、リモートワークを実施する間、地図上にある都道府県をクリックして、当地域の自宅勤務の従業員の出勤データを確認できます。

どう自作するのか？

FineReportに詳しい方なら、上記の勤怠管理システムの作り方がすぐわかると思います。フォーム設計、データ入力、BIダッシュボード機能を利用すれば、短時間で勤怠管理システムを構築できます。私はFineReportで財務や営業分析レポートを作ることが多いですが、今回意外と効果のいい勤怠管理システムを作り出しました。

まとめ

勤怠管理システムは人事部の効率を向上させるだけではなく、従業員と会社の関係も調和できます。従業員にとって出勤カードを押すため毎日列を並ぶ必要がなくなると同時に、取引先との打ち合わせ、出張などの場合に、携帯上で出勤データを記録することで、上司に仕事の状況を理解させます。また、異常データが出る時に直接勤怠管理システムで関係者に通知できます。