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【サラリーマン必見】かんばん方式でタスク管理。アウトプットを次々と出すために私が実践しているマイルール

私は半年ほど前からJooto(デジタル)でタスク管理をしています。

もともとアナログ派だったのですが、Jootoを使いかんばん方式でタスク管理をするようにしたところ、アウトプットが圧倒的に早くなり、たまにあった仕事のやり忘れ、〆切超過がなくなりました🎉

本記事では、超メンドくさがり屋の私が実践しているタスク管理の方法とマイルールをご紹介します。

この記事はこんな人にぜひ読んで欲しいです👍

✅ サラリーマン1年目〜3年目の新人社員✅ 毎日どんどんタスクが増えていく、とても忙しいと感じている人✅ 「あれどうなった?」と、よく先輩から催促されがちな人✅ 楽に効率的にタスク管理をしたい人(めんどくさがり屋な人)

そもそもJootoとは👀

Jootoとは、クラウド型タスク管理 アプリです。Windows・Mac OS・iOS・androidに対応しているため、パソコン、スマホ、 タブレットなど、どのデバイスからも接続可能となっています。

また、Jootoでは「かんばん方式」でのタスク管理を採用しています。

「未着手/処理中/完了」といった状況リストを作成し、そこに作業しているタスクをカードとして追加していきます。タスクの進行に合わせてカードを次のリストに移すことで、今自分がどのようなタスクを抱えていて、何が終わっていて終わっていないのかを可視化できるのが特徴です。

私は会社のパソコン、業務用スマートフォンにJootoを入れ、いつでもどこでもタスクを管理できるようにしています。

私のタスク管理方法とルール

管理方法自体は至ってシンプルです。状況リストは「ToDo/今日やること/進行中/完了」の4種を用意しています。

<管理方法>1️⃣ タスクが発生したらとりあえずToDoに追加する2️⃣ 始業前に今日やることを決め、それを「今日やること」へ移動する3️⃣ タスクに手をつけたら「進行中」へ移動する4️⃣ タスクが完了したら「完了」へ

加え、私は以下のマイルールを設定しています。これが重要です!

<マイルール>✅ ToDoを追加する際、入力するのはタスク名だけ✅ どんな細かい些細なタスクでもすべてJootoで管理する✅ タスクは1日で完了できる作業量まで分割する✅ 同時に「進行中」に存在できるタスク数は3つまで

ToDoを追加する際、入力するのはタスク名だけ

Jootoではタスク名に加え、開始日や締切日、カテゴリなどを設定できるのですが、これらは一切使いません。(Jootoの人すみません・・・)

几帳面な人はこれら項目を漏れなく設定し、きちっとタスクを管理したい衝動に駆られるかもしれませんが、そこは我慢。タスク管理に時間を取られては本末転倒。

個人のタスクにかかる作業なんてたかがしれていますし、ガントチャートで描画することもないですよね。スケジュールを練る暇があったらさっさと手をつけたほうが良いです。

どんな細かい些細なタスクでもすべてJootoで管理する

私はどんな細かい些細なタスクもJootoで管理しています。例えば「〇〇さんにメールする」「〇〇さんに書類を提出する」など。

人間っていうのは忘れっぽい生き物。たった今頼まれた仕事でも、ちょっと同僚と雑談をしただけで忘れてしまいがち😢

先輩社員は誰にどんな仕事を頼んだのか案外覚えています。「あの仕事、どうなった?」と言われないよう、どんなどんな細かい些細なタスクとして追加するようにしましょう!

 タスクは1日で完了できる作業量まで分割する

終業時間には「今日やること」「進行中」のリストにタスクが何もない状態となっていることが理想。なぜなら、日を追うごとに負債のごとくタスクが積まれていき、今自分が何をすべきか分からなくなってしまうからです。

そのためには、タスクは1日以内に消化できる大きさにしなければいけません。可能ならば数時間以内に消化できるのがベストです。

例)プレゼン資料を作成する→ 1、シナリオを作成する→ 2、上長からシナリオレビューをもらうためのスケジュールを確保する→ 3、指摘を修正する→ 4、パワポを作成する

 同時に「進行中」に存在できるタスク数は3つまで

一般に、仕事を同時並行的に行うと効率が遅くなると言われており、進行中のタスク(Work In Progress=WIP)の数を制限することは仕事の効率性を向上させるとされています。

WIPを制限することがなぜ重要なのかはこちらの記事を参照ください。

一度に多くの仕事を行うと頭の切り替えが大変なのは容易に想像つきますよね。目の前のタスクを次々とこなすことが結果としてアウトプットの速さに繋がるのです。

最後に

読んでいてお気付きの方いたかもしれませんが、このマイルールはアジャイル開発でかんばん方式で開発を進めていく際のTipsに通づるものです。かんばんをうまく使いこなすことはアジャイル開発を促進するだけでなく、このように個人のタスク管理にも使えるんですね。

タスク管理にお悩みのサラリーマンの方々、ぜひ実践してみてください🎉アウトプットのスピードを上げ、成果をどんどん残していきましょう。


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Product Owner at docomo / プライベートでもC向けWebサービス作ってます / 元 #入江開発室 / #nyan / SketchやXd、Figmaなどのデザインアセットのシェアサービス #collin

スキありがとうございます😍
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Yuta Kishi

Product Manager @ docomo / #nyan / #collin

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