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チームで動く時に覚えておきたいこと(備忘録)

今年の8月は、大きなイベントを2つ運営していました。
1つは内閣府世界青年の船事業(SWY30)の1年後研修(参加者60名程度)
もう1つはトビタテ!留学JAPANの同窓会(参加者300名程度)

両方とも割と規模の大きな企画をゼロから作ったので、運営にパワーは必要でした。
そこに自分は運営の中でもプレーヤーというよりはマネージャーとして動いていたこともあり、メンバーのモチベーション管理やどうすれば動きやすくなるか、についてとことん思考していました。

そこでの思考をとりあえず備忘録としてシェアしておきます。
※今回のnoteは思考の整理と備忘録なので、結論らしい結論はないです!が、よかったら意見やコメントもらえると嬉しいです。

『想い』だけで人は動かない

今回の企画を通じて1番実感したのは、「『想い』だけで人は動かない」ということでした。ちょっと寂しいけど。

イベントの開催が直接的なメリット(収益、人脈、経歴等)をもたらさない場合、理念やビジョンへの共感度が相当高くない場合には人はなかなか動けません。

「ちょっと面白そうだし興味あるな〜」程度の想いや共感度だと、タスクが増えた段階でほぼ確実に途中でフェードアウトしてしまう。
なぜなら、その人は他に自分がやりたいことややらなければいけないことにも取り組んでいるから。

そこに金銭に授受があれば、また別に「責任」が生じるのでコミットしてくれるだろうと思います。
また、他のメリットがあれば、そのメリットと忙しさや労力を天秤にかけて、メリットが上回ればコミットしてくれる可能性はあります。

でも、そういったものが無い、あるいは少ない場合、動かなくなる人はかなり多いと考えた方が良いです。

フェードアウトする人の心境

モチベーションが低く コミットしてくれないメンバーが増えた時に、どうやってモチベーションを回復させようか考えあぐねて、1年後研修では運営メンバー全員に個人メッセしたりしてみました。

その結果気付いたのは、
フェードアウトしていった人たちにも想いが無い訳でないし、むしろ何かやりたいっていう気持ちはある。ただ、その時の現状を理解できていなかったり、すべきことがわかっていないから参加しづらい。
ということでした。

忙しくて離れるようになってしまい、現状や今すべきこともわからなくなる。だから余計に参加しづらくなり、もっと離れていってしまう。
そういうサイクルができているんです。

<フェードアウトしていく人のサイクル>
忙しくて少し離れてしまう
→現状や今すべきことが分からなくなる
→議論に参加できなくなくなっていく
→質問すらしにくくなる
→フェードアウトしてしまう

やってみたこと

そこに気づいてから僕が徹底していたのは、とにかくタスクを整理して、個人に任せることでした。

現状の整理とタスクの可視化・割り振りを行うことで、MTGに参加できない人にも現状を把握してもらいやすくなったり、すべきことがわかるような体制を作ってみました。

忙しくて少し離れてしまっても何をやれば良いかわかる
→自分のできる形で貢献できる
→周りから認めてもらえるし、自分もメンバーの一員だと実感できる
→モチベーションアップ

こんな感じのサイクルができれば良いな、って思ったからです。


ただし、、、結果は正直正確にはわからなかったです。ごめんなさい。
もちろん作業に取り組んでくれる人はかなり増えたけど、それがモチベーションアップにつながっているか、とかはまだよくわからないんです。

結果を検証するのに十分な時間がなかったし、最後はマンパワーで押し切って企画完成させた感もあったので、もっと早くからこういう取り組みすればよかったなぁ。と思っています。
ただ、「関わってくれる人が増えた」という意味では効果は実感できているので、次回もこういったタスク振りなどは積極的にやっていこうと思っています。

一方で、当たり前のことやけど、物理的に動けない人(他の仕事で時間が全く取れないとか、旅行中とか)には仕事振っても意味がないので、仕事を振る相手もしっかり見極める必要はあります。

ありきたりな結論

結局大事なのは、

忙しい時期に離れても、すぐにキャッチアップして協力できる体制
分からないことがあった時にすぐに聞ける心理的安全性
③メンバー間での認識の統一

なのかなぁ、という、ありきたりな結論に今は落ち着いています。

まあそもそも、心理的安全性とか簡単にいうけど、それを作るのが1番難しんですけどね。

理想は「文化祭」

話は変わるけど、色々考えていた時に高校とかの文化祭を思い出したりしてました。
文化祭って、クラスのほとんどのみんなが積極的に関わりますよね。

でも、(僕の学校では)収益は学校に取り上げられたし、「文化祭を盛り上げよう!」なんてビジョンに共感して動いていた人とか多分いないと思います。

それでもみんなが動くのは、ただただクラスメイトと一緒に作業したり練習するのが「楽しい」からなんだろうなあ、と思うんです。

文化祭みたいな感じで、「楽しい!」って想いでみんなで動くのが1番良いんでしょうね。

今ではオンラインでの作業が中心になって、なかなか高校の文化祭みたいな楽しさは実感しにくい。
それでもオンライン飲み会やオンライン作業会するのは楽しかったし、その時間はモチベーション上がってました。

だから遠隔での作業でも文化祭的な「楽しい!」を作る方法も考えてみたいことです。
(そもそもモチベーションの高いメンバーしかオンライン飲み会とかも参加しないんです。)


、、、とまあ こんな感じで今回は終わってしまうんですけど、何か意見やアドバイスをくださる方はぜひコメントやDMしてもらえると嬉しいです。

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にっしー|Kosuke Nishii

神戸市外国語大学イスパニア学科5年 / 奈良県奈良市出身 / トビタテ留学JAPAN4期生 / 内閣府 世界青年の船事業(SWY30) / #カメラ #就活 #雑記 #自分が大事にしたい言葉を綴るnote
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