オーストラリアに来てから約１年半たった後。
ついに念願のコンピューターを使える仕事についた。
カフェで働きたくて楽しくやってたのにしばらくするとやっぱり飽きてきてもっと違うことをしたいと思っていたところ、ちょうどよく（？）クビになり、しばらく無職状態だったところからご縁があり語学学校で働き始めることになった。
日本で事務をやったことがあるとはいえ、アシスタントどまりだし言われることをこなすだけ。
仕事を始めるときは右も左もわからない、退勤時間がきても終われる気がしない、しまいにはそこの生徒にも「あなたじゃ話になんないわ」と白目を剥かれる（笑）
（言い訳するとわたしのせいっていうよりネットがダウンしていてシステム使えないからなんもできなかったのよ、でも今ならもっと堂々と説明できてかわりにできることを提案できたかもとおもう）
そこでの仕事はいわゆる受付だが、Student Servicesといって生徒対応全般、先生とのやりとりなどをはじめ、とにかくなんでもこなす。最後のほうはトレーニングを受け、学生ビザに必要なCoE(Confirmation of Enrolment)を発行したりもしていた。（本当はAdmissionの仕事）

はじめて自分のメールのアカウントをもらったとき（日本でもなかったから何気に人生初）メールの量と情報量におののいたのを覚えている。
それが時を経て今では大学事務職になり、軽く１００通を超える未読メールが休み明けに溜まっていることがあってもそれに恐れることなく、淡々と優先順位を決め、返信率ほぼ１００％を自負している。
※もちろん返さなくていいメールは返さない、全体向けとか。
※１００通もあるのは本当に特別に忙しい時、いつもではない

一緒に働く教授陣から他スタッフ、外部の人までお褒めの言葉をいただくようにもなった。（嬉しいのでスクショして保存している。もしまた次転職することがあったらエピソードを添えれるし）

こんなの当たり前じゃ？って思う人も多いかもしれないが、当たり前だと思って気をつけていることを書いていこうと思う。（outlook使用）

勤務開始したらとりあえず未読メールに目を通す

システム通知とか、読まなくていいものをとりあえず消す。（Canvasとよばれるラーニングシステムなんだけど、設定で通知がこないようにしないとと思いつつ後回し。。。）
すぐ返信したくなるのをおさえて、とりあえず受信箱のメールに目を通す。ややこしそうなのはあとで読む。

「インボックス０」システム

もう最近はこれやってないんだけど、「To-doフォルダ」を作っておき（フォルダ名に0.とかつけとくと自動的に上にくるはず）すぐ対応できないけどやらないといけないことはこの「To-doフォルダ」に移動してインボックスは常にゼロという状態にしておく。
To-doフォルダを見るのを忘れそうと言う人は、これを起動して最初に表示できる設定があるらしい。

フォルダを分けすぎない

少し前はフォルダの鬼ってくらい細かく分けてたのだが、細分化しすぎるとあとで探しにくかったり間違えて移動してしまってどこいったかわからない、そもそも自分がどのフォルダ選んだかわからない（笑）という現象が起きるので最近は「２０２４」「コース名」とかそれくらい。
タグ（色分け）のほうがあとで探しやすいので最近はそうしている。（カテゴリ順に表示）
（チームで共有してるメールもあるので多すぎるせいか、検索が全く役に立たないしフリーズの原因にもなったりする）

特に忙しい人相手、読まない人相手には短く簡潔に

それ以外の人には長くてもいいわけではないが、返信率が低い人には特に返しやすいメールを送るように心がけている。
自分であれば、他からメールが転送されてきた場合、一番最初のメールまでスクロールして全部読むようにしているが、それを読まない人もいるので、スクロールが省けるように、下からコピペして自分の本文のすぐ下に貼り付けるか、見て欲しければ"please see below"も書く。

添付ファイルを開ける手間を考える

大きいエクセルファイルならもちろん別だが、ファイルの中身を全部確認する必要がない、一部だけ確認してほしいばあいは本文にスクリーンショットを貼り付けて相手が添付ファイルを開けなくて済むようにする。
（内容にもよるが）
わりと添付ファイルを開けるのって手間だったりもする。

上記に書いた１００通超えるメールが休み明けにきたときはどうしたかって？とりあえず同じカテゴリーのフォルダーに避難させて地道に完了した。（学生が研修配置を受けたかどうかの確認メールだけだったのでスプレッドシートをこちらが更新さえできれば返信する必要はほぼなし）（それでも返信したけど）
全部完了したときはそりゃあ快感。

以上、当たり前かもしれないけどわたしが気をつけていること。

#仕事のコツ