こんにちは
impressiveというWeb制作会社でDirectorをしているナカノです。

最近はめっきり寒くなってきましたね。
まさに「冬来る（Winter Is Coming）」です。
（意味がわからない人はGame of Thronesをご覧ください。オススメです）

さて、私たちimpressiveは今期初めの10月から週2日のリモートワークでの作業を認める動きを実施しました。今年のから取り組みだしたリモートワーク化については、弊社の取締役のoathkiteくんが丁寧にまとめているので、こちらの記事をご覧ください。
https://note.mu/oathkite/n/n9bb17de821db

リモートワークについては、これからの働き方を考える上で避けられない事だと思いますし、実際に今期から実施してみた私たちの現段階での感想としては、この取組みをとてもポジティブに捉えています。
ただ、上の記事の中でも記載されている「リモートワークでの課題」にもある

テキストコミュニケーションでは業務の意志疎通や指示の行き違いが発生しやすい

という点がボトルネックとなり、リモートワークの実施を躊躇ってしまっている企業も多いのではないか？と思います。
実際、私もリモートワークを実施する際に、対面からテキストでのコミュニケーションへ移行する事によるコミュニケーションコストの増大と、それによるディレクター、プロジェクトマネジメント層の作業負荷の増大は懸念事項でした。
確かに、対面では一言、二言で済む話でも、その為に資料を作成するのは非効率的で作業負荷は高いですし、チャットでやり取りしていたら、思いの外に意思の疎通に時間がかかってしまって、解決までに時間がかかってしまったなんて経験がある方も多いのではないかと思います。

私は立場柄（副社長で営業的な立ち回りをする制作ディレクター）、社内・社外の方から、いろいろな依頼や相談を受けることが多いので、
「こんな風に伝えてもらえたら、もっと短時間でお互いに課題解決ができるのに。もっと行き違いなく意思の疎通が図れるのに。」
と思う部分がままあり、リモートワーク化に向けて多くの人が改善できる部分ではないかと思い、そのあたりをまとめてみました。

相手と自分の持ち合わせている情報には差がある

〇〇さんのリソース空いてるようなのですが、この案件手伝ってもらって良いですか？

制作会社にはよくあるリソース追加の相談の1シーンです。
上記のような感じでチャットワークやSlackで相談を受けます。
さて、上の依頼の仕方ですが、この伝え方だと大事な点がいくつか足りません。なので、この後にいくつかやり取りを繰り返さないと〇〇さんのリソースを相談者の案件に参加させるか否か？を判断できないのです。

さて、上の依頼を以下の様に変更したらどうでしょうか？

「〇〇さんのリソースが空いている様なので、来週からこの案件手伝ってもらって良いですか？」

「来週から」とスタートの時期を伝えることで相談された相手が判断できる要素が増えました。「いつ」という時間の情報が加わったことで1回の情報から判断できる要素が増えました。
更に、この様に変更したらどうでしょうか？

「〇〇さんのリソースが空いている様なので、来週から〇〇日まででこの案件手伝ってもらって良いですか？コーディングの作業で3人日程度で終わります」

「〇〇日まで」と作業の期限、
「コーディングの作業」と作業の内容、
「3人日程度」と作業のボリュームが加わったことで、判断する要素は大きく増えました。ここまでの情報があれば判断も容易ですし、同じく情報を共有されていた他のディレクターにも正確に伝達されるはずです。

チャットなどのフランクなコミュニケーションでは、ついついおざなりになってしまうのですが、「自分と相手では持ち合わせている情報に差がある」というコトを理解して、相手の認識に合わせて適切に情報を伝える必要があります。
上記の例の「この案件」に対して持ち合わせている情報は相談者と非相談者の間には隔たりがあります。なので「この案件」に関する最低限の情報を相手に伝えることで、伝えられた相手が適切に判断できるようになるのです。

相手と自分自身とでは持っている情報が同じではないことを理解して、伝える側、受け取る側の双方がお互いを尊重しコミュニケーションを取ることが、今後のコミュニケーションスキルとなるのではないかと思います。

適切に情報を伝えるコツ

最後に適切に情報を伝えるポイントをまとめておきます。
これはどこにでも落ちている話ですが、5W1Hを意識しましょう。
つまり、

 - What：何？どんな？
 - When：いつ？時期・時間
 - Where：どこ？環境
 - Who：誰？
 - Why：なぜ？理由
 - How：どうやって？手段

です。非常に当たり前の話なのですが、当たり前なことほど見落としがちですね。
先程の例に当てはめると、
「来週から〇〇日まで」が期限や時間に当たるWhen、
「コーディングの作業」は手段に当たるHow、
「3人日程度」は何に当たるWhat、
になるかと思います。

仮に、更に情報を追加するとなれば、
「急な依頼が来て期間が短縮された」 - リソース追加の理由 Why、
「githubの環境は用意されている」 - 案件の環境 Where、
「〇〇さんか△△さんのいずれか？」 - 誰？ Who、
という感じでしょうか？

相手に何かを伝えるときは、この5W1Hに当てはめて情報を整理しておくと、過不足なく伝えられると思います。

テキストでのコミュニケーションは確かに面倒な一面もありますが、適切に伝えることができれば、複数人に対しても一度のコミュニケーションで情報を伝達することができるので非常に効率的です。
各自がスキルを磨いて、どこにいても仕事ができる環境を作り出していきたいですね。