キャパオーバーで絶望した経験のある人へ:依頼を受ける前にやっておくべき3つの対策

過去2回ほど仕事でパンクして精神が不安定になったことがあるので回避策を書く。

回避策と言っても、「業務を受ける前の対策」と「業務を受けてからの対策(タスク管理ツールの活用など)」があるが、今回は「業務を受ける前の対策」について書く。

結論から書くと以下の3つを行うこと。



1. 依頼を受ける前に依頼の詳細内容とレベルを正確に把握し、その業務をやりきる力が自分にあるかを照らし合わせる

2. 依頼を受ける前に依頼主から求められている成果物のレベルを把握する

3. 求められているレベルに対して自分が出せる成果のレベル感を依頼主に提示し、事前に理解しておいてもらう



以下、それぞれに言及していく。

1. 依頼を受ける前に依頼の詳細内容とレベルを正確に把握し、その業務をやりきる力が自分にあるかを照らし合わせる

「依頼の詳細内容とレベル」については、例えば下記を把握すること。


・提出期限
・業務を完了するためにかかる(と予想される)時間
・業務を完了するために必要だと思われる経験や知識
・業務の範囲
・業務を行うために必要な素材は揃っているかどうか
・揃っていないとすればいつごろまでに揃うか など。

で、これらを明確にしたうえで自分がどのくらいの時間とパワーをかければいいかと測る。

キャパオーバーに陥りやすい原因としては、ここを照らし合わせないまま何となく受けてしまうこと。原則、仕事を受けてから「こんなだったなんて聞いてないよ!」と言っても通らない(依頼主が意図的に隠していないかぎりは)。

例えば「TOEIC800点程度の英語力が必要な翻訳業務」を依頼された場合、本当に翻訳に必要なのは英語力だけなのかを確認しなければならない。もしかしたらその英文はマーケティングの専門用語や概念が分からないと理解できないものかもしれない。

何となく「できるだろう」で受けてしまうのは危険。

2. 依頼を受ける前に依頼主から求められている成果物のレベルを把握する

依頼内容のレベル感とは別に、依頼主がその業務をどのくらいのレベル感で欲しいのかを確認する必要がある。

例えば「企画書を提出して欲しい」と言われた際に、依頼主がどのくらいのパワーをかけた企画書を欲しているのかを可能なかぎり聞いておく。

(内容がしっかりしていれば)メモ帳に箇条書きした程度のものでOKな場合もあれば、パワーポイントで数十枚の分量のものを欲していることもある(それが本当に必要なのかどうかはさておき。依頼主が、融通の利かない依頼主の上司に「パワポ数十枚で欲しい」と言われているケースも考えられる)。

3. 求められているレベルに対して、自分が出せる成果のレベル感を依頼主に提示し、事前に理解しておいてもらう(予防線を張っておく)

これもまたキモだと思う。
依頼を受ける前に、自分の出せる成果のレベル感を提示しておくこと。

例えば、

「自分は英語はできるが業界の専門知識は分からないので時間がかかります」

「的を得た企画書をつくる自信はありますがパッと見でも分かりやすいものをつくる自信はありません」

「完璧な成果物を提出する自信はありますが、◎◎日まで出張が続くので提出は△△日になってしまいますが大丈夫でしょうか?」

...と、予めしっかりと依頼主に伝え、ニギっておくこと。

これにより、成果物を出したあとに大幅な修正があったり、失望されるリスクはある程度軽減できる。



以上3つでした。
依頼を受ける際にこれらを習慣づけておくと業務のボリュームがブレなく把握でき、依頼を受けた後に予想外のバタバタには巻き込まれなくて済むかなと思う(実際、業種問わず仕事のできる方はしっかりとこれらを事前に聞いてくることが多い)。

...と、パンクして精神がヤバかった時期にある方から教えてもらったことを書いてみました。基礎かもしれないけど、この3つをどんな時でもしっかり押さえられる方は凄いと思う。

筆者:@konno108
筆者の会社:Gerbera Music Agency

photo credit: NukE-Bomb via photopin (license)

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金野和磨 GMA

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