今回は事務方のお仕事の方は必ず知っておくべき『証憑書類』についてのお話です。

ほとんどの事務さんは証憑書類を扱っているのに『証憑（しょうひょう）』という言葉を知らない方もいらっしゃいますので、ぜひ確認していただければと思います。

証憑書類とは

証憑とは、「事実を証明するモノ」を言います。”証憑書類”はビジネス上では『取り引きの証拠となる書類』の事です。

身近なもので例えますと、買い物をしたときのレシート[領収書]は証憑書類の一つと言えます。購入の内容を客観的に証明することができます。

ビジネスでは証憑が必要です。口約束や思い違い、ミスによる問題を書面で確認することで未然に防ぐことができたり、仮に当事者間の訴訟に発展しても証憑書類があれば取引の証拠となり、早期解決ができます。

証憑書類の種類

大きく４つに分類することができます。

1.売り上げに関わる書類
2.仕入れに関わる書類
3.雇用・従業員に関わる書類
4.上記の売上、仕入、ヒト以外の経営に関わる書類

1.売り上げに関わる書類

基本的なビジネスの流れは以下のような流れです。

見積り→発注→納品→検収→請求

この流れに沿って発生する書類はすべて証憑書類にあたります。

見積書→発注書(買い手が作成)→注文請書→納品書→検収書→請求書→領収書

売り手が見積書、注文請書、納品書、検収書、請求書、領収書などを発行しますが、全ての書類には控えが必要です。

上記以外にも売り上げに関わる書類には「契約書」も該当します。

売買における、取引内容や条件、金額を売主と買主の間で取り決めた証憑書類です。

2.仕入れに関わる書類

仕入れに関わる書類は売り上げに関わる書類と同じ内容で、売り手が発行した書類を保管しておくことになります。

買い手が発行する主な書類には「発注書（注文書）」があります。こちらも控えをとっておくようにしましょう。

3.雇用・従業員に関わる書類

雇用契約書や給与明細も証憑書類にあたります。勤怠管理など「誰にいくら払ったか」という証拠になりますので、大切に扱う必要があります。

4.上記の売上、仕入、ヒト以外の経営に関わる書類

上記以外のその他の書類は、主に会社の資産や負債に関する書類です。例えば事務所の賃貸契約書や銀行からの借り入れに関する契約書などです。

保存について

これら証憑書類は会社法や税法によって保存期間が定められています。種類によって差はありますが、５年、７年、１０年の保管義務が定められています。

書類の束は乱雑に扱いがちですが、１枚１枚の書類はある時には非常に重要な１枚になることもあります。

会社のや自身の仕事の信頼性、正確性をアップさせる大切な書類です。

証憑書類を正しく扱い、保存しておくことは、会社や担当者、お客様の信頼を担保しておくことに繋がります。

日頃からひとつひとつ丁寧に取り扱うように心がけてみてください。

最後まで読んでいただきましてありがとうございました。

次回に続きます。