こんにちはー\( ˆoˆ )/

通常、外注費は、外注業者さんから請求書が届き、その内容に沿って振り込みを行っていると思います。

しかし、建設業の協力業者の方々は1人で事業を行っていたり、高齢のことも多いので依頼側が請求明細を代理発行しています。

①今までの方法

こんな感じで外注費を管理しておりました。

⑴複写式伝票に各工事担当者が記入
⑵上長提出後、経理がエクセルで集計
⑶集計表をもとに振り込み
⑷明細は社内引出しへ。各自取りに来てもらう。

この方法だと、
・遠方の現場担当者が毎月締め日前に、会社に戻り記入する
・現場ごとの請求記録は毎回遡らなければならない
・契約情報との照らし合わせは電卓で行っていた
などなど。

②kintone×krewData×repotoneで改善

改善後の流れはこちら。

⑴現場担当が外注費登録アプリに入力
⑵締め日後、krewDataで自動集計
⑶集計結果をrepotoneでPDFへ。郵送する。

▼外注費登録アプリ

外注費入力時には、過去の請求情報や、契約内容を表示できるので
「あれ〜契約書のファイル持ってる人誰ー？」
ということも起きにくくなります。
もちろん、いつでもどこでも入力や確認が可能に。

▼外注費月集計アプリ

また、krewDataで自動集計することで、転記ミスを防ぎ、集計業務の時間が0になりました☆

repotoneで楽々明細表の発行も！
（自分だけに表示している”ボツ”ボタンが出ているw）

③さらに便利に

今は、各協力業者さんが明細を知るタイミングが集計後に1ヶ月分知ることになっていますが、ちょっと遅いですよね。

「今月いくら振り込まれるんだろう...」
「あれ？この明細ちょっと違う気がする...」
そんな不安はなくしておきたい。

今後は、外注業者さんが慣れてきた頃に、じぶんページやChobiit for kintoneなどで随時公開していく事も想定しデモを作成済ですw

また、紹介しまーす！