今日和、黒川です。
ポケモンカードの自主イベントのお手伝いをしています。

今回はちょっと備忘録というか、ポケモンカードの公認自主イベント「一軒目ポケカ」の受付で試行錯誤した部分というか、そういったものをnoteにまとめたいと思います。

イベント前の準備
イベント当日 
     予約参加の方への対応
     当日参加の方への対応
     受付が注意すること
     参加者に協力してもらいたいこと

【イベント前の準備】

受付はイベント当日にやるだけではありません。
受付を円滑に行うために、事前に必要なものを準備しておくと、当日の動きがスムーズになります。

一軒目ポケカで用意していた代表的なものは次の通りです。

★ 参加者リスト
★ 受付用の掲示物
★ 筆記用具
★ 運営側の名札

他にも『バトルシート回収用の箱』だったり、『小銭入れ』だったり細かいものもあるのですが、基本的には上記の4つがあれば受付がスムーズかな〜といった感じです。

★ 参加者リスト
あらかじめ予約で参加される方の名前を記載したもの＋当日枠用に枠のみ書かれているものを印刷しておきます。
また、運営側でデータを共有できるように、Googleのスプレッドシートで作成しています。
スプレッドシートで管理しておくと、いざというときコンビニとかで当日印刷もできるのでオススメです。

★ 受付用の掲示物
「受付」と書かれた紙であったり、イベントポスターであったりを用意しておきます。
掲示物をイベントの受付に置くことで、参加者の方の目印になります。

★ 筆記用具
参加者リストに記入をしたり、筆記用具を忘れた方に貸し出しをしたりするため、少し多めに用意しています。

★ 運営側の名札
受付や運営を行う際に名札をつけておくと、顔がわからなくても参加者の方が「あ！この人スタッフかな？」と分かるので作成しておくといいと思います。

【イベント当日】

一軒目ポケカでは、事前に予約を行った方を『予約枠』、当日参加の方を『当日枠』としてご案内しています。

予約参加の方への対応

予約参加の方のみの列を形成し、事前に印刷しておいたリストを参照しつつ、来ていただいた方の受付を行います。
誰が来たか分かるようにリストにチェックを記入し、運営全体で情報共有を行います。

当日参加の方への対応

当日参加の方のみの列を形成し、枠のみ書かれている白紙のリストに対し、来ていただいた方に直接お名前を記入していただきます。
…が、一軒目ポケカでは当日参加の上限を多めにとっていることもあり、多い時で50人程度の当日参加者がいる場合があります。
一度にたくさんの方が列に並んでしまうと、通路を大きく塞いでしまい、お店側への迷惑となってしまいます。

そこで、番号を記載した整理券を作成し、当日参加希望の方にお配りして、列がはけたことを確認したら10番単位で受付を行うようにしました。

こうすることで、

・列の長さを解消することができる
・当日参加者が何人いるか、整理券を配布した時点でわかる

ようになりました。
この方法を導入したのはちょうど500円デッキが出始めた頃の一軒目ポケカからだった気がします。ブームすごい。

受付が注意すること

個人的に注意していることは、

★ 参加費の管理
★ 参加者についての情報共有
★ 複数回のアナウンス
★ 受付を無人にしない

というところです。

★ 参加費の管理
「参加費受け取るだけでしょ？」と思われるかもしれませんが、実際に受付を行うと、プロモパックを渡したり、ご質問に答えたり、バトルシートを回収したり…など、参加費を受け取る以外の動作が多数発生するため、参加費を受け取ったか受け取ってないか分からなくなってしまうことがあります。
私の場合、『左指で金額分を提示して、受け取ったら手を下げる』や、『参加費を受け取ってからにバトルシートを渡すようにする』などして、参加費の受け取り漏れを防ぐようにしています。

★ 参加者についての情報共有
運営全員で受付を行なっているわけではないので、手が空いたタイミングで「今○人来ている」や「予約であと○人来る予定」などの情報を共有しています。

★ 複数回のアナウンス
受付開始の頭からではなく、途中からお越しいただく方もいるため、「受付を行なっています」などの必要事項を定期的にアナウンスしています。

★ 受付を無人にしない
受付が無人だと、参加を希望される方が困ってしまうため、少なくても1人は受付にいるようにしています。
また、受付には参加費等のお金であったり、個人の荷物であったりが置いてあるため、盗難防止のためにも無人にしないようにしています。

【参加者に協力してもらいたいこと】

運営の力だけでは受付を成立させることはできません。参加者の方にも協力をしていただくことで、スムーズな運営を行うことができます。

★ 参加費をお釣りが多く出るような金額で出さないようにする
受付では、参加費の釣銭についてある程度融通はきくように努めていますが、必要以上の釣銭を用意できていないことが多いです。
例えば、参加費が100円のイベントに対して、5,000円札や10,000円札などを出してしまうと、それに対するお釣りが用意できないことがあるため、参加費ちょうど、もしくはお釣りが少なく出るような金額をお渡ししていただけると助かります。

★ 列に並ぶ際は通路を塞がないようにする
『当日参加の方への対応』でも触れたように、通路を塞いでしまうと他の方やお店への迷惑となってしまうため、なるべく列が広がらないようご協力お願いいたします。

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以上です。
イベント開催時に役立てることがあればぜひ参考にしてください。

参加していただく皆様とイベント自体をより素敵なものにするよう、運営も精一杯頑張りますので、何卒よろしくお願いします！