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プロジェクト成功の鍵となる「進捗の可視化」の話

はじめまして。
WHITE Inc.でプロジェクトマネジャーをしている吉本です。

僕は新規事業やサービスデザインのプロジェクトをお手伝いさせて頂いているのですが、みなさんも日々様々なプロジェクトに携わっていると思います。

その中には成果が出ているものも、そうでないものもあると思いますが、
成果が出ているプロジェクトはどのようなプロジェクトでしょうか?

今回は成果が出るプロジェクトの秘訣について考えてみたいと思います。

キーワードは 「進捗の可視化」

「 このプロジェクトって先に進んでるの…?? 」
(自分がやってることって意味ないんじゃないか…。) 

こんな風に自分が関わっているプロジェクトの進捗を感じられず、モチベーションが下がってしまった経験はみなさんもあるのではないでしょうか。


・なかなか原因がわからなかったバグが解消された
・Webサイトに使う写真が決まった
・打ち上げの会場の予約が完了した

逆に上記のように第三者にとっては些細な出来事でも、それが「完了(進捗)」した時にとても満足した気分になった経験はみなさんもあると思います。

といった具合に進捗の実感はモチベーションに大きく影響していると言えます。もし、進捗が実感できなければプロジェクトメンバーのモチベーションは下がってしまうので、当然プロジェクト全体としてのパフォーマンスも下がってしまい、結果としてプロジェクトとして成果を出すことも難しくなってしまうので「進捗の可視化」はプロジェクトの成功に大きく影響すると言えるでしょう。

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進捗とモチベーションの関係について詳しく知りたい方はこちらの本がおすすめです。


「進捗の可視化」3つのポイント

進捗を可視化する方法そのものについてはプロジェクトの管理方法によって様々なので一旦置いておきますが、大切なことはただ単に可視化するだけでなく、プロジェクトメンバーに進捗を実感してもらうことです。

その上でポイントは3つあると僕は思ってます。


① 結果ではなく「進んだ」こと自体をわかりやすく通知する

これが一番簡単、かつ一番大事なポイントだと思ってます。
PMがきちんとプロジェクトの状態を可視化していたとしても、一人で更新したスケジュールやタスクリストをメールやチャットで共有するだけだと、進んだ結果としての現状は見えても、前回との差分が瞬時にわからないので進捗したという実感は弱いと思います。

「進捗した」という強い実感を感じてもらうには、プロジェクトメンバーがちゃんと「完了」のフィードバックを感じられるようにするべきです。

そういう意味では定例会議の場などで、プロジェクトメンバー目の前でスケジュールやタスクリストをアップデートすることも有効だと思います。


② 最適な頻度と粒度で通知を提供する

次に通知の頻度と粒度も大切です。
当たり前ですが、毎時間進捗を通知されても正直うざいと思いますし、粒度が小さすぎると達成感も薄いと思います。
逆に頻度が低いと、通知がない期間に進捗を感じられずモチベーションが下がってしまいます。

頻度と粒度はプロジェクト次第ではありますが、個人的には1週間に1回(長くても2週間に1回)ぐらいの頻度で、通知があるとちょうど良いのではないかと思っています。


③ ゴールをわかりやすく言語化する

これは進捗の可視化よりも、もっと手前のそもそも話ですが、ゴールがわからない状態では進捗は感じずらいので事前にゴールを言語化しておくことは進捗の可視化における大前提です。
その際にゴールまでの道のりが長すぎたり、短すぎたりすると通知が最適な頻度と粒度にならないので、大きなテーマ(長い道のり)のプロジェクトの場合は最終ゴールと中間ゴールを決めるなど、道のりのサイズ感を最適にすることは意識した方がいいと思います。

優れた進捗可視化の事例

では、進捗を上手に可視化してモチベーションを作っている好事例はどんなものがあるのでしょうか。
個人的にはゲームだと思っています。(スポーツも含む)

例えば上記のゲーム画面では、やるべき面の数(ゴール)と現時点の進捗が誰が見てもわかるようになっています。

こちらも同じで、ゴールを自分が倒すべき敵の体力ゲージという形で可視化し、ゴールと進捗を誰が見てもわかるようになっています。

このように、進捗通知のタイミングや表現方法が上手にデザインされているからゲームは飽きずに前に進めることができるのだと思います。

まとめ

今回は進捗を実感することはモチベーションに大きく影響し、結果としてプロジェクトの成功につながるという話でしたが、その好事例であるゲームには「進捗の可視化」以外にも、プロジェクトマネジメントに大切なことがたくさん隠れてる気がしてます。

今後は「ゲームデザインをプロジェクトマネジメントに応用する」についてもう少し考えてみたいと思いますので、機会があればまたご紹介したいと思います。

(詳しい人いたら是非連絡欲しいです!)

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|WHITE Inc. Project Manager|サービスデザインのPMをやってます。整理整頓が好き。
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