イベントは知られなきゃ始まらない・1

またも遅れております、「同人イベントへのみち」です。すみません。今、本業の締切が月曜日に集中してるのが原因なんですが(言い訳)、一番の原因は、「昨日の祝日を日曜日と勘違いしていた」からです(バーン)。

……そんな個人的な理由はどうでもいいですね。
はい。
では、覚悟を決めた主催さん。ようやくイベントをやるために具体的に動き出しますよ。

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日時と会場を決める

場所がなければ、どんなイベントも開催できません。また、日時を告知しないとだれも集まれません。というわけで、日時と場所を決めます。

……さて問題。日時と場所ってどうやって決めるの?

というのも、会場の確保方法がわからない!という基本的なところから迷ってる方が多いのです。
ぶっちゃけ、会場の数だけ確保方法があるので、まずはじめに「使いたい会場」のWebページを確認しましょう。「貸館利用」とか「主催者の皆様へ」などといった項目で、借りるための方法が書いてあることが多いです。

……まあ、最終的には、一度会場に行ったり電話したりする必要があります。それが嫌だ!って人は、やっぱりイベント主催できないよー。なんだかんだ言いつつ、1回は会場の人と打ち合わせをする必要があるので。
(何回かやってくると、電話だけで何とか出来るって主催もいるし、しょっちゅうイベントやっている会場だと「あー、はいはい、同人誌即売会ね~」で終わる場合もあるけど)

そして、重要なこと。
会場と契約書を交わして、会場使用料(全額ではなくて予納金として一部を払う場合もある)を払ってから、イベントやるよ!と告知しましょう。会場によっては使用料後払い制の会場もあるんですが、契約書交わす前に告知はやめような……(過去に契約前に日程告知して、契約日に別イベントに取られて日程変更ってイベントを知っている……)

会場の決め方

そんな会場ですが、同人イベントを定期的にやっているイベント会場を選べば確かに楽です。話が早いので。
じゃあ、同人イベントをやったことのない会場は使えないのかといえば、そんなことはありません。その辺は交渉次第でオッケーになったりします。

なんですが。

「同人誌の即売会」「コスプレイベント」と言われて、新規会場で正しく理解してくれるとは限りません。そういう意味で、初主催さんが開拓するのはハードルが高いかもしれません。逆に、初主催だからこそ、ハードルは低いのかもしれない。いわゆる「ダメな主催的マナー」みたいなものを知らないからこそ、新しい言い回しで開拓が可能だったりすると思うので。
(ただ、このテキスト読んでイベントやろう!って人は、多分これのとおりに手続きふもうと思うから……どうなんだろう)

物理的に会場の決め方ですが、「立地」「広さ」「費用」がまず重要かと思います。みんな車を持っているわけじゃないから、公共交通が便利なところがいいよね。地方だと鉄道はないかもしれないけど、バスの本数が多いところがいいよね。それから広さ。予定規模を考えて狭すぎる会場は、いくら安くてもギュウギュウ詰めになり、最悪消防法に引っかかるよ!となってしまいます。広すぎる分にはどうにでもなりますが、基本的に広い会場のほうが金額が高くなります。費用は言わずもがな。

ここに、同人イベント(特に同人誌)の場合、「成人向作品の可不可」という問題が絡んできます。いわゆる男性参加者が多いジャンルとなると、エロというのは切っても切り離せません。いや、BLもエロだろ!て意見もありますが、まあ、要するに成人向け作品をどうするかってことね。
会場によっては「うちのイメージに関わるから」「青少年育成条例に違反するから」みたいなことを言われることがあります。同人誌=エロって思ってる一般人は非常に多いのです(オタクでも多いけどさ)。
その場合、取るべきは「成人向け作品の頒布可能な会場に変える」「入場者年齢制限をかける」「成人向け作品の頒布を禁止する」となります。
全員18歳以上か確認すれば問題ないよね!って形で開催してるイベントはありますし、地方ですと成人向け作品の頒布禁止という形で公共施設を利用するケースもあります。成人向けが多いジャンルのオンリーイベントやオールジャンルイベントの場合は、ちょっと考えないといけないところですね。

ちなみに、立地も費用も広さも素晴らしく、成人向けについても問題ないのに使えない(使いにくい)会場ってあります。まれにある「土足厳禁」「館内飲食禁止」です。土足厳禁の場合は、靴を脱いで参加をお願いする方法と、床全面にブルーシートを敷くという方法で対応可能だったりします。飲食現金は……どこまでダメか確認しましょう。ペットボトルもアウトって会場もあれば、「会場を汚さず、ゴミを全部持ち帰ってくれるならばOK(会場内のゴミ箱に捨てない)」って交渉が成立する場合もあります。このへんもチェックしておきましょう。

会場の費用のえとせとら

ところで、同人イベントってのは「営利」なのか「非営利」なのか

というのも、営利イベントの場合会場費が上がるという一文がある会場が多いのです。で、モノの売り買いをしているイベントというのは「営利」イベントとみなされがちです。

……ぶっちゃけ、営利申請して費用面がそんなに痛くない会場だったら、そうしたほうが楽です。が、たいてい会場費2倍になることが多いので難しい。

同人誌即売会が営利なのかと言われると、ものすごく難しいです。オタク側から見ると「同じ趣味の人に印刷費分負担してもらって配ってるだけ!」という考えが多いのですが(赤字でやるべき!主義の人の考えのベース)、一般人から見たら「自分で何かを作って売ってるんでしょ?」となります。同人誌って自費出版やアート・クラフト品と一緒にされるのです、一般の人からしたら。

ちなみにコスプレイベントも「交流の場」というより「撮影会」と認識されがちです。

また、パンフを買った人しか入場できないっていうのも「営利」とみなされがちな一因でもあります。ようするに、それが入場料でしょ?と。
(最近はチケット制になっているイベント(パンフは別途かかる)ので、余計に入場料なんだよね)
実はパンフを買うことで入場できる仕組みっていうのは、「営利目的」じゃなくて「参加者にも会場費を負担してもらうための目印」という言い訳も成り立つんですが、同人誌頒布が営利とみなされると難しいよね、この言い訳も。

なので、「同人誌とは何か」というものを主催が他人に説明できる必要があるのかなあとぼんやり思っています。それがめんどくさかったら、「営利」として出すのが楽です。という話。

ところで会場っていつから契約できるの?

会場を契約してから告知しないといけない!ということは、なるべく早く契約したいですよね?ある程度長く告知しないとみんなに知られませんので。イベント開催してから「そんなイベントあったんだ行きたかったー!」って意見はよく聞く話ですが、告知期間が短すぎて別の予定いれられてて…ってのは不幸でしかありませんし。

その予約ですが。

会場によって違います。

……そんな当たり前の話……なんですが、これが要注意です。
1年前から予約、来年度の予約は何月何日にまとめて決める、半年前から、主催の身分(!)によって予約日が違うといろいろあります。
基本的にはWeb等に書いてありますし、何なら電話して聞いてもいいと思います。

ただ、半年前から予約できる会場って思っているより多いのです。そういう会場しかない!ってケースもあります。その場合、告知期間は半年以下しか取れません。ちょっとハンデがつきます。

ゆえに、「その地域で使える会場がそこしかない」というケースを除き、そういう会場は避けられる傾向があります。逆に考えると、告知を頑張ればなんとかなる!という公算があるなら、そういうところは狙い目だと言えます。

……とはいえ、3ヶ月前に会場予約して、そこから告知はじめて人を集められるかというと、初心者主催にはおすすめしません。世の中にはイベント1ヶ月前に告知して、サークル申込期間2日しかないのにちゃんと満了したってイベントが有りますが、あれはそのへん手慣れたイベンターだから出来る芸当です。「知られなきゃ誰もこない」ということは、告知期間が長いほうが多少有利であるということは頭に入れておきましょう。

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と書いていたら、日程の話までいかなかったー!
ごめんなさい!というわけで、次回は「日時」をメインに記事にします。

今週はここまで。

まったね~!

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