【バーチャルオフィスツールとは】5つのメリットと4タイプの選び方
「リモートワークに切り替えたら、社内のコミュニケーションが減った」
「バーチャルオフィスを導入して社員間のやりとりを活性化させたいと考えているが、どんな種類があって、何ができるのか、どれを選べばいいのか迷っている」
「バーチャルオフィスツールのタイプ別の特徴や選び方について知りたい」
この記事は上記のように悩んでいる、経営者や人事担当者の方へ向けて書いています。
✔︎ この記事でわかること
バーチャルオフィスツールとは
バーチャルオフィスツールのメリット5つ
バーチャルオフィスツールの4つのタイプ
バーチャルオフィスツールの比較ポイント3つ
リモートワークによる社内コミュニケーションの減少を改善したいと考えている方向けの記事です。
本記事では、コミュニケーションの活性化や社内一体感の醸成、生産性の向上に役立つ、バーチャルオフィスツールの メリットやタイプ別の選び方をご紹介します。
バーチャルオフィスツールとは、オンライン仮想オフィス
バーチャルオフィスツールとは「web上の仮想オフィスにより、あたかも同じオフィスにいるような感覚で仕事ができるツール」です。
新型コロナウイルスの感染拡大によりリモートワークが普及し、コミュニケーションはメールや チャット、web会議ツールが主流です。
しかし、それらは業務効率化や生産性向上に役立つものの、コミュニケーションの不足、一体感の欠如、共同作業の難しさ、教育・マネジメントなどにおいて新たな課題を生み出しています。
解決策として、注目を集めているのがバーチャルオフィスツールなのです。
たとえば、仮想空間の自身のアバターを操作して、同僚との会話やミーティング、イベント開催などが可能です。
バーチャルオフィスツールのメリット5つ
バーチャルオフィスツールを導入することで、以下のような5つのメリットが期待できます。
✔︎ メリット5つ
コミュニケーション不足の解消
一体感の醸成
新たな交流接点の創出
共同作業の効率化
教育・マネジメントの効率化
順番に解説します。
1．コミュニケーション不足の解消
リモートワークによるコミュニケーション不足は、会社全体の業務効率や人間関係、収益にも影響を及ぼすリスクがあります。
コミュニケーション環境の構築が必要ですが、従来のメールやチャットツールではテキストによるため、コミュニケーションのタイムラグや解釈の違いといった問題があります。
また、web会議ツールではコミュニケーションの頻度が少なかったり、業務内のコミュニケーション（報告・連絡・相談など）に終始したりするなど、業務外のコミュニケーション（気軽な雑談など）がしづらいという問題もあります。
バーチャルオフィスツールを使えば、いつも職場の仲間とつながっていますのでチャットツールでは困難な「リアルタイムでの双方向のコミュニケーション」が可能となり、ちょっとした声かけや確認、相談などに有用です。
コミュニケーション頻度が向上すれば、リモートワークによるモチベーションの低下や孤独感・疎外感を解消し、チームの結束力や信頼関係の構築につながります。
2．一体感の醸成
バーチャルオフィスツールでは、仮想オフィスにメンバーを実際に見える顔やアバターとして表示させることで、同一の仮想空間内での仕事が可能です。
従来のチャットツールではわからなかった「誰がどこで何をしているのか」もステータス表示（作業や会議、勤怠など）で把握できます。
社員一人ひとりの状況が一目瞭然となるため、リアルに近いオフィス環境が構築でき、職場の仲間との一体感が生まれます。
社員がチームとして働いている実感を得ることは、社員のエンゲー ジメントの増加やモチベーションの維持、企業文化の継承・醸成にも重要です。
3．新たな交流接点の創出
従来のオフィス環境では、出社時にすれ違うときに発生する雑談や他部署から聞こえてくる会話、他部署との上司との同行営業の際のコミュニケーションなどがありました。
しかし、リモートワーク下のチャットツールやweb会議ツールでは、同部署内でのコミュニケーションに終始しがちで他部署との接点も減少傾向です。
バーチャルオフィスツールでは雑談ルームやプロジェクトなど目的別に分かれた任意の仮想ルームを設置することで、部署間を横断したコミュニケーションの機会を創り出せます。
従来の物理的なオフィスよりも気軽にコミュケーションが取れることが他部署との関わりを増やし、コミュニケーションの活発化につながります。
他部署との交流機会が限定されやすい新卒や中途採用の社員にとっても、気軽に雑談できる環境は「安心感や他社員との関係性構築、他部署の仕事の理解」などにつながります。
リモートワークでは意図を持って、コミュニケーションの場の設定が必要です。
4．共同作業の効率化
バーチャルオフィスツールでは、画面や資料の共有機能を備えています。
たとえば、パソコンの画面を見ながら確認してほしい時や資料を一緒にチェックしてほしい時など、気軽に共有できます。
また、バーチャルオフィスツールは画面共有機能だけでなく各種機能（チャットや音声通話、ビデオ会議）がひとつにまとめられていますので、ひとつの画面上でツールを切り替えせずに使い分けが可能です。
その結果、リモートワークで生じるさまざまな無駄を省き、仕事の効率化も図れます。
バーチャルオフィスツールがない場合、各々の接続設定などで共有に時間がかかることから、確認の躊躇による業務の遅延リスクも想定できます。
バーチャルオフィスツールは共同作業や業務を効率化し、社員間のやり取りを活性化させます。
5．教育・マネジメントの効率化
オフィス勤務と比較するとリモートワークでは、社員の仕事ぶりや勤務態度、部下への教育などのプロセスが見えないため人事評価が難しくなる傾向になります。
社員は上司から正当に評価されているのか不安になり、モチベーションの低下やストレス、離職につながるケースもあります。
バーチャルオフィスツールであれば、適切なタイミングでコミュニケーションがとりやすいため、部下のマネジメントおよび仕事の進捗状況や悩みの把握に役立ち、定性評価もしやすくなります。
バーチャルオフィスツールの4つのタイプ
バーチャルオフィスツールは、4タイプに大別できます。
オフィスを再現するタイプ
イベントで交流を増やすタイプ
作業効率向上に強みのあるタイプ
管理やマネジメントにも強みのあるタイプ
1．オフィスを再現するタイプ
実際のオフィス同様、社員の存在感を感じられるタイプのバーチャルオフィスツールです。
レイアウト上でアバターを自由に動かして相手に近づくことで、気軽に会話ができます。
また、社員の顔や作業状況、相談してもよい状態かどうかわかる、といった様々な仕組みを備えていますので、よりリアルに近いバーチャル空間を取り入れたい企業様に適しています。
ツールによってはPCのカメラで自動撮影された写真が共有されるので在籍状況が一目でわかります。
相談したい時にボタンをクリックするだけでweb会議が起動するツールもあります。
2．イベントで交流を増やすタイプ
会議や懇親会、セミナーなどが簡単に開催ができ、より自由な会話が楽しめるタイプです。
たとえば、その場限りの議論や情報整理に使えるホワイトボード機能や、主催者が場を取りまとめたり動かしたりするための機能などが洗練されていますので、イベントに向いています。
また、デザインを自由に決められる機能もあり、ブランドカラーや企業ロゴを追加することで、企業らしさを視覚的に演出できます。
3．作業効率向上に強みのあるタイプ
テレビ会議、予定表、ステータス（プレゼンス）、チャットなど現在業務で利用しているツールとの連携が可能なタイプです。
バラバラになっているツールの情報をバーチャルオフィスツール でまとめて把握することで、気軽な声かけのハードルが下がります。
ツールの連携で作業効率を 向上させたい場合は、こちらのタイプが適しています。
4．管理やマネジメントにも強みのあるタイプ
社員の顔が見えて、声かけがしやすくなると作業の状況だけでなく、体調やメンタル面にも配慮できるタイプです。
チームメンバーのステータス状況から、作業しているかどうかの誤解やストレスも少なくなります。
Googleカレンダーに連携しているタイプもあり、他メンバーのスケジュールの把握が容易です。
事前に社員に予定確認の必要はなく、空いている時間がわかるため、声かけができます。
バーチャルオフィスツールの比較ポイント3つ
自社に合ったバーチャルオフィスツールを選ぶ際に注意すべきポイントは3つです。
PCへの負荷の大きさ
共同作業のしやすさ
プライバシーへの配慮
以下、詳細に説明していきます。
1．PCへの負荷の大きさ
企業によっては会社からPCを与えず、各個人のPCを用いて業務を進めていることもあります。
バーチャルオフィスツールはオンライン上でやり取りをするため、PCに与える負荷を考慮する必要があります。
利用ソフトがエクセルやワードといった負荷の軽いソフトであれば、バーチャルオフィスツールの導入が大きな問題になることは考えにくいです。
しかし、動画の編集や高精細な画像・イラスト加工といった負荷の大きな作業を行っている場合には、PCへの負荷が過剰となる可能性もあります。
PCの動作が遅ければ、業務効率の低下やストレスにつながりますので注意が必要です。
「oVice(oVice株式会社)」は消費データが約3M程度で利用でき、インターネットの速度 が比較的遅い環境でも利用できます。
2．共同作業のしやすさ
画面や資料の共有機能、他ツールとの連携機能あるかどうかで共同作業のしやすさが変わります。
簡単な会話を始めても、資料の共有などができなければスムーズな業務のやり取りはできないからです。
また、バーチャルオフィスツールを他ツール（カレンダーやオフィスソフト）と連携せずに使うと、業務効率が低下します。
そのため、共有機能や他ツールとの連携機能は必須のチェックポイントといえます。
3．プライバシーへの配慮
バーチャルオフィスツールにおいて、常にアバターの様子が誰でもわかる状態になることに「監視されている」という感覚になる人もいます。
加えて、気軽に音声通話やweb会議ができるため プライバシーを侵害することがないよう十分な配慮が必要です。
カメラ機能はオフにするなど、 社員の要望に応じて使い方を工夫することも検討しましょう。
「roundz(ラウンズ株式会社)」はカメラによる緊張感やアバターを動かす煩わしさから、あえてカメラやアバターを排除し、音声のみのバーチャルオフィスツールです。
画面共有機能もあ り、リモートワークの生産性と効率性は維持しています。
バーチャルオフィスツール6選
ご参考までにバーチャルオフィスツールのリンクを6つ掲載します。
以上です。
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P.S. 課題を通してまとめたノウハウは、「BtoB向けのWebライティングのやり方」にまとめています。
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