極限まで仕事を効率化する方法

1日の時間帯の中で、午前中のランチタイム前までの時間帯というのは、非常に貴重なものです。この時間帯は、頭の回転が他の時間帯が比べものになりません。1日のうちで、最も効率よく仕事ができる時間帯とも言えるのです。この時間帯の仕事の効率を、さらに極限まで上げるために、もう一歩踏み込んだテクニックをご紹介したいと思います。

■一度で完成させるよりも三度の繰り返しで仕上げる

午前中の時間をムダにしないために、私がまず第一に提案しているのが「漆塗り方式」という方法です。これは、文章を読むときや書くときなど、午前中に頭を使ってやるすべての仕事について採用するとよい方法です。

午前中の仕事で大切なことは、常に8割程度の完成度を目指してやることです。はじめから細部を意識してしまうと、仕事が進みません。私もよく経験したのですが、はじめから考えすぎるとロクなことはありません。「これじゃダメだ」と何度もやり直しているうちに、どうたらいいのかわからなくなってしまうのです。手が止まってしまい、本題からそれていきます。2〜3時間かけてやった仕事を、翌日もう一度やり直すこともよくありました。

ここで、私がやっている「漆塗り方式」の具体的な仕事のやり方をご紹介したいと思います。

文章や企画書を作成するとき、まずは、書きたいこと、伝えたいことをすべて付箋に書き出します。付箋は貼ったり剥がしたりできますから、順番を自由に入れ替えることが可能です。ある程度思ったような順番に入れ替えられたら、まず最後までザッと文章や企画書を一気に書き上げてしまいます。

文章が間違っていようがつながりがおかしかろうが気にせず、最後まで突き進みます。その後、書いたものを二度、三度と見直すのです。そのほうが何倍も早く、いいものができます。私は「漆塗り方式」を採用するようになってから、2〜3時間という貴重な時間をロスすることはなくなりました。

書類の作成や文章を書くことが苦手だという方には、特におすすめの方法です。

■他人に自分の時間を奪わせない

午前中の時間帯を思わぬ形でロスしてしまうことがあります。それは「他人とのやり取り」が想定外に長引く場合です。例えば、電話してきた相手がなかなか話を終わりにしてくれずに

実はこういった時間は、「仕事をやっているようでやっていない時間」とも言えるのです。

いろいろなタイプの人がいると思いますが、長電話やLINEのようなチャット形式のツールで、相手の時間を奪ってしまう人には「時間をロスしている」という意識はほとんどないのです。しかしこれによって、あなたも相手も貴重な時間が奪われているということを忘れてはいけません。

そしてここには、さらに時間のロスとなる状況を生み出してしまう落とし穴が隠されているのです。

これは私も以前経験したことです。仕事相手と電話で仕事の話をしていたときのことでした。要件を話した後、その相手が雑談を始めたので、私も「少しくらいならいいか」と思い5分程度その話に付き合っていました。(そもそもこの5分も相手には迷惑なことなのですが……。)そして、電話を切る寸前に、もう1つ重要な要件を思い出して、今度はその話が始まってしまったのです。

電話でいくつもの要件を話してしまうと、結局、今の話で何が決まり、自分はこの後何と何をやらなければいけないのか、ということの見落としになります。それが怖いので、「今話したことを後ほど全部メールでお送りしますね」となったりするものです。あなたにもこのような経験はないでしょうか? これがいかにムダなことか、おわかりですよね?

長々と相手に時間を奪われる状況は、あなたのためにも相手のためにもならないだけでなく、せっかく話した内容もなかったことになってしまう可能性すらあるのです。

長引きそうになったら、なんでもいいので理由をつけて、あなたのほうから一度やり取りをストップすることを提案しましょう。電話の場合もチャットなどのツールの場合も、「一度席を外しますので、ちょっと待っていてください」と言えば十分でしょう。午前中の時間が非常に重要だという認識をもっていれば、自然にできるようになるはずです。

■他人の時間を奪わない

先ほど「他人に自分の時間を奪わせない」ことは、あなたにとっても相手にとっても非常に重要だというお話をしました。これに関連して、最後にもう1つだけ重要なことをお伝えします。

それは、あなた自身も他人の時間を奪わないように気をつけなければならないということです。

もう一度言いますが、相手の時間を奪ってしまう人には「時間をロスしている」という意識はほとんどないのです。あなた自身がそうなってしまう可能性もあるのです。

一歩踏み込んだ話をしますと、午前中、特に朝の時間帯が非常に貴重だということを知っているのは、何もあなただけではないのです。同じ意識で仕事をしているビジネスマンは非常に多いということも、わかっておかなければなりません。自分の時間を奪ってくる相手に「迷惑だ」と感じている人も、あなただけではありません。

私は午前中で1日の仕事の8割を終わらせるようにしてください、と言いましたが、例えば「あの人がすぐに返事をくれればこの仕事は終わる」「あの人がすぐにこの詳細を教えてくれればこの仕事は終わる」と思って相手の時間を奪うようなことをしてはいけません。

相手の時間を奪う人は、いずれ誰からも相手にされなくなります。信頼を失ってしまうと、仕事の効率ますます悪くなり、逆に1つ1つの仕事に時間がかかるようになってしまうのです。

今回ご紹介した3つの話は、実は、仕事に集中している朝だからこそ陥りがちな状況を、冷静に判断してうまく回避する方法です。朝の時間にあった仕事をやるということは仕事を効率的に進めるための第一歩です。そしてそれと合わせて今回ご紹介したこともセットで覚えておくようにしましょう。これらのことをしっかりと理解しマスターすることで、活躍できるフリーランスになれるかなれないかが決まるのです。


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