デスク周りの片づけにおいて、最大の難所が書類整理です。
仕事でクタクタの時にはやる気にならないので、長期休みの今がチャンス！
１時間取り組むだけで、膨大な書類は３分の１以下に減らすことができ、
デスクも頭も開放感を得られるでしょう。

キーワードは「シェア」思考です。早速、始めましょう！

その書類は「現物であるべし」か？

整理の基本は「全部出し」。デスク周りの書類を全て出していきましょう。

「現物である必要性があるか」という視点で、次の２つに分類していきます。

１）取り扱い説明書やパンフレット等、紙の現物がなくてもOKなモノ
２）契約書・証明書・役所への届け出書類等、紙の現物がないとNGなモノ

あなたの自宅にも、現物がなくても支障がない書類が大量に潜んでいるはずです。１）は特別な思い入れがなければ、手放すのが吉。ここでは、インターネットで得られる情報かどうかで大きく分けていきましょう。

①インターネット上に同じ情報が載っているもの　→ 迷わず処分
　（例）家電・家具の取り扱い説明書は、保証書のページを切り取って処分
　　　　出前やスーパーのチラシは、クーポン部分を切り取って処分

②インターネット上に同じ情報が載っていないもの　→ スキャンして、本体は処分
（例）学校のお便りや料理教室のテキストは、データ化しPC上で管理。

現物があったほうが捗るタスクというのは、細かい数字をPCに打ち込み作業する時くらいです。「出前のチラシなどは、紙で保管した方が必要な時にサッと開けて便利」という声も聞くのですが、いざ必要になった時、チラシの山から目当てのものを取り出すより、Google検索で調べてしまったほうが早いケースがほとんど。

頻繁に使う情報であれば、PC・スマホのブラウザ上で、対象のページをブックマーク登録するのもオススメです。クーポン付のチラシであれば、クーポン部分だけを小さく切り取りファイルに移して、期日が過ぎたら処分しましょう。

1-2ページのものであれば、スマホアプリのAdobe Scanが無料で使いやすいためオススメ。
セミナーのテキストや料理教室のレシピ、雑誌など、ページ数が多いものは、家庭用スキャナー（ScanSnapなど）がオススメです。
スキャン後のデータの行き先が定まっていない方は、Dropboxなどのクラウドサービスを使って、ジャンル別に分けておけば、万が一のPC故障時にも安心ですよ。

あまりに量が多い場合は、スキャン代行サービスも便利です。たとえば書籍スキャン代行サービスの「スキャンピー」では、段ボールで送るだけで1冊80円〜で書籍スキャンを依頼でき、書類やノートも（一部形式を除いて）スキャンしてくれるうえに、スキャン後の書類・書籍はそのまま処分してもらえます。

現物がないとNGなモノの片づけ方

続いて（２）現物がないとNGなモノです。これは、捨てると支障が出るため、残すしかありません。
現物として残しているモノは、大きく２分類しましょう。

①処理の予定があるモノ（役所に提出する書類、入学志願書など）
②保管義務があるモノ（登記、契約書など）

①処理の予定があるモノ

明確な期日がある書類は「いつ処理するか」の期日ごとに、クリアファイルに入れます（A４書類であればクリアケースも便利です）。
書類の内容が混ざっても良いので、「いつやるか」を軸に分けると処理漏れを防げます。処理日をラベルシールに貼っておき、カレンダーのリマインダー機能にセットしておきましょう。処理する書類が多くてリマインダーが増えすぎる方は、Trelloなどのかタスク管理ツールを使うのもおすすめです。

やりかけの書類を、忘れないように出しっぱなしにする方も多くみかけますが、リマインド効果は意外と低いのです。書類が目に入る度に「あぁ、やらなきゃ…」と罪悪感が襲ってくるだけで、肝心のやるべきときにはすっかり見慣れて存在を忘れたりしてしまいます。
思い出すべきときに思い出せば良いので、自分の視覚ではなくカレンダーに頼りましょう。リマインドを受けるまでは、書類ケースの中で見えないように眠らせておいてOKです。

が、領収書やレシートなど細かなものは、ジップロックに入れましょう。交通費精算や、家計簿を付けている方は、レシートをジップロックに溜めておいて、時間がある時に一気に記録して処分すると、「レシートが常に出しっ放し」の状態を防げて便利です。

②保管義務があるモノ　

重要書類はじめ数年後まで保管が必要な書類は、１冊のクリアブックに項目別に入れておきます。私の自宅では

・マンションの賃貸契約
・住民票
・資格証明書
・年金手帳
・各種保証書
などを入れています。使用頻度がとにかく少ないものばかりなので、細かな分類はしていません。保証書は保証期限ごとに１つのページに入れ、期限が切れたら、一気に捨てるようにしています。

ちなみに、お手紙や日記帳など、思い出として残したいモノは、「書類」という分類から外し、ぬいぐるみやお子様の工作と同じ「思い出」のカテゴリに所属させ保管場所を分けましょう。

「自分が頑張ってきた証」だと仕事のノートやセミナーテキストをすべて残しておく方がいますが、現物であることの意義を考え改めて考えてみてください。
手に取り温もりや愛情が感じられ、頻繁に手にとって眺めたいものであればモノとして残せば良いですが、「捨ててしまうのが怖い」というコンプレックスからの所有であれば、データに形を変えて部屋のスペースを空けた方が健全です。

まとめると、こんな感じ

分類方法を図示するとこのようになります。当てはまらないものやスキャンをとったものは、思い切って処分してみましょう！

ちなみに個人事業主など、保管義務が生じる書類の量が多い方は、「本当に部屋に置く義務があるのか？」を見直してみましょう。押入れに詰め込んだ書類は、カビやホコリの温床になります。サマリーポケットなどの外部収納サービスに段ボール単位で預けるのも一案です。

「残すか、捨てるか」という二軸だと整理しづらい書類ですが、「データであるべきか紙であるべきか？」「紙の必要があれば、いつ使うのか？」で考えると、カサを減らしながら最適な場所で保管することができます。
１時間だけ、書類を片付けて、GW明けをスッキリ迎えましょう！