3秒で理解できる資料作り

みなさんこんにちは、営業コンサルタントの菊原智明です。フリーランスとして営業活動を始めると、実際に話を詳しく聞いてもらえるチャンスが巡ってくるときがきます。そのとき、あなたが作る資料は「見た瞬間にわかる」ものになっていることが非常に重要になります。今日はそのことについてお話ししたいと思います。

■資料は読んでもらえない

あなたのお仕事について「何か詳しい資料を送ってほしい」と言われたり、実際に話をする時間をもらって詳細な資料を渡せるチャンスが巡ってきたとします。そのとき「せっかく送るのだからいろいろと知ってもらいたい!」と思い、多くの情報を詰め込んではいませんか?

実はそれは逆効果になります。

忙しい中、ぎっしりと文字が書き込まれた資料など、誰も読みません。あなたのライバルは、競合する仕事相手が同じようにその人に送っている資料だけと思ってはいけません。SNS、TV、ネット、ゲーム、本、家族との時間……などなど、強敵ぞろいなのです。

他に楽しい選択肢がたくさんある中、文字がびっしり書かれた資料が送られてきたらどうなるでしょうか? きちんと読んでくれる人はほとんどいないということが、想像に難くないでしょう。

仕事の資料というものは、「見てはもらえる」かもしれませんが「読んではもらえない」ということを、まずは頭に入れておきましょう。

■見た瞬間にわかる資料にする

読んでもらえないことを前提に資料作成を行うとき、最も大切なことはなんでしょうか? ここでぜひ知っておいていただきたいのは、資料を送られた相手は、3秒前後でそれが「必要か?」それとも「必要でないか?」を判断しているということです。

非常に極端なことを言っているように聞こえるかもしれませんが、これが事実です。つまり「パッ」としか見ていないのです。最後までじっくり読んでから必要かどうかを判断するという人は、まずいません。

私自身、今までたくさんの資料を作ってきました。作成する上で一番注意していたのは受け取った相手が「開封してから3秒で何が書いてあるかわかるようにする」ということです。

これができるようになるまで、私は完全に逆のことに一生懸命になっていました。「ちゃんと知ってもらえれば絶対に声をかけてもらえるはず」と思い、もっと丁寧に、もっと詳細に、説明しなければいけないのだと思ってしまっていました。

しかし、書けば書くほど、長くなれば長くなるほど、読んでもらえなくなるのです。

最初は、一番言いたいことをひと言だけ書くようなイメージで資料作りをしてみてください。このひと言だけ見てもらう、と考えて作るようにすると、他の邪魔な部分は極力取り除こうと思えるはずです。

■イメージを伝えると早い

3秒で何が書いてあるかわかるような資料にすることを考えると、言葉を極力少なくすることが大切だとわかるはずです。さらに、一瞬でイメージを伝えることができる、イラストや図などをうまく使うと、見た瞬間、相手がしっかりと理解できるようになります。資料作りをするときは、相手の立場になって考え、こういった工夫をすることがとても大切です。

文字だけの羅列になっていたり、難しい言葉が多用されたりしているような資料は、読んでくれる人に対して非常に不親切なものだとも言えるのです。

「今自分が作っている資料は3秒で理解できるか?」という観点で、常にチェックすることを忘れないでください。こうした資料作りができるようになると、相手からの反応も次第に良くなります。


これまでも何度もお話ししてきていますが、仕事の基本は「相手の問題や悩みを解決すること」なのです。常に相手の立場に立って考えることを忘れないようにしましょう。誰かを思いやる気持ちが「仕事」なのです。あなたにその気持ちがあれば、あなたの営業活動は必ず「仕事」につながっていくはずなのです。


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