こんにちは。1週間ぶりの出社でしたが、メールボックスが大変なことになっていました。笑

以前のnoteでも紹介しましたが、私はメールボックスを活用しながらタスク管理を行っています。日々大量に届くメールをさばきながら案件毎に分類することで、業務を振り分けつつタスクの進捗管理を行います。

いい事例である予感がしましたので、今回の大量メールを例としてワタシのメール処理方法とメールボックス活用術について紹介します。

私自身、他人のメール管理について知る機会がなかったので、どれくらいお役に立てるか分かりませんが、しばしお付き合いください。

1週間分のメールは400件超

朝イチで1週間分の仕分けに着手しました。開けてびっくり400件余り溜まっておりました。

一般的にこれが多いのか少ないのか分かりませんが、途中で心が折れそうになりつつも無事完了。

だいたい2時間くらいかかって以下のように仕分けました。

《全メール425件の仕分け結果》
担当外の業務メール　55%（234件）
担当する業務メール　45%（191件）
・うち、対応不要または即対応可　41%（176件）
・うち、要検討分　4%（15件）

最終的には『要検討』の15件のみ受信ボックスに残します。残りは必要に応じて対応後、保存フォルダへ移動、または削除します。

このように『要検討』15件のみを受信ボックスに残す事で、忙しさを『見える化』してタスク管理しています。基本的にTo doリストは作りません。ただし、口頭での依頼は手の甲にメモします。笑

私は毎日7時出社なので、今日のメール整理2時間を加算しても9時となります。周りがパラパラ出社する段階で、1週間の出来事をある程度把握できるのも利点の１つです。

ここからは少し詳細を説明します。

1） 保存フォルダは構成・階層を統一する

パソコンで仕事される方は、実業務で作成したファイルを整理・保管するためにフォルダを使用しているかと思います。資料や作業ファイルを案件毎に格納するあのフツーのフォルダのことです。

私の場合、この通常業務用フォルダとメールの保存フォルダの構成を統一しています。具代的には、フォルダの建て付けやフォルダ名、階層などを全く同じ構成にしておく感じです。

タスク管理上はこの部分が結構ミソで、むやみやたらにフォルダを作らずに原則メラーリングします。

構成・階層を統一することによって、ある特定の業務に関連するファイルとメール上でのやりとりをすぐに紐づけることができます。過去のメールも探しやすく、検索は早くなるかと思います。

2）対応不要メールは保存フォルダにまず移す

繰り返しになりますが、朝イチのメールの仕分けでは、対応が必要な案件を除き、すべて保存フォルダに分類・格納します。

自業務に関係ないメールはタイトルのチラ見、本文ほぼノールックで削除します。また、対応が要とすぐ判断できるメールは保存フォルダに秒速で移します。私の場合、以下のような感じになります。

《ノールック削除》
・私に関係しない周知メール（落とし物の連絡等）
・社内SNS関連メール
・業者からの広告メール　等
　※ ただし、削除メールとして保存してます。笑

《一応保存フォルダへ格納》
・業務上不要なメール（メンタルヘルス講習等）
・庶務関連のメール（事業所の工事日程等）
・参加しない飲み会の集約メール　等

これだけで大分綺麗になります。しょうもないメールがいかに多いことか。笑　私の場合、この作業により受信ボックスに残るメール件数は、最初の半分くらいまで減ります。

3） 残ったメールはひたすらに仕分け

上記の『ノールック削除』『一応保存フォルダ』に該当しないモノが仕分け対象メールになります。以下の３つに分類しながら整理します。

① 対応が不要な案件
② 対応が必要だがすぐ返せる案件
③ 対応が必要かつ時間を要する案件（＝要検討）

①は保存フォルダへ移動、または秒速で削除します。②はその場でとりあえず返信します。

③のみ受信ボックスに残す対象となります。やりとりが複数のメールにまたがる場合は最新のモノと添付ファイルがあるモノのみを残します。

このように内容を確認しては①〜③に仕分けるという作業をただひたすら繰り返します。この段階ではあまり脳味噌は使いません。少しでも迷ったら③に分類します。

③についても対応が完了次第、都度保存フォルダへ移動させます。

なお、送信メールは、相手から未返信分はそのまま送信ボックスに留めておき、返信が来次第②として保存フォルダに格納しています。

未処理分のみ受信ボックスに留めて残務量を可視化

このように、受信ボックスに溜まったメールの量で忙しさを可視化します。メールは定期的に確認するため、未処理のタスクが頭に都度刷り込まれ、やるべきタスクが記憶として定着やすくなります。

この作業を朝イチで行います。通常なら30分もあれば完了するので、毎朝7時出社であれば遅くとも8時から本業務に着手することができます。

さいごに

私自身、他の方のメール処理方法を知らないのでどの程度効率的かは分かりかねますが、今のところワタシのベストな方法です。

毎日この繰り返しです。明日も明後日もこの繰り返しです。笑　それではまた。