写真展「Chasing the Stripes」の振り返り第2弾は、運営スケジュール＜当日〜後日＞と会計について振り返ります。

なお、今回の開場前準備・受付には2名、撤収作業には4名の方にお手伝いいただきました。

開場2時間前〜開場準備

・壁の準備
大きく分けて３点【ワイヤーを張ってパネルを飾る面】【ネットを張ってクラフト紙を貼る面】【小物を展示するための棚の設置】。
会場担当者の方にイメージを伝え、設置作業をお手伝いいただきました。

・パネルにフックを貼付して設置
自宅で貼り付けていた両面テープにフックを取り付ける作業×43枚。3人で分担して進めました。その後、事前に決めてあったレイアウトの通りに、横幅の間隔を調整しつつ設置作業。

・クラフト紙展示の準備
本来であれば、クラフト紙を現地で壁に貼るだけの作業にしたかったのですが、自宅での事前仕込みが終わらず。
会場で3人分担して、2Lの写真をA3のクラフト紙に3~4枚貼り付ける×40セット。さらにA3横を縦に4枚ガムテープで連結し、それをネットに貼り付ける作業を行いました。マンパワーあるとすぐ終わったので、これは現地作業で良かったです。

・受付設営
お配りするポストカードの設置、立教スポーツ編集部の方にお持ちいただいた紙面の設置、贈っていただいたお花のディスプレイなど。

開場中対応

私自身は開場中はほとんど立って来場者とお話ししていました。
お手伝いいただいた受付スタッフのYさんMさんがいらっしゃらなければ、パンクしていたと思います。スタッフには学生を起用しましたが、大学野球への知見が深く、私が来客対応している間にも、続々といらっしゃる来客と野球トークを広げていただいていたので、本当に助かりました。

どうしても会場に知り合いが溢れると身内感が出てしまうので、初対面の方にもなるべくお声かけするように心掛けました。それでもカバーしきれず、対応できなかった方には申し訳なかったです。そして、もう少しわかりやすい名札を用意しておけば良かったですね。

・来場者カウント（受付スタッフ）
今回は芳名帳を意図的に用意しなかったので、受付担当スタッフに時間帯別に来場者数をカウントいただきました。
もともと、時間帯別で記載する予定はなかったのですが、あまりの来場者数の多さに焦ったため、初日13時台からは1時間ごとのカウントにしました。

・差し入れの管理（自分自身で担当）
皆様からいただいた差し入れ。そのままだと、どなたから何をいただいたか分からなくなってしまうため、いただいた紙袋の中に、どなたから頂いたのかを書いたメモを入れて、後から分かるように管理しました。

・反省その１（来場者管理）
差し入れだけでなく、誰がいつ、誰と来たかは、カウントだけでなく、自分自身でスマートフォンでメモしておくなど、控えておくべきだなと思いました。
220名以上の来客があり、アンケート結果や直接感想を連絡いただいた方は把握しているのですが、抜け漏れがあったかもしれません。

ただ、芳名帳を用意しない（本名を出さずにオンライン上の繋がりの来客も多いため）と決めていたので、そこは次回があっても同様に対応したいです。

・反省その２（装花の管理）
初めてには想定外がつきもので、その一つが装花の多さでした。
開場前準備中に日本生命野球部・竹間ヘッドコーチ、東芝野球部・竹間マネージャーの親子連名でお祝いの花が届いたのを皮切りに、来場が難しかった諸先輩から届いたり、開場中も手渡しでお花をお贈りいただいたりと、なんと10名から頂戴しました。特に手渡しでいただいた方、ちゃんと管理がしきれなかったので反省です。

閉場後撤収作業

・パネルからフック、両面テープを剥離してまとめる
持ち帰りやすくするために、パネル裏面のフックを取り外し。
今回利用した両面テープ＆フックは取り外ししやすい製品を事前に選択していました。

・クラフト紙を畳んでまとめる
A3が縦に4枚繋がったクラフト紙はただ畳むだけ。持ち帰りやすくて非常に楽。これも写真とクラフト紙を貼り付けている両面テープは剥がしやすいタイプを選んでいたため、希望者には後日剥がした写真をお渡ししました。

・現状復帰
設置、撤収に関しては、ギャラリー担当者様に知見も手もお借りしながらスムーズに進めることができました。

会期後の作業

・会計
収支を取りまとめました。詳細は下記に記載します。

・アンケート集計
感想や改善点の整理。ひとつひとつの回答が宝物です。約半数の方にご回答いただけました。

・お礼のご連絡
素敵なご縁がまた膨らむと嬉しいなという気持ちで、連絡がついた100名ほどには個別にお礼をお伝えさせていただきました。

・差し入れの分配
ひとりで食べきれないほど多くのお菓子を頂戴したため、一旦、自宅に全て持ち帰った後、運営スタッフ間で分配し、賞味期限が近いものから順に、美味しくいただいています。（3月時点でまだ全部食べきれてない）

・展示写真、パネルの発送作業
自分が保管するよりも、ご本人様やご家族、縁ある方の手元にある方が良いとの思いから、ご希望いただいた方や、こちらからご連絡した方に、発送することとなりました。
A4サイズの緩衝材つき封筒や、A2サイズは大きめの緩衝材を別途購入し、梱包して段ボールで発注する作業を進めています。

枚数が多いため、まだまだ捌ききれていませんが、少しずつ、皆様の手元に渡るといいなと作業中です。シーズンが始まり、球場やグラウンドでも手渡しで随時お贈りしています。

・展示会振り返りnote作成
このnoteです。開催してから1ヶ月半近くかかってしまいました。
実際やってみて捉えた「具体的な事実」を整理し「抽象化」することで、自身の気付きとして、今後の取り組みに、公私関係なく活かしていきたいところです。
今回は得られた「事実」が多かったため、集約はなかなか大変です。

会計報告

ざっくり、収支概算を公開します。見込み支出は10万円で、実際も10万円くらいでした。
大きな出費は【会場費】【印刷費】の２点です。
ここをケチればケチるほど安く開催できますが、今回は会場の立地を重要視したため、割と嵩みました（結果的にこの判断は大正解でした）。

▼支出（140,000円）
・会場費 65,000円
・印刷費 65,000円
・諸経費 10,000円
※後日の写真配送費は除く

▼収入（40,000円）
・お祝い金、印刷費一部負担金 40,000円

差し引き、個人負担は100,000円でした。ほぼ予想通りの着地で一安心。
ざっくりとしか予算を組まなかったので、印刷費や諸経費で少し足も出ましたが、事前事後も含め、支えてくださった方のおかげで、収めることができました。noteを通じてご寄付いただきました皆様にも、改めて感謝申し上げます。

今回の会場利用規約では展示物の販売は可能となっていましたが、扱っている題材が商用利用できない写真が多かったこともあり、あくまで私的な趣味の出費の範囲に留める必要があります。
避けられない負担ですが、自己満足の趣味の延長線上なので無問題です！

もし次回があるとしたら、商用利用に触れないゾーンで考えると、展示パネル1枚の費用を実費でご負担いただく代わりに、展示後にパネルをお譲りする「一口パネルサポーター」みたいなものを募っても良いかなと思いました。これなら営利に触れない気がしてますし、運営者・来場者・サポーターどの立場でもメリットある気がしています。

次回予告とこぼれ話

写真展が終わってからもバタバタとしていましたが、素敵なひと時を過ごせています。
・お贈りいただいたお花を眺めながら
・オランダで大会運営事務局の方からいただいたマグカップに
・展示パネルを寄贈した方からお礼でいただいたコーヒーを注ぎ
・差し入れでいただいたお菓子をいただくティータイム
という、幸せに浸れる嬉しい時間。

さて、次回は展示仕様や会場の選定などの準備詳細について記す予定です。