求人広告のコピーライターを経て、IT系メガベンチャーと博報堂系広告会社の広報部立ち上げに携わり、今は小さな広報コンサルティング会社リープフロッグの代表として「広報部立ち上げ支援」をしている松田純子です。広報時代も含めたライター歴はかれこれ18年ほどです。

こちらのnoteでは、広報活動をしたいと考えている小さな会社の経営者や広報担当者の方に役に立つ情報、読みやすい文章を書くコツ、そして時々、「今、人類に訴えたいこと」などについ書いたりしています。

■なぜ人類はこうもスケジュール管理ができないのか？（怒り）

そう思うことが時々あります。（おまえ誰やねん。）

もちろん人の置かれた状況はさまざまで、”のっぴきならない状況”では仕方がないこともあると思います。

でも、スケジュール管理ができないとビジネスパーソンとして大損することは明らか。そこで本日は、スケジュール管理が苦手側の人類に向けて、（「おまえは一体誰やねん。」というツッコミを甘受しながら）コスパ最強の解決策について訴えてみたいと思います。

■スケジュール管理ができないとはどういう状態なのか？

まずは、スケジュール管理ができていない状態について整理してみます。

■スケジュール管理ができない人類あるある

また、こうした状況に陥りやすい人類の特徴とはどんなものでしょうか？

経験上、アウトプットが ”いつも金曜日の夕方” の人は ”要注意人物" です。

■誰かの締め切りが守られないと何が起きるのか？

現代社会において、どんな仕事も最終成果にたどり着くまでにはたくさんの人が関わっています。誰かの締め切りが守られないと何が起きるのでしょうか？

そしてこのような状態が続くと、その個人（チーム）は…

いろいろ頑張ってやったのに成果にたどり着けず、担当した人（チームメンバー）の評価まで下がることはとても悲しいことです。

■コスパ最強の解決策はこれだ！

そこで、今宵は誰が何と言おうとも（？）コスパ最強の解決策について語ろうと思います。

スケジュール管理が苦手系人類の方は、騙されたと思って読んでみてください。これだけで、間違いなく仕事の評価はUNAGI登りです。

つまり、日にちと時間をセットでTODO管理をしようという提案です。「いつ」「何をするのか」をあらかじめ決めてしまい、後はその通り実行していくだけです。

以下は、松田の実際のスケジュールです。大体、１～３週間くらい前から先の予定が時間単位で埋まっていきます。

※松田は自営業なので、余裕があれば平日に休んだり土日に仕事をしたり色々です。なお、実際に予定と違う行動を取った場合は、実績に合わせてスケジュールを後から修正します。振り返った時に、「何年・何月・何日の何時には何をしていたのか」が正確に分かるようにしています。これによって、どんな仕事にどれくらいの時間を費やしているのか把握、管理できます。ちなみに、いつ何の決済をしたかも分かるので経理の管理にも便利です。

ただし、上記を実現するためには必ず以下のルールを守る必要があります。

ルール①：
必ずスケジュールにバッファを持たせる

自分の力量を踏まえて、無理なく1日にできる仕事量（庶務、小タスク3つ、大タスク２つまで、など）、1週間にできる仕事量（5営業日のうち1営業日分はバッファとして何も入れない、など。大体あとから予定外のタスクが入ってちょうど良くなる）を考えて設定することがとっても重要です。バッファがないと自分や子どもの体調不良ですぐツミます。

スケジュールにも ”あそび” が重要！

※ちなみに、上記を上手くマネジメントできるようになるために、自分がよくやる業務の必要時間を把握しておくと便利です。スケジュールに実績を反映して管理するとそれができるようになります。

ルール②：
仕事の優先順位をつけない

優先順位を考えること自体に時間と手間がかかるので、思い切ってやめましょう。

そして、締め切りを目指して仕事をするのではなく、純粋にタスクにかかる時間だけを考慮して「来たもの順」で仕事を終わらせます。

ちなみに、松田の仕事には定型業務はほとんどありません。かかる時間だけ考慮して、さまざまな種類の仕事を来たもの順でパズルのようにスケジュール表に埋めています。

この解決策のメリット

そして…

しかも、よく考えてみてください。

結局、どんな仕事でも、いつやるかに関わらず「タスクを終わらせるのにかかる手間と時間はまったく同じ」なのです。

早く取り掛かって早く終わらせるだけで、同じ手間と時間なのに評価が上がる！！！！
　

という訳で、今回私が人類に訴えたかったことは以上となります。
ｍ（ーー）ｍ　うちの息子にもしっかり伝えようと思います。

最後まで読んでくださりありがとうございました！

それでは次回、「なぜ人類はミーティングでちゃんとメモを取らないのか（怒り）」でお会いしましょう♪　⸜( ´ ꒳ ` )⸝♡︎

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