切り捨てるべき仕事の判断基準

朝の時間帯は非常に貴重です。ランチタイム前までの午前中の時間帯で、1日の仕事の8割を終わらせてしまう、そんな心構えで午前中の仕事に取り組むと、仕事の「質」「量」ともに劇的にアップします。そこで重要になってくるのは、この貴重な午前中の時間帯にやるべき仕事と切り捨てるべき仕事をしっかりと選別できるようになることです。今日はその「判断基準」についてお話ししたいと思います。

■仕事の準備の時間は切り捨てる

私の提案している「1日を5つの時間帯に分ける時間術」というものでは、午前中の時間帯は2つに分けられます。6時〜9時の1日の中で最も大切な「プラチナ時間」と、その後9時からランチタイム前までの午前中の時間帯「ゴールド時間」です。

「ゴールド時間」には、主に「プラチナ時間」でやり残した仕事を片付ける、というイメージでやればよいのですが、この際にポイントとなるのはこの時間を「準備時間に使わない」ということです。

仕事をするための「準備時間」というのは、実は「仕事をやっているようでやっていない時間」なのです。そんなことに、貴重な午前中の時間を使ってはダメなのです。

ここでいう「準備時間」というのが具体的にどんなものかというと、「この仕事を始めるにはその前にこれをやらなければならない」というような作業のことです。

最もわかりやすい例として、多くの人がやってしまっていることで言えば、「やることリスト」を作ることなどです。今日1日の仕事のスケジュールを朝、作っていませんか? 仕事に取り掛かる前に「最初にこれをやって、次にこれをやって……」と考えている時間、これが「仕事をやっているようでやっていない」仕事のための「準備時間」なのです。まずはこれをなくしましょう!

私は「やることリスト」の作成は、前日の夜にやってしまうことをおすすめしています。夜のうちに翌日の朝「プラチナ時間」「ゴールド時間」でやるべきことを、書き出しておくのです。やることが明確になっていると、朝、すぐに仕事に取り掛かることができます。次々リストをこなして、ランチ前までにその8割を完了させてしまうことを目指すのです。

私はこのやり方で、劇的に仕事の効率をアップすることができました。ある意味「ゲーム感覚」で仕事に取り組むことができるようになったのです。

習慣的に朝の時間帯にやっている作業を、もう一度見直して見てください。そして、その仕事が「仕事時間」なのか「仕事をやっているようでやっていない準備時間」なのかを、選別してみましょう。「準備時間」だと判断できるものは、午前中の時間帯ではなく別の時間に回しましょう。

「やることリストの作成」は、「仕事」ではなく「準備」ですよね? それならば、午前中の仕事からは真っ先に切り捨てなければならないことがわかるはずです。前日の夜、もしくはその日の夕方の仕事終わりなど、他の時間帯に回すことを考えてみてください。

■単純作業は切り捨てる

仕事をする上での午前と午後の最も大きな違いは、「頭の回転の速さ」です。いろいろな人と話をしたり、さまざまな情報が入ってきたり、朝起きてからの時間が経てば経つほど脳は疲労していきます。

それを考えると、頭を使う仕事をできるだけ優先して片付けていくことがいい、ということがわかると思います。つまり、頭を使わなくてもできる「単純作業」は午前中の時間からは切り捨てます。できるだけ後に回しましょう。

あなたは、自分の仕事の中で発生している「単純作業」をしっかりと把握できているでしょうか? もし把握できていないのであれば、自分の基本的な仕事を作業項目で書き出して、その中にどれくらいどんな単純作業があるかを把握しておくようにしましょう。

これをやっておくと、仕事の中で、何を午前中には切り捨てるべきなのかがよくわかるようになります。そして、この「単純作業」を把握することは、あなたが仕事のやる気がどうしても出ないときに、助けになってくれる場合があるのです。

午前中にはできるだけ頭を使う仕事をやったほうがいいというのは、先に言った通りです。しかし人間、気分や体調がすぐれずに、どうしても仕事のスイッチが入らないときというのがあるものです。そんなときには、今やっている仕事を一度止めてあえて単純作業をしてみてください。

仕事というのは、ほんの少しの作業のリズムが呼び水になったりするものなのです。単純作業で手を動かしているうちに、次第にやる気が出て再び頭を使う仕事に集中できるようになるものです。

事前に、自分の仕事の中からどんな単純作業がどれくらいあるのかを把握しておくことで、いろいろな場面で有効活用することができるようになります。ぜひ、単純作業の把握から始めてみてください。

午前中の仕事の中で切り捨てるべきは、ここでご紹介したたった2つのこと「仕事の準備時間」と「単純作業」だけなのです。これらを切り捨てることができるようになるだけで、午前中の時間の使い方が劇的に変わることは間違いありません。ここでやり残しが出たとしても、残りは午後の時間を使ってゆっくり終わらせればいいのです。午前中の時間の使い方を変えることができれば、その日1日分の仕事を確実にその日のうちに終わらせることができるようになります。簡単でわかりやすい判断基準ですから、今日からすぐにできますよね。ぜひ、実践してみてください。


<次回予告>
最後までお読みいただいて、ありがとうございました。次回は、ランチタイムの時間の使い方についてご紹介したいと思います。仕事と仕事の合間のランチタイムは、実は貴重な時間帯であるということを見落としている方は多いような気がします。次回もどうぞご覧ください。


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