総務事務の仕事とは？経験者が業務内容や魅力を徹底解説

2022年9月29日 17:37

事務職に興味がある、やってみたいという人は多いのではないでしょうか。
私は福祉関係の法人で3年半総務事務職として働いた経験があります。
自分の経験を元に、総務事務職の仕事内容や魅力を解説していきます。

総務事務の仕事とは？何をするの

総務事務の仕事内容は、職場によってまちまちです。
私は以下のようなことをしていました。

・郵便物の仕分け
・来客の対応
・会議室の管理、使用時の受付業務
・備品の管理、発注作業
・WordやExcelを使った入力業務

それぞれの仕事内容について解説していきます。

会社にもよりますが、中小規模であれば郵便は総務など一カ所に運ばれます。そのため、担当者が部署などごとに仕分けをして届けるという必要が出てきます。社内の部署や社員の名前を覚えておくため、入社後すぐは大変な作業に感じることもある仕事です。

会社を訪れたお客さんの対応です。声をかけて、担当者などに繋ぎます。窓口業務などに近い仕事と言えます。基本的に総務事務をやっていると自分のお客さんが来ることは少ないのですが、道案内など社内の人に繋がなくてよい来客の場合は、対応することもあります。

私が働いていた社会福祉法人では、会議室を持っていて貸出をしていました。そのため、私が利用者の対応や会議室の管理の担当者をしていました。

会議室の利用がかぶらないように確認したり、利用の申請書などを記入してもらい受付をします。

文房具、社内で利用する品の管理や発注業務です。備品を切らしてしまうと業務に支障が出ることもあるため、重要な仕事と言えます。アスクルなどの通販で注文していました。

総務課内で入力業務を頼まれることも大切な仕事です。あまり難しい入力作業をすることはありませんでしたが、Wordで作成した書類をはがきに印刷する時などは、ミスをするとはがきが書き損じになってしまうため、緊張しました。

本文：総務事務職は、資格がなくても就くことが可能です。ただし、パソコン関連や簿記などの資格を持っていると有利な仕事です。

・MOS検定などのMicrosoftオフィス関連の資格
・簿記検定
・電話応対や接客の経験

MOS検定が代表的ですが、WordやExcelのスキルを示す資格は他にもあります。私は職業訓練でCS検定という検定を受講してワープロ部門（Word）2級と表計算部門（Excel）3級を所持していました。

業務内容にもよりますが、Wordでの基本的な書類作成が可能であり、表計算で四則演算などの簡単な作業ができれば、総務事務職では十分であると言えます。

簿記検定は総務事務では利用しないこともありますが、あって損はありません。特にあまり規模が大きくない会社では総務が経理を担当している場合もあります。可能であれば、日商簿記検定の2級以上を持っていると、アピールポイントとなります。

総務事務では、パソコンに向かう業務以外にも、電話対応などもウエイトを占めるため、電話対応や接客の仕事の経験があると有利です。

総務事務に就くことにはメリットもデメリットもあります。私が実際に経験して感じたメリット・デメリットをご紹介します。

事務職には、総務事務の他にも営業事務、貿易事務、経理事務などがあります。また、同じ事務方としては、人事や広報などの部署を持っている会社もあります。総務事務は、必須の資格や経験が必要ないため、事務方の仕事の入口として始めるのにおすすめの仕事です。

私の経験ですが、備品の管理や郵便物を部署ごとに分けて届けるようなことをしていたため、多くの社員からお礼を言ってもらえました。営業のように外に出て会社に利益をもたらす仕事ではなく、社員のために働く仕事ですので、縁の下の力持ちになりたい人におすすめです。

総務事務の仕事内容は先ほどお伝えしましたが、基本的なパソコンスキルや接客スキルを使う仕事がメインで、あまり専門性が付きにくいというのがデメリットです。

総務事務の仕事に慣れてきたら、経理事務など他の業務も担当させてもらうことで専門性が身につきます。

総務事務の仕事は社内の人から「ありがとう」をもらえる仕事ですが、自分の行った成果が見えづらい仕事でもあります。また、ルーチン業務ですので、やって当たり前になりやすいとも言えます。

この記事では、総務事務職の仕事内容について解説しました。総務事務は、備品の管理、電話対応、パソコンの入力業務など基本的なオフィスワークのスキルを身に着けることができる仕事です。

興味がある方は、ぜひチャレンジしてみてください。

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