メールで伝えることと直接伝えること

みなさんこんにちは、営業コンサルタントの菊原智明です。仕事上の連絡手段として、一番利用頻度の高いツールはなんでしょうか? おそらくメールでの連絡が大部分を占めている方が圧倒的に多いのではないかと思います。今回は、営業活動を行うときの連絡手段として、メールを使用する場合の注意点についてお話ししたいと思います。

■メールで伝えないほうがいい場合

メール、電話、直接会って話す、そのほかにもLINEやZOOMなど、ビジネスで利用できる連絡手段というものはたくさんあります。そんな中で多くの方に根強い支持を集めているツールは、やはりメールだと思います。即時性があるものの相手の都合で見てもらえるので、フリーランスとして新規仕事獲得のために営業活動を行っているような、まだ関係の浅いビジネス上の付き合いの中では非常に有効なツールです。

まずはビジネスマンとして、メールを使用する場合の基本中の基本の注意点は知っておく必要があるでしょう。

例えば、

・件名で内容がわかるようにする
・長文をひかえる
・改行を適度に入れる
・会社名や氏名を間違えない

などです。

さらにその上で、あなたが結果を出せるフリーランスになるために、知っておいていただきたいことがあります。それは「メールでは送らないほうがいい内容」があるということです。

具体的にどんなことをメールでは送らないほうがいいかと言うと、直接会ったり電話で話したりして「言いにくいこと」や「頼みにくいこと」です。

「謝罪」や「無理なお願い」などは、直接話すよりもメールのほうが伝えやすいものです。しかしこれは、あなたにとって伝えやすいだけで、相手にとっては決して気分がいいものではありません。こういった場面でこそメールを使わないほうがいいのです。

■重要な要件をメールで済ませようとする姿勢は嫌われる

直接「言いにくいこと」の1つに、謝罪があると思います。営業活動をする中で、何かミスをしてしまったり、失礼なことをしてしまったり、相手を怒らせてしまった場合はすぐに謝罪が必要でしょう。まだ一緒に仕事を始める前であったとしても、このようなことは起こり得るものです。

こういった場面で、謝罪をメールで済ませる人は、非常に多いような気がします。もちろん、相手の怒っている程度にもよりますが、このようなタイミングでメールを使ってしまうと、相手との関係が修復できない可能性が高いと私は思います。

「言いにくいからメールで伝えよう」とあなたは思うかもしれませんが、受け取った相手はどうでしょうか? 「こんな大切なことをメール1本で済ませるのか?」と思うかもしれません。そして同時に「あの人は私を大切な仕事相手と見ていない」と思うものです。

そんな人に、信頼して仕事を任せようと思うでしょうか?

特に、関係の浅い相手とトラブルになった場合、できるだけ相手に直接あなたの「声」を聞いてもらうことが重要です。直接会いに行けなければ電話でも構いません。誠実に謝るあなたの「声」を聞いてもらうことで、相手の怒りは収まるものです。その人がどんな人なのかまだよくわからない段階でメールの文字しか届かないと、相手が「悪い人」「嫌な人」を勝手に想像してしまいます。

もちろん、アポも入れずに突然会社に押しかけたりしてはいけませんが、どんなに短くてもいいので、直接話をする時間をもつことが大切です。些細なことですが、こういう部分をしっかりやっておくと「いざというときにしっかり対応してくれる人」という信頼を獲得することもできます。

■仕事上の「ギブアンドテイク」を軽視していると見られる

そしてもう1つ、無理なお願いなど「頼みにくいこと」を伝えるときも、できるだけメールを使わないほうがいい場面です。やはり謝罪のケースと同様に、相手からすればやっかいなことを「簡単にメールで一方的に言ってきた」と思われる可能性があるのです。これも「メールのほうが伝えやすい」というこちらの思惑が裏目に出てしまうパターンと言えます。

ビジネス上の「頼みごと」というのは、言わば「貸し借り」なのです。そしてこの「貸し借り」はいつか必ず清算されます。つまり「ギブアンドテイク」です。一方が「ギブ」しただけで終わるということはまずありません。

ところが、こういったことをメール1本で済ませる人は、このビジネス上の「ギブアンドテイク」を軽視している人だと見られます。自分中心の考えで一方的に「頼みごと」を押し付けてくる人だと見られてしまえば、信頼して仕事を頼んでもらうことも難しくなります。

たった1本のメールで、それまで積み上げてきた信用が一気に崩れてしまうこともあるのです。注意しなければなりません。


新しいツールが次々と出てきて、ビジネス上の連絡手段も多岐に渡ってきています。今回は、伝える内容によってツールを使いわけたほうがいいという話をご紹介しましたが、今後はそれを相手によって変えなければならないケースが増えていくでしょう。
とは言うものの、基本となるのは「そのツールで伝えられた相手はどんな気持ちがするのか?」を一度立ち止まってしっかり考えることです。自分本位で「自分にとってこれが一番都合がいいから」という考えでやってしまうと、大きな失敗につながるでしょう。常に相手の立場になって考えてみることを、忘れないようにしてください。


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