何かとGoogleフォームを作ることの多い僕が、フォーム作成時に気をつけている8つのこと
最近、「Googleフォーム作ってもらえない?」と頼まれることがよくあります。
特段自分がGoogleフォームマニアという自覚はないのですが、とあるアカペラサークルの運営に携わる中で、必要に迫られてフォームをせこせこ作っているうちに、「こいつにざっくりお願いすればいい感じのフォームを作ってくれる」と認識されるようになったようです。
とはいえ、このまま自分ばかりにフォーム作成依頼が集中してしまい、しんどくなるタイミングが訪れそうな気がしないでもないので、普段どんなことに気をつけながらフォームを作っているかを言語化してみようと思います。
※そもそもGoogleフォームの使い方がわからない方はこのような解説サイトがたくさんあるのでググってください。笑
1.フォームのタイトルはわかりやすく、管理しやすくする
フォームのタイトルは、「何について」「何をするフォーム」なのかが明確にわかることが大切です。
【たとえば】
■飲み会の参加申請をするためのフォームなら
→「〇〇飲み_参加申請フォーム」
■イベントのアンケートを取るためのフォームなら
→「〇〇イベント_アンケートフォーム」
些細なことかもしれませんが、どういうタイトルなのかによって、フォームの印象が変わってきます。
【たとえば】
■〇〇飲み_参加申請フォーム
→「参加する人だけ入力するフォームなのかな?」
■〇〇飲み_出欠申請フォーム
→「出席する場合も欠席する場合も入力するのかな?」
「参加」「出欠」という言葉の違いだけで、入力する側の「どんなフォームなのか」の印象が変わるため、言葉選びには注意が必要です。
また以下のように、墨つきカッコ「【】」を使って「いつのイベントなのか」「いつまでが期限なのか」などを記載しておくと、わかりやすいだけでなく、作成する側がフォームを管理する上でも便利です。
【たとえば】
■【10/23開催】〇〇飲み_参加申請フォーム
→「10/23にある飲み会なんだ!」
■【期限:10/23まで】〇〇イベント_アンケートフォーム
→「10/23までに回答しなければいけないんだ!」
2.「どんな情報が欲しいか」をもとに設問を用意する
言わずもがな、フォーム作成の上でキモになってくる要素の一つが「設問」です。設問の書き方一つで、集めたい情報が手に入らなかったり、逆に余計な情報が手に入ってしまうこともあります。
そのため、設問を入力する前に「このフォームを通じて自分たちはどういった情報が欲しいのか」をメモして、整理しておくことが大切です。
その上で、「入力した人の連絡先が欲しいから、メールアドレスの入力欄を作ろう」「何をきっかけにこのイベントを知ったのかが知りたいから、選択肢式の設問を用意しよう」というように、具体的な設問や回答形式に落とし込んでいくと漏れがなくなるかと思います。
またタイトル同様、設問分もわかりやすさを重視した方がよいでしょう。
【たとえば】
「次のうち、当てはまるものを全て選んでください」
「〜を半角数字で答えてください」
「〜について、箇条書きで入力してください」
このように、ただ「選んでください」「答えてください」「入力してください」ではなく「どのようにしてほしいのか」を記載することで、設問の意図が伝わりやすくなります。
3.選択肢は「モレなく」「ダブりなく」、「その他」も活用する
簡単なようで意外と難しいのが、選択式の設問。ついついやってしまいがちなのがこういうやつ。
【たとえば】
■次のうち、当てはまるものを一つ選んでください。
(1) 大学生
(2) 社会人
→「高校生は!?」(モレがある)
■あなたの年代を次のうちから一つ選んでください。
(1) 20代以下 (2) 20〜30代
(3) 30〜40代 (4) 40〜50代
(5) 50〜60代 (6) 60代以上
→「30代は2と3どっちを選べばいいの!?」(ダブりがある)
このような選択肢だと入力する側が戸惑ってしまうため、選択肢を設定する際は「モレている選択肢がないか」「ダブっている選択肢がないか」を確認することが大切です。
とはいえ、中には選択肢になりうる要素が多く、「モレなく」「ダブりなく」することが難しい場合があります。
そういったときは「その他」の選択肢を用意しておくとよいでしょう。
※便利なことに、Googleフォームには「その他」を設定することで入力者が自由に入力できる選択肢が作れます。
かがくの ちからって すげ ー!
4.「説明文」に入力例を記載しミスを防ぐ
記述式の設問にありがちなのが、入力ミス。
誤字脱字はある程度仕方ないのですが、「フルネームで入力してください」と記載しているのに苗字しか入力されなかったり、「カタカナで入力してください」と記載しているのにひらがなで入力されたり…。
これらを防ぐためには「説明文」の機能を使い、設問の下に入力例を記載しておくのが有効です。
【たとえば】
■お名前をフルネームで入力してください
例:宮島健太郎
→「ふむふむ、フルネームを入力するんだな」
■お名前のよみをカタカナで入力してください
例:ミヤジマケンタロウ
→「ほうほう、カタカナで入力するんだな」
他にも、記号を使って入力して欲しいときなどにもこの方法は有効です。
【たとえば】
■当日演奏する曲を「曲名/アーティスト名」の形で入力してください
例:イエスタデイ/Official髭男dism
→「なるほど、曲名とアーティスト名の間にスラッシュがいるんだな」
5.入力ミスがあると困る項目は2回入力させる
何かのWebサイトに会員登録する際、メールアドレスを2回入力することってありませんか?
あれはどうして2回入力させるかというと、メールアドレスは「長くて(=入力ミスが起きやすい)」「重要な(=入力ミスされるとめっちゃ困る)」項目だからなんです。
なので、特に自分の知り合いでない人々に入力してもらうフォームでは、メールアドレスなどの「長くて」「重要な」項目を入力する設問は2つ用意した方がよいでしょう。2回連続で入力ミスすることはほとんどないでしょうし(絶対とは言い切れませんが…)。
6.完成したら、必ずテスト入力する
たぶんこれが一番重要なのですが、フォームが完成したらまずは自分で一度テスト入力してみることが大切です。
実際の入力画面を開いて、「フォームを初めて入力した人」のつもりになって、入力を進めてみます。
誤字脱字はないか。説明はわかりやすいか。回答方式は正しく設定されているか。設問の必須回答/任意回答の設定は間違っていないか。
一つ一つ丁寧に確認しながら入力してみて、無事最後まで入力できて初めて「フォーム完成」といえます。
7.フォームに記載している情報は常に最新にしておく
Googleフォームの冒頭には、フォームの説明を記入する欄がありますが、イベントの参加申請フォームによくありがちなのが、「イベントの詳細が変わったのに、肝心の参加申請フォームの情報を更新していない」ということです(かく言う僕も何度かやったことがあります…)。
人間は忘れる生き物なので、リマインダーアプリやカレンダーアプリなど、あらゆる手段を講じて更新を忘れないようにするのが良いでしょう。
面倒かもしれないですが、慣れないうちは「1週間に1回」という風に決めて、フォームの更新が必要かどうかを確認するのもありかと思います。
8.入力してくれた人への感謝を伝える
僕がGoogleフォームを作成する際は、入力完了後に表示されるメッセージ内に必ず「入力ありがとうございます」と記載するように心がけています。
それをやったからといって、入力ミスが減ったりするわけではないのですが、無機質でデジタルなやりとりだからこそ、こういった「少しの気遣い」が大切なんじゃないかなと思っています。
こちらは右上の歯車マークをクリックし、「プレゼンテーション」のメニュー一番下の入力欄から設定が可能です。
また、定員があって参加可否が先着順で決まるイベントの場合、「イベントの参加可否については○月×日までメールでご連絡します。」という注意書きがあるだけで、参加者の方が安心できるのでおすすめです。
フォームを使うのは「効率化」のため
そもそもGoogleフォームを使って、人々から情報を集める目的はなんでしょうか。
どんなフォームにも共通して言えることは、「一対一ではなく、一対多で情報のやりとりを可能にし、人からの情報収集を効率化すること」だと思います。
なのに、Googleフォームを使った結果、余計に手間がかかってしまった、というのはもったいないですよね。
一番重要なのは、「入力する側の気持ちや状況を想像すること」だと僕は考えています。
自分にもまだまだな部分は多くありますが、今回の内容が何かのご参考になれば幸いです。
読んでくださり、ありがとうございました〜!
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか?